Aumenta los ingresos en tu consultorio con lo que tienes

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Introducción

Una de las mayores necesidades de los odontólogos es tener una clínica rentable, al fin de cuentas, una clínica dental es un negocio del cual necesitamos vivir como cualquier profesional con su negocio. Sin embargo, por múltiples razones, buena parte de los odontólogos dejan su ingresos al azar lo cual resulta en el fracaso y el cierre del negocio antes de cinco años y con eso, el fin de todas las metas se derrumban también.

A veces creemos que necesitamos hacer quien sabe que cosa extraordinaria para lograr resultados extraordinarios y no, simplemente necesitamos usar las herramientas que ya tenemos de mejor manera. Ser creativos. Un pequeño cambio puede significar la diferencia.

La historia clínica: la base para aumentar tus ingresos

La historia clínica es la más importante herramienta con la que contamos para obtener información de los pacientes. Y en la información están las ventas.

Sin embargo, en muchos casos, la información se limita a la parte clínica de los pacientes, lo relacionado con la especialidad a la cual te dedicas. Inclusive a veces “Revisión” es la respuesta que tienes cuando preguntas por el motivo de consulta. Y te conformas con eso. NO preguntas más y ahí empiezaas a perder esa venta.

Es fundamental ir mucho más allá en términos de marketing y ventas.

Es frecuente inclusive, dar a los pacientes un formato de la parte de los datos personales para que ellos mismos lo diligencien, perdiendo así la posibilidad de indagar más acerca de sus necesidades y generar empatía. Justamente allí, es cuando puedes determinar cómo crear una relación duradera con el paciente, que tipo de relación podrías tener con esa persona que llega por primera vez al consultorio y especialmente, cuales son sus verdaderas necesidades para garantizar la venta de tu servicio sin problema, gracias a que le puedes dar una solución acorde a esas necesidades de él y no a lo que tu crees que necesita.

Las competencias blandas son más importantes que las académicas o profesionales para la fidelización de clientes. Puedes saber mucho, pero si no logras empatía con tus pacientes, no se quedaran contigo, así que desde el primer momento debes cultivarlas.

Entre más conozcas a tu paciente mejor podrás atenderlo y relacionarte con él, generarás más confianza y más ventas.

Aprovecha la historia clínica e indaga a fondo el motivo de consulta. Pregúntale al paciente:
1. Cómo puedes ayudarle?
2. Si conoce alguna solución a su problema y en ese caso
3. Que solución le gustaría recibir,
4. Si ha ido a otros lugares a solicitar el servicio y en ese caso
5.Por qué no se quedó?

Si quieres que se queden contigo necesitas darles lo que ellos quieren y para ello lo mejor es preguntarles a los mismos pacientes y luego buscar como puedes acomodar tu servicio a sus necesidades. Si esto no es posible, deberás tener la integridad para reconocerlo y recomendarle a alguien que si lo pueda hacer.

Antes que vendedor, eres un asesor de cada paciente que llega a tu consulta.

Esa valiosa información que puedes obtener en la historia clínica es la que te permitirá comunicarte permanentemente con él, fidelizarlo y mostrarle las soluciones y beneficios que le puedes ofrecer, interactuar con encuestas, invitaciones, ofertas de servicios etc., y hacerle seguimiento al proceso de ventas.

Algunas preguntas que no te pueden faltar son:

  • Fecha de cumpleaños  
  • Email
  • URL de sus Redes sociales
  • Dónde trabaja y qué hace allí (todos son potenciales alianzas) 
  • ¿Que redes sociales visita? 
  • ¿Que lee? – ¿Qué le gusta?
  • ¿Cuáles son sus hobbies?
  • ¿Cómo está conformada su familia?

Si alguien lo recomendó, pregúntale a esa persona sobre este nuevo paciente y así mismo, habla con este paciente de la persona que te lo recomendó, para aumentar la transferencia de confianza. Es alguien en común que tienen y que debes aprovechar.

Imagina de qué manera esa persona podría generar unos prospectos nuevos para tu clínica: de pronto es el gerente alguna empresa o un empleado de cierto nivel, el jefe de personal o simplemente la persona que gestiona ciertos pagos o tal vez hace algo que pueda ser complementario al servicio que tú prestas,  por ejemplo, tiene un spa o una peluquería o un gimnasio o es familiar de alguien que lo tiene.

Te aseguro que si revisas a quien tienes en tu base de  datos, puedes encontrar una mina de oro.

Hoy día, debes tener un software para el manejo de tus historias clínicas que guarde la información en la nube idealmente.

Cualquier cosa puede pasar y sería terrible perder toda la información de los pacientes y de la clínica.

También asegúrate que tu software te permita clasificar los pacientes de acuerdo a tus necesidades por ejemplo por edad,  por sexo, por fecha de cumpleaños, por ocupación, por última vez que asistieron a una cita.

Y muy importante que te dé estadísticas e indicadores de gestión.

Eso te permitirá fidelizarlos y hacerles seguimiento y a futuro automatizar procesos. En otras palabras, que tenga modo de supervisar el servicio al cliente. Esto es lo que se conoce como CRM (Costumer Relationship Management)

Asegúrate además que puedas custodiar la información, que tenga acceso restringido, debido a la confidencialidad que tienes como profesional de la salud con tus pacientes.

Sistematizar cuanto antes la parte contable es fundamental. La mayoría de los softwares de gestión clínica traen hoy día una parte contable.

Esto no sólo te hará más fácil el control de ingresos y gastos, sino te ayudará a evitar robos y desorden contable. No basta con vender sino después garantizar y controlar los pagos.

El software contable te mostrará cómo está tu cartera, tus cuentas con proveedores, el pago de honorarios y todo lo relacionado con el presupuesto.

Una base de datos correctamente llevada es el activo más preciado de un negocio. El dinero está en la base de datos que está activa.

Asegúrate que la información que recopilas sea lo más completa posible y define unos periodos fijos para actualización de datos, de modo que la mantengas al día. Es muy doloroso ver consultas que han atendido miles de pacientes y al momento actual no llegan ni siquiera a 100 por falta de cuidar la base de datos.

Y cuando desean reactivarla o actualizarla, la mayoría de las personas han cambiado el único dato de contacto que tenían con lo cual es como si volvieran a empezar.

Es de suma importancia mantener las historias clínicas  actualizadas y diligenciadas pensando en que los pacientes vendrán una y otra vez y que pueden ser potenciales referidores o aliados.

Como profesional de la salud tienes la ventaja que la gente que llega a la consulta está dispuesta a dar sin problema toda la información que se le pida por muy confidencial que sea.

Aprovecha eso para indagar más sobre tus pacientes y trata de que alguien lo haga personalmente, al menos de forma parcial, para que la persona se sienta más importante, mejor acogida y se lleve una mejor impresión de tu consulta.

¿Cómo utilizar esas herramientas para aumentar los ingresos?

Además de la información que obtengamos en la ahistoria clínica, debemos saber que los ingresos no ocurren por generación espontánea. Aquellos que hoy día  basan el origen de sus ingresos tan sólo  en el famoso voz a voz o boca oreja están corriendo el riesgo de desaparecer.

En estos tiempos es fundamental ser proactivo en la consecución de pacientes. Y justamente este es el tema central de este artículo: Las únicas 5 formas de aumentar los ingresos en tu consultorio utilizando lo que ya tienes:

  1. Aumentar el número de prospectos: Esto se puede hacer a través de procesos como recuperar los clientes perdidos, conseguir referidos y contactar a personas desconocidas. Se trata de que más personas vean que existimos y de la oportunidad que ofrecemos.
  2. Aumentar el porcentaje de conversión, es decir, de esos prospectos cuales finalmente se convierten en clientes.
  3. Aumentar la frecuencia de las ventas, es decir, conseguir que te compren más seguido, que vengan más veces a solicitar nuevos tratamientos, productos o servicios.
  4. Aumentar el tamaño de las ventas, quiere decir que la compra promedio sea por un mayor valor, que te compren más cantidad.
  5. Aumentar el margen de utilidad de la venta, esto puede ser controlando tus gastos o aumentando el costo de la venta.

Fíjate que de los 5 aspectos, puedes aumentar los ingresos en el 40% de los casos aumentando los pacientes, en el 40% aumentando las ventas y en el 20% el margen de utilidad.  

Esto quiere decir que puedes aumentar los ingresos sin aumentar los pacientes. Hago énfasis en esto porque a veces estamos concentrados en conseguir pacientes nuevos a toda costa, sin darnos cuenta que al menos el 60% de los ingresos del consultorio los podemos generar con los pacientes que ya tenemos y tomando acciones específicas.

¿Qué es la Estrategia 5X?

A partir del concepto anterior voy a mostrarte con números, cómo puedes triplicar las ventas inclusive sin necesariamente conseguir más clientes.  

Esto que te voy a contar a continuación es un resumen de la Estrategia 5X, una de mis estrategias más poderosas que te pueden ayudar a generar más ingresos, tomando acciones simultáneas en 5 aspectos distintos, es decir, implementando 5 tácticas a la vez. Te lo explico con un ejemplo para que sea más fácil.

Ejemplos de la estrategia 5X

Supongamos que realizamos las siguientes acciones:

  • Aumento de prospectos o potenciales clientes con campaña de reactivación de pacientes perdidos.
  • Aumento del porcentaje de conversiones con más facilidades de pago
  • Aumento en la la frecuencia de las ventas gracias a la mejora en la comunicación y seguimiento de pacientes.
  • Aumento en el tamaño de las ventas gracias a la creación de paquetes de productos y servicios que se ofrecen en combo lo cual  nos permite hacer  descuentos que resultan en un beneficio para los pacientes.
  • Control compras y convenios con proveedores para aumentar el margen de utilidad.

A continuación te muestro dos ejemplos de cómo aumentarían tus ingresos, implementando algunas de las acciones de marketing que te acabo de mencionar:

En el siguiente cuadro lo puedes ver de manera resumida.

Sin estrategia                                    Con estrategia conservadora

200 prospectos 250 prospectos
25% de conversion 30%
50 PACIENTES 75PACIENTES
1 consulta al año 1.5 consulta al año
USD 1.000 promedio compra USD 1.200 promedio compra
USD 50.000 ventas anuales USD 135.000
30% margen 35% margen
USD 15.000 utilidad USD 47.250 utilidad

En el primer caso,  vamos a suponer que a tu clínica llegan 200 prospectos al año sin hacer ningún tipo de estrategia en especial; de esos pacientes que llegan finalmente solo se convierten en clientes el 25% quiere decir 50 pacientes, los cuales asisten solamente una vez al año a la clínica a un tratamiento que en promedio cuesta $1.000USD.

Esto quiere decir que tus ventas anuales para el ejemplo, son de $50.000USD.  50 pacientes pagando $1.000USD. Si calculamos que nuestro margen de utilidad es en promedio del 30% quiere decir que la utilidad que nos dejó el ejercicio fue de $15.000USD

Ahora supongamos que hacemos unas campaña de reactivación de clientes antiguos y logramos que 50 personas más regresen a nuestra clínica, con lo cual tendríamos además de las 200 que vinieron sin estrategia, 50 adicionales  por la campaña, lo cual nos da en total 250 prospectos; pero además a estas 250 personas, les damos mayores facilidades de pago porque hemos logrado algún convenio con algunas entidades bancarias, con lo cual las conversiones aumentan de un 25% a un 30% y nos resultan 75 pacientes que efectivamente aceptan el presupuesto.

Fíjate que aumentando los pacientes en 25% y las conversiones en un 5% el total de prospectos que se convierten en clientes aumenta en un 50% pasando de 50 a 75 personas.

Sigamos con el ejemplo; gracias a una comunicación constante, mejoramos la asistencia y el regreso de los pacientes a nuestra clínica durante el año, de modo que logramos que vengan no una vez, sino 1.5 veces y además, logramos vender más porque decidimos empaquetar todos nuestros productos y empezamos a vender todo un paquete de experiencias en vez de servicios individuales, logrando que la venta promedio pasara de $1.000USD a $1.200USD

Esto quiere decir que nuestras ventas anuales pueden pasar con estas acciones simples de $50.000USD  a $135.000USD.

Finalmente, si hacemos convenios con nuestros proveedores para lograr mejores precios y descuentos por volumen, convertimos nuestro margen de utilidad del 30 al 35%, logrando una utilidad al final del ejercicio de $47.250USD.

Fíjate que el aumento de los ingresos se logró aumentando los pacientes en los dos primeros puntos que te mencioné. El resto del aumento de los ingresos provino de clientes que ya teníamos a los cuales logramos venderles más, con mayor frecuencia y mejor margen.

Vamos ahora con un ejemplo, en el cual, mediante una campaña agresiva incluyendo redes sociales, buscadores, página web, publicidad offline y online, alianzas estratégicas, campañas de reactivación de clientes, de referidos, de fidelización, entre otros, aumentemos los clientes en un 80%,  y en vez de tener 50 pacientes, tenemos 90 a los cuales les vendimos aun más, con más frecuencia que en el primer ejemplo y mejor margen de utilidad. Quiero que notes como se multiplican exponencialmente los resultados

Sin estrategia                                    Con estrategia agresiva

200 prospectos 300 prospectos
25% de conversion 30%
50 PACIENTES 90 PACIENTES
1 consulta al año 2 consulta al año
USD 1.000 promedio compra USD 1.500 promedio compra
USD 50.000 ventas anuales USD 270.000
30% margen 35% margen
USD 15.000 utilidad USD 94.500 utilidad

Conclusión

La buena noticia es que la mayoría de los pacientes ya los tienes, y los ingresos y las ganancias extras, las podemos generar a partir de nuestros pacientes actuales, de pacientes referidos por los que ya tenemos y de pacientes perdidos que volvemos a traer a nuestra consulta con las campañas de reactivación.

Es hasta 12 veces más económico atender a alguien que ya ha pasado por tu clínica o consultorio que conseguir un cliente nuevo.

De esta manera he querido llamar tu atención sobre la importancia de conocer nuestros números y de hacer proyecciones económicas para poder lograr resultados contundentes en nuestra clínica dental. Lo importante es que puedas visualizar como los números cambian exponencialmente según la cantidad de acciones de marketing que implementes.

Este ejercicio es parte de lo que llamo la Estrategia 5X, una de las estrategias de mi sistema Doctor Pro System con el cual ayudo a mis colegas odontólogos a atraer y retener pacientes y multiplicar los ingresos de sus clínicas dentales de manera consistente mediante la implementación de estrategias de marketing.

Te invito a continuación a que descargues el eBook gratuito “La Estrategia 5X” donde te explico este ejercicio con más detalle.

Es posible que también te interese leer  dos de los artículos más recientes https://erikaherrera.net/como-competir-con-las-grandes-clinicas-y-los-precios-bajos/ o https://erikaherrera.net/como-desarrollar-un-calendario-de-marketing-poderoso/

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