Guía básica para automatizar tu consultorio odontológico

¿CÓMO AUTOMATIZAR TU CONSULTORIO PARA QUE FUNCIONE SIN TI?
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Guía básica para automatizar tu consultorio odontológico

Definición

Automatizar un consultorio es un concepto que suena un poco extraño para muchos de los profesionales de la salud. Automatizar no es otra cosa crear mecanismos para que la conversión de potenciales pacientes en pacientes reales ocurra sin la intervención humana, en la medida de lo posible. Para esto hay que planificar e implementar todas acciones de forma sistemática, duplicable y medible, de modo que logres tus objetivos, optimizando tu tiempo al máximo. Por supuesto que esto trae unos beneficios increíbles en los resultados de tu negocio, en todo sentido.

La automatización no necesariamente se refiere a tecnología y sistemas, sino especialmente a crear sistemas repetitivos gracias a la documentación de los procesos en el consultorio, para que cualquier persona que los ejecute y los haga de la manera como tu lo has determinado.

La única forma de delegar correctamente y que un día te puedas ir tranquilamente de vacaciones porque la clínica funciona perfectamente sin ti, es que hayas documentado cada uno de los procesos de gestión y servicio,  tal como has documentado los procesos clínicos.

No importa el tamaño que tenga tu consultorio o clínica,  necesitas empezar a automatizarla desde ya para que puedas gestionarla adecuadamente en el menor tiempo posible; esto te hará la vida más fácil y verás mejores resultados.

Ventajas de Automatizar tu Consultorio

 

  1. Multiplicas tu productividad, es decir, ahorras tiempo, trabajas menos produciendo más, en otras palabras, tu consultorio o clínica trabajará para ti y no tu para él.

En todas las empresas sin importar la industria, la automatización es parte del éxito ya que mejora el rendimiento, la productividad y los resultados con menos estrés. Las posibilidades de crecimiento son definitivamente mayores.

  1. Haces un marketing más personalizado lo que significa con mayores resultados. Podrás clasificar a tus pacientes por intereses, edades, género, antigüedad y así mismo enviarles las comunicaciones de acuerdo al interés de cada grupo.

Existen las etiquetas en el marketing digital que nos permiten ver el comportamiento de nuestros pacientes en todos los canales de internet y de ese modo ir conduciéndolos por el proceso de venta.

  1. Ahorras costos de marketing y publicidad porque enfocas tus recursos en una sola plataforma, con pasos claros y definidos.
  1. Automatizar la clínica o consultorio permite que funcione estemos o no estemos presentes, es la situación ideal de la mayoría de los profesionales de la salud empresarios. Esa fue una de las grandes motivaciones que tuvimos para optar salir de la zona de confort y montar nuestro propio negocio.

Además, una de las principales razones por las que los profesionales de la salud no se le miden a gestionar sus clínicas adecuadamente con procesos definidos de marketing y ventas, es porque no tienen tiempo, ya están abrumados sólo con el ejercicio profesional y pensar en gestión, marketing, ventas, sencillamente, no les provoca por muchos beneficios potenciales que pueda traer.

  1. Esto además hará la vida más fácil a todos, mejorará el clima laboral y evitará las improvisaciones o suposiciones, que son la principal causa de problemas.

Sí prefieres escucharme, te dejo aquí el episodio del podcast de esta semana:

 

¿Qué puedes automatizar? 

 

La automatización puede impactar varias áreas de tu negocio como son las comunicaciones con los pacientes y proveedores, las ventas, el servicio al cliente, las campañas de referidos, fidelización, toda la gestión administrativa incluyendo la contabilidad, la cartera, las contrataciones, los eventos, entre otros.

A continuación, voy a contarte algunas de las principales actividades que se pueden automatizar en tu consultorio o clínica para que funcione sin ti:

  1. La comunicación con los pacientes y proveedores: podemos hacer muchas cosas para automatizar nuestras comunicaciones con pacientes potenciales y proveedores o aliados, por ejemplo, responder inmediatamente a una solicitud de contacto a través de un e-mail con una frase común como

“Hola (nombre), gracias por comunicarte con la clínica X en el momento no podemos atender tu llamada, pero en breve una persona del equipo se pondrá en contacto para solucionar tu requerimiento”

Cuando esto ocurre el software no sólo le está respondiendo a esa persona,

haciéndole saber que su mensaje no se va perder, sino que ya ha sido recibido; además le comunica a un miembro del equipo que se ha recibido este mensaje de modo que la persona pueda hacer el seguimiento con una llamada telefónica. Eso se podría ser también con un chat telefónico tipo WhatsApp Business

Hay algunas plataformas como Messenger, donde funcionan los recientemente famosos chatbots, donde podrías incluir cosas como formularios, calendarios de citas, información de servicios, vídeos, fotos, las campañas de la clínica, con un altísimo porcentaje de apertura. A medida que el paciente interactúa la plataforma le va respondiendo según se programe.  En fin, existen plataformas completamente robotizadas para mejorar la experiencia del paciente potencial o proveedor.

  1. Otra cosa que puedes hacer de manera automática es capturar pacientes potenciales a través de Internet ofreciendo contenido gratuito. Si la persona se interesa, dejará su e-mail o su teléfono, para que le sea enviado el contenido gratuito y de ese modo quedará suscrito a tus correos electrónicos (newsletter) o a tus contactos telefónicos.  Tanto la suscripción para recibir ese recurso gratuito como los correos electrónicos posteriores pueden ocurrir de manera automática, es más, puedes identificar cuáles pacientes potenciales fueron generados con ese contenido y te ayudará a medir la efectividad de atracción, cuando lo compares con los clientes que efectivamente compraron
  1. Puedes automatizar la publicación del contenido que se va a subir en tu redes sociales, tu blog, emails, para que salga en la fecha y hora que deseas.

La automatización también nos ayuda a tener una buena primera impresión con los clientes enviándoles una serie de correos con información de bienvenida para poder confirmar o cancelar su cita y luego hacer el seguimiento correspondiente.

  1. Algo que ayuda a mejorar las expectativas del servicio al cliente, es responder a todas las consultas de ayuda; es posible facilitarle al cliente la comunicación con un solo clic de modo que el proceso sea más rápido más personalizado. Darle trámite rápido y automatizado a las llamadas de los pacientes después de un procedimiento o ante dudas de un presupuesto puede hacer la diferencia.
  1. Por supuesto la automatización también nos permite enviar recordatorios de citas, desarrollar programas de fidelización, pedir referidos, medir la satisfacción del cliente a través de encuestas
  1. Los clientes podrán por ejemplo, tener acceso a sus exámenes complementarios en sus historia clínica a través una contraseña.

 

  1. También es posible que reciban felicitaciones por cumpleaños, aniversarios de fechas especiales de manera automática y personalizada.
  1. En cuanto a las ventas, algunas personas que hacen ventas de productos recurrentes, se ven completamente beneficiadas, porque la automatización les permite repetir de manera cíclica y ordenada, los pedidos de cada paciente recordándoles además que su suministro se está agotando y preguntándoles si les gustaría comprar más o enviándoles directamente el pedido en la fecha correcta si ya se ha acordado que así será. Esto genera un beneficio mutuo que es la conveniencia del paciente y las ventas para ti.
  1. La automatización también te permite tener una cartera saneada, enterarte rápidamente cuando falla un cargo de facturación o quien tiene pagos retrasados, te permite además hacer cobro de tarifas de forma recurrente, te avisa en caso de tarjetas próximas a caducar, puede recordar los pagos y sus montos a los pacientes también.
  1. Otra cosa que se puede automatizar es todo el proceso de registro de un evento, la lista de tareas, la promoción de dichos eventos, los pagos, suscripciones, en fin, casi todo.
  1. Ni qué decir de la gestión de tu consultorio o clínica donde hay mucho trabajo repetitivo y si bien automatización no puede reemplazar cada tarea realizada por personas, pueden mejorar los procesos repetitivos que requieren de personas, ayudándoles a ahorrar tiempo y a mantenerse organizados.
  1. Todo lo que tiene que ver con contratos, pago de impuestos o documentos importantes en las empresas toda la contabilidad son procesos que se pueden automatizar; inclusive los procesos de contratación se hacen hoy en día a través de portales de trabajo en línea o simples recopilaciones de hojas de vida por correo electrónico.
  1. Por último, hay un mundo que apenas comienza a explorarse en el campo de la salud que son las aplicaciones que pueden crearse para dar soluciones específicas y fáciles a necesidades específicas de nuestros potenciales pacientes. Podrías crear la tuya. Solo busca algo que todos los pacientes quisieran solucionar y que aún no tiene solución. Cuantas veces no has dicho si hubiera…. O si existiera…, cuéntale a un programador y tal vez esa persona pueda cristalizar tu idea.

Estas son tan solo algunas de las principales acciones que se pueden automatizar en un consultorio o clínica, pero si ves pueden ser ilimitadas.

Comienza por las más simples y piensa como cada nueva acción que implementes en tu clínica la puedes automatizar para que de una vez esté automatizada y documentada cuando la empieces a realizar.

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Ejemplo de automatización

 

Iván es un doctor que deseaba fidelizar a los pacientes que llegaban a su clínica para garantizar que una vez terminaran el tratamiento, volvieran a escogerlo a el cuando necesitaran un nuevo servicio.

Para esto decidimos que lo mejor era garantizar la constante comunicación con el paciente para mantenernos en su recordación para lo cual implementamos las siguientes acciones automáticas:

  • Lo incluimos en nuestro Ciclo eterno de valor del Blog, mediante el cual le enviamos artículos mensuales acerca de temas de salud que pudieran interesarle. Esto a través del email que gracias al CRM que se manejó se puede saber si el paciente abre o no el correo.
  • Creamos un boletín trimestral que también enviamos a todos los pacientes estén o no estén en tratamiento activo, informando acerca de las noticias y novedades en el consultorio de forma automática.
  • Decidimos automatizar las felicitaciones por cumpleaños agregándoles un bono de regalo a todos los pacientes activos o no.
  • Decidimos automatizar la celebración de la navidad enviando un pequeño detalle personalizado a los pacientes activos o no.

Están fueron tan solo algunas de las acciones que automatizamos en su clínica. Lo importante es que para cada momento del servicio que prestamos se puede crear un esquema de automatizaciones que garanticen que todos los procesos ocurran.

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6 Herramientas de automatización básicas para un consultorio o clínica

 

Muchos procesos se pueden automatizar en nuestro consultorio para que todo empiece a funcionar adecuadamente y sin improvisaciones. Sin embargo necesitamos herramientas para ello. Algunas de las más usadas son

  1. Un Software para historias clínicas que nos permita tener muy organizada la información personal de nuestra base de datos pues a partir de allí tomaremos las acciones que se requieran
  1. Un CRM o Costumer Relationship Management, un software para gestionar el servicio al cliente, según el comportamiento de los mismos.
  1. Una plataforma de email marketing, que usualmente puede ser la misma del CRM, como es el caso de active campaign, y que permite enviar correos masivos a nuestros pacientes de forma automática
  1. Las campañas de publicidad online se pueden automatizar, seleccionando a segmentos específicos de clientes con duración, valor, ubicación del público e intereses específicos, entre muchas otras cosas. Inclusive puedes utilizar bots de messenger que te permiten mantener una comunicación
  1. Las publicaciones en las redes sociales pueden programarse con anticipación y automatizarse gracias a plataformas como postcron, socialgest, hootsuite, entre otras de modo que te mantengas omnipresente pero no dediques todo el día a publicar sino que lo pueda hacer una vez a la semana o al mes, por ejemplo.
  1. Un software contable que te permita gestionar cobros, pagos, mantener la cartera saneada, obtener informes diarios de tus finanzas que soporte la gestión contable y te ayude a evitar robos o malos entendidos.

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