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Estrategias de Comunicación en Clínicas Dentales: Del Primer Contacto a la Fidelización

comunicacion eficaz en clinica dental

En el mundo del marketing dental, cada paciente que pide una cita es un prospecto valioso, una oportunidad para convertir a un visitante ocasional en un cliente fiel. La neuroinfluencia sugiere que se requieren varios contactos para consolidar una decisión de compra. Aunque el número exacto puede variar, lo que es indudable es que cuantos más puntos de contacto establezcamos, mayores serán las posibilidades de fortalecer esa relación vital.

Este artículo ofrece tácticas comprobadas para mejorar la comunicación con tus pacientes desde el primer contacto, abarcando desde la confirmación de citas hasta la fidelización, con un enfoque en las necesidades específicas de las clínicas dentales.

1. Confirmación Personalizada de la Cita

Creando una Experiencia Única

Cuando confirmamos una cita, no solo estamos asegurando la asistencia del paciente, sino también estableciendo un tono de atención personalizada. Por ejemplo, una llamada podría ser así:

«Buenos días, señora Lucía. Soy Erika Herrera de la Clínica Dental Pro System. Quiero recordarle la cita de David mañana a las 3:00 PM con el Dr. Díaz para el montaje de brackets. La cita durará aproximadamente 60 minutos. Si tiene alguna duda o necesita cambiar la cita, por favor contácteme al 123-456-7890. Recuerde que ofrecemos servicio de transporte si lo necesita, que puede solicitar con 3 horas de anticipación.»

Este acercamiento no solo confirma la cita, sino que también transmite un sentido de cuidado y atención al detalle.

2. Paquete de Bienvenida

Más que una Simple Cita

Enviar un paquete de bienvenida por correo es una excelente manera de hacer que el paciente se sienta valorado desde el principio. Este paquete podría incluir:

  • Un mapa detallado de la ubicación de la clínica y opciones de estacionamiento.
  • Información sobre el profesional que atenderá al paciente.
  • Una lista de servicios generales de la clínica, enfocándose en comodidades adicionales como Wi-Fi, áreas de trabajo, y más.
  • Información de contacto para cambios de última hora en las citas.
  • Historia de la clínica y filosofía de atención al paciente.

Esto no solo informa sino también involucra al paciente en la experiencia de la clínica antes de su primera visita.

3. Recepción y Gestión del Pago

Un Encuentro Cálido y Profesional

La primera impresión en la clínica es crucial. Una bienvenida personalizada puede marcar la diferencia. Por ejemplo:

«Buenos días, señora Lucía y David. Soy Erika Herrera, quien confirmó su cita. Es un placer recibirlos. Por favor, síganme. El Dr. Díaz estará con ustedes pronto. Hoy manejaremos la cuota inicial del tratamiento de David. ¿Prefiere efectivo, cheque o tarjeta? Además, tenemos varios servicios complementarios disponibles para usted, como mencionamos en nuestro paquete de bienvenida.»

Esta interacción no solo gestiona el pago sino que también refuerza la conexión personal con el paciente.

comunicacion dentista y paciente

4. Acompañamiento a la Unidad Odontológica

Estableciendo Confianza y Comodidad

El acompañamiento al área de tratamiento es otro punto crucial. Por ejemplo:

«Buenos días, Señora Lucía. Soy Georgina Melo, asistente del Dr. Díaz. Hoy ayudaré en el procedimiento de brackets de David. Nos esforzamos por ofrecer un servicio de calidad. Si necesita algo, estoy a su disposición.»

Este momento es esencial para reforzar la confianza y asegurar al paciente que está en buenas manos.

5. Atención Preliminar en el Área Clínica

Información Clave y Preparación

Una vez en el área clínica, es importante informar al paciente sobre el procedimiento del día. Por ejemplo:

«¿Ha habido algún cambio con David desde la última visita? Hoy colocaremos los brackets. Es un procedimiento sencillo, pero necesitamos su colaboración. Vamos a mostrarles un vídeo explicativo. Además, al final de la consulta, David recibirá instrucciones de higiene oral y un pequeño regalo.»

Este paso asegura que el paciente esté informado y cómodo con lo que sucederá a continuación.

6. Presentación y Empalme con el Odontólogo

Continuidad en la Atención

La introducción al odontólogo es otro paso clave. Por ejemplo:

«Dr. Díaz, le presento a David, quien hoy inicia su tratamiento de ortodoncia. La Señora Lucía confirmó que no hay novedades en la historia médica de David. Están listos para comenzar y tienen algunas consultas sobre el manejo del dolor.»

Esta etapa facilita una transición suave al tratamiento y refuerza la comunicación entre el equipo y el paciente.

7. Paquete de Despedida

Un Último Toque Personalizado

El paquete de despedida es especialmente importante para aquellos pacientes que aún no han decidido iniciar su tratamiento. Este puede incluir:

  • Fotografías detalladas de las áreas dentales que requieren tratamiento.
  • Un presupuesto detallado con opciones de pago, incluyendo lo que está cubierto y lo que no.
  • Información sobre el odontólogo y la clínica.
  • Material educativo sobre el problema dental específico del paciente y las soluciones propuestas.

Este paquete sirve como un recordatorio tangible de la clínica y un incentivo para el paciente para tomar una decisión.

Conclusión

Más Allá de la Consulta Dental

Crear una experiencia memorable y eficiente para el paciente desde el momento de la confirmación de la cita hasta la despedida es crucial en el marketing dental. 

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