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Logra un consultorio odontológico rentable que funcione sin ti

por | Gestión empresarial, Sin categoría

Introducción

 

Esta frase es lo ideal en el ejercicio profesional de un odontólogo y es completamente viable pero no hay fórmulas mágicas o atajos. 

Toma tiempo y dinero, que puede ser eterno si vas sólo pretendiendo hacerlo todo tu además de manera bastante intuitiva e improvisada porque generalmente no tenemos mucha formación en estos temas.

 

Para empezar a crear una consulta sólida, rentable y autónoma es indispensable saber que debemos cumplir varios requisitos. 

 

Una empresa rentable es un sistema que intercambia bienes y servicios por dinero, que genera utilidades, trabaja de forma ordenada y funciona sin ti y a tu servicio. Si no cumples estos 4 requisitos, no tienes una empresa sino un autoempleo

 

A continuación te cuento cómo puedes avanzar desde donde estás para ir transformando tu consultorio odontológico en una empresa  rentable que funcione sin ti

 

Problemas de los odontólogos empresarios

 

Los odontólogos tenemos algunos problemas de base como los que te menciono a continuación

 

  • Formación técnico científica únicamente no empresarial

  • Atención fraccionada de los pacientes

  • Se le da énfasis al ambiente clínico exclusivamente y no nos enteramos de la gestión de todo lo demás

  • La comunicación con los pacientes es exclusivamente como paciente no como cliente

  • La prevención se ve al inicio de la carrera y se maneja aparte de la parte curativa

  • Traemos creencias limitantes de casa y de la universidad sobre las ventas, el dinero, el marketing y todo lo que sea ofrecer nuestros servicios intencionalmente. 

  • El odontólogo es su propio jefe o su propio empleado?

  • La presión social de salir a montar un consultorio y muchos más



Algunas creencias que nos bloquean …

  • Podemos crecer solos

  • El gasto principal son los materiales

  • Nadie atenderá a los pacientes como yo

  • La odontología no es un negocio

  • Vender es malo o por lo menos antiético

  • Entrenar a un empleado es una mala inversión porque se puede ir

  • Debemos estar presentes en el consultorio para que funcione como quiero.

  • Lo que ingresa al consultorio es todo para mi

  • Los tratamientos más complejos son los más rentables

 

Algunas realidades que muchos se niegan a aceptar…

 

  • Los pacientes nos escogen por precio en 11% y se van por mal servicio en 68%

  • La competencia es cada vez mayor

  • Cada vez hay mayor especialización y nos tasamos por lo alto

  • Los pacientes comparan y buscan la diferencia entre lo que ofrecemos y lo que reciben 

  • Frecuentemente caemos en la crítica a los colegas

  • Los pacientes cada vez están más informados de lo que necesitan

  • Hay una tendencia a la comodidad de los pacientes

  • Un odontólogo no recibe la formación universitaria para manejar una empresa, así que deberá capacitarse

  • Si montas un consultorio y tu generas el 80% o más de los ingresos, eso no es un negocio sino un autoempleo.



Supuesto fatal

“Todo el que es bueno para algo y pone un negocio es emprendedor y sólo porque es bueno tendrá un negocio de éxito que va a funcionar “– Michael Gerber



5 fases para convertirte en odontólogo empresario

Si quieres que el consultorio funcione sin ti necesitas convertirte en un odontólogo empresario porque el consultorio crecerá tanto como tu, dueño de negocio, crezcas

 

  1. Fase 1. Odontólogo Emprendedor

 

¿Dónde está?

  • Decide abrir su propio consultorio o clínica, confiando en sus conocimientos en el área de la salud y con la ilusión de que funcionará

  • No tiene muy claro de donde vendrán los pacientes y las ventas pero no ve la gravedad del problema. 

  • Cree que tener su propio consultorio es indispensable para tener libertad de tiempo, dinero y ubicación.

  • Tiene gran entusiasmo, pasión por lo que hace y la ilusión de que todo irá bien. 

  • Se endeuda o gasta sus ahorros para invertir en el montaje del consultorio 

  • Piensa que todo el mundo necesita odontología, por ende sus servicios, así que ofrece todo lo que sabe a todo el mundo para conseguir pacientes de donde sea 

  • Generalmente comienza sólo, se hace cargo de todos los roles que el negocio requiere mientras crece.

  • Improvisa en la gestión del consultorio y va solucionando los problemas a medida que se presentan

  • Los ingresos son variables e insuficientes por lo cual frecuentemente opta por trabajar en varios lugares.

 

¿En que se debe enfocar un odontólogo emprendedor?

 

En generar pacientes potenciales y convertirlos en clientes para lograr flujo de caja con rentabilidad positiva



¿Qué necesita un Odontólogo Emprendedor para avanzar?

  • Definir su situación actual:

    • Definir el cliente ideal a quien ofrecer sus servicios 

    • Escoger un servicio en el cual enfocarse

    • Conocer la propuesta de valor que lo diferenciará de la competencia 

    • Definir lo que su contexto le ofrece 

    • Definir fortalezas y debilidad

  • Lograr visibilidad y para irse posicionando como un experto

  • Lograr un flujo de caja constante y suficiente al menos para llegar al punto de equilibrio*

Retos de un Odontólogo Emprendedor

  • No sabe como gestionar su consultorio y no lo ve como una empresa aún

  • No sabe como generar pacientes e ingresos

  • Se dedica usualmente a tiempo parcial porque no tiene los resultados que desea aún

  • Es un soñador y necesita aterrizar sus ideas para lograr que se concreten



  1. Fase 2. Odontólogo Superhéroe

 

¿Dónde está?

  • Es quien hace la parte operativa del negocio por lo menos en un 80%.

  • Difícilmente delega porque está convencid@ que nadie hará las cosas tan bien como él(ella) y que los pacientes lo prefieren por encima de cualquiera.

  • Cree que si contrata gente nueva, sus utilidades disminuirán.

  • Trabaja jornadas muy largas sacrificando el tiempo para los asuntos personales y familiares. 

  • Trabaja en roles para los cuales esta sobrecalificado o no está preparado.

  • Siente que no tiene un norte y ve sus esfuerzos desperdiciados

  • Es poco productivo y se dedica a lo urgente y no a lo importante.

  • La falta de tiempo le impide tomar acciones y decisiones fundamentales sobre la estrategia y el presupuesto, que sólo el dueño realiza 

  • Está en el rol del superhéroe solucionando todo y salvando a todos , lo cual lo pone en una situación muy peligrosa en términos de salud, familia e inclusive emociones. 

  • Está abrumad@ con tanto, no era el ejercicio profesional que soñó

¿En que se debe enfocar un odontólogo superhéroe?

 

Definir los roles para los cuales es indispensable y empezar a delegar cuanto antes

 

¿Qué necesita un Odontólogo Superhéroe para avanzar?

 

  • Hacer un organigrama ideal y definir los roles de cada uno y en cuales eres indispensable y cuales puedes empezar a delegar 

  • Dejar la parte operativa aunque sea parcialmente para hacer actividades que sólo el dueño puede hacer 

  • Nivelar las ventas para garantizar un flujo de caja constante y el cubrimiento de las obligaciones.

  • Recuperar tiempo para su vida personal

  • Definir objetivos personales y profesionales para el próximo año

Retos de un Odontólogo Superhéroe

  • Está en un círculo vicioso del cual no sabe salir para liberar tiempo y empezar a disfrutar de su negocio

  • Tiene la creencia que es indispensable en su consultorio y que nadie lo hará como el(ella) lo hace

  • No tiene procesos documentados, la mayoría de actividades se improvisan y no se ajustan ni se evalúan



  1. Fase 3. Odontólogo Empoderado

 

¿Dónde está?

  • Necesita gestionar el consultorio de manera organizada para poder crecer, ver mejores resultados y optimizar los recursos. 

  • Entiende que debe formarse para aprender sobre liderazgo, trabajo en equipo, servicio al cliente, finanzas, administración y todo lo relacionado con dirigir el negocio adecuadamente. 

  • Reconoce que algo viene haciendo mal dado que aún no tiene los resultados que quiere.

  • Toma la decisión de adaptarse al cambio e implementar todo lo que sea necesario para crecer.

 

¿En que se debe enfocar un Odontólogo Empoderado?

  • Construir un equipo ideal, competente, comprometido con el propósito, la visión, misión y valores. 

  • Dar prioridad a las inversiones que hagan crecer el consultorio 

¿Qué necesita un Odontólogo Empoderado para avanzar?

  • Entender que debe aprender a ser un empresario para poder dirigir, liderar y lograr sus objetivos.

  • Conocer el potencial de cada uno de los cargos que requiere contratar , entender como ocurren los procesos, evaluar los resultados y tomar decisiones en consecuencia. 

  • Aceptar que como dueño no es el quien hace todo pero si debe saber lo básico de todo.

  • Documentar cada proceso del consultorio para que sea duplicable y las políticas empresariales para delegar con claridad y confianza y que todos tengan las reglas claras

  • Reinvertir las utilidades para aumentar sus ingresos

Retos de un Odontólogo Empoderado

  • No tiene el conocimiento de cómo manejar su consultorio como una empresa, es algo que no le enseñaron en la universidad así que requiere empezar por capacitarse

  • Necesita delegar cuanto antes para poder dedicarse a la parte administrativa y gestionar el consultorio como una empresa.

  • Mantener el foco en el crecimiento del negocio y postergar sus objetivos personales



  1. Fase 4. Odontólogo Líder

 

¿Dónde está?

  • Aquí está quien es capaz de definir en que se invierte el dinero y cuales estrategias se utilizarán para que el negocio crezca. 

  • Es consciente que hizo una inversión que hay que recuperar o pagar cuanto antes, que no lo va a lograr solo 

  • Sabe que para crecer tiene que delegar no solo la parte operativa sino también el liderazgo para poder crecer y consolidar los resultados del consultorio 

  • Tiene un negocio que marcha y genera ingresos sin estar presente así que ahora su dedicación esta en que ese equipo logre resultados exponenciales. 

  • Deberá evaluar constantemente lo que ocurre y buscar optimizar y automatizar la mayor cantidad de acciones para ser consistentes al máximo. 

  • Se empieza a interesar por nuevas fuentes de ingreso dentro y fuera del consultorio

¿En que se debe enfocar un Odontólogo Líder?

 

Transferir el liderazgo a un equipo en el que pueda confiar

 

¿Qué necesita un Odontólogo Líder para avanzar?

  • Delegar el liderazgo a sus colaboradores con el ejemplo

  • Cuidar la motivación del equipo

  • Implementar procesos de mejora continua y adaptación rápida a los cambios del entorno

  • Asegurarse de generar una cultura organizacional que todos la transmitan a los pacientes

  • Comprar el tiempo de los demás para el poder tener resultados exponenciales

  • Ocuparse exclusivamente de la estrategia para generar pacientes e ingresos

  • Innovar constantemente 

  • Creérsela

Retos de un Odontólogo Líder

  • Cultivar una mentalidad empresarial fuerte, para mantenerse en el rol de dueño y permitir que otros hagan y decidan de acuerdo a sus directrices

  • Aceptar con felicidad que ya no es indispensable en su consultorio y que funcionaría aunque no esté

  • Delegar liderazgo requiere soltar el control y confiar al 100% en las decisiones de su equipo y evaluar a posteriori




  1. Fase 5. Odontólogo Empresario

 

¿Dónde está?

  • Sabe que el consultorio puede generar varias fuentes de ingresos distintos a la actividad clínica y funcionar sin que esté presente, lo cual le permitirá proteger los activos.

  • Se dedica a buscar oportunidades de inversión y crecimiento inclusive en otros negocios. A este. punto no quiere poner todos los huevos en la misma cesta. 

  • Esta buscando también líderes que vengan a la organización con nuevas ideas. La innovación es deseable pero no de cualquier manera. 

  • Tiene libertad de tiempo, dinero y ubicación. 

  • Puede dedicar su tiempo a dejar un legado, a crear empleos para aportar a la sociedad de forma importante. 

  • Tiene una empresa que trabaja para él(ella) y se puede dedicar a generar nuevas ideas. 

  • Sus acciones incluyen planes de responsabilidad social y presupuestos especialmente destinados a causas sociales propias o ajenas. 

  • Está ocupado en ayudar a otros a crecer y en dejar un legado. Quiere contribuir a la sociedad de la mejor manera porque ya solucionó todas sus necesidades personales y profesionales. 

¿En que se debe enfocar un Odontólogo Empresario?

  • Expansión del negocio a través de sucursales, franquicias e ingresos pasivos 

  • Generar un impacto masivo en la sociedad

¿Qué necesita un Odontólogo Empresario para avanzar?

  • Ayudar a la transformación de sus empleados en líderes a todo nivel a través de programas de mejora continua

  • Generar nuevas fuentes de ingresos dentro y fuera del consultorio

  • Confiar en el equipo que ha construido

  • Crear un legado, recordar el propósito que lo trajo hasta aquí y que da sentido a su vida. 

  • Generar el cambio que quiere ver en otros

  • Trabajar permanentemente la mentalidad empresarial

Retos de un Odontólogo Empresario

  • Tener la fortaleza mental para ceder el liderazgo y las decisiones de cierto nivel a sus colaboradores.

  • Lidiar con la envidia y los conflictos de colegas, colaboradores, familiares y la comunidad de forma tranquila e inteligente.

  • Mantenerse enfocado en una causa a la vez mientras logra que se consolide.

 

Conclusión

Como ves, convertirte en empresario implica recorrer un camino y hay que hacerlo paso a paso, con paciencia, entendiendo que no es un camino recto y menos sin obstáculos, que cada equivocación es un aprendizaje que al final se traducirá en maestría. 

 

Este paso a paso es simple pero dedicado y es mejor si buscas buena compañía. Aquí estamos nosotros para acompañarte de diversas maneras. 

 

Al momento de escribir este artículo en enero de 2023, estoy invitando a este entrenamiento gratuito: 

 

El mapa del odontólogo con tiempo y dinero

 

En el te hablo más ampliamente de estos temas empresariales. 

 

Te invito además a que me sigas en mis redes sociales Facebook, Instagram, LinkedIn y en mi canal de YouTube, donde te dejo información complementaria a lo que te estoy compartiendo aquí.

No dudes en escribirme a mi email erika@erikaherrera.net, a mi WhatsApp o a través de cualquiera de mis redes sociales u otros canales digitales.

 

Estoy aquí para ayudarte a lograr una consulta sólida y rentable.

 
5 aspectos a tener en cuenta al vender, traspasar, o franquiciar tu consultorio

5 aspectos a tener en cuenta al vender, traspasar, o franquiciar tu consultorio

por | Gestión empresarial, Sin categoría

Introducción

Si estás pensando vender, traspasar, franquiciar tu consultorio y no sabes cómo hacerlo, te voy a explicar los aspectos fundamentales que definen el precio de tu consultorio.

 

Si bien son procesos diferentes, todos requieren la valoración del negocio. De hecho, dicen los expertos que debemos manejar el negocio pensando en ese momento en que decidamos venderlo, traspasarlo o franquiciarlo

 

La venta o el traspaso de un consultorio consiste en un contrato de cesión de bienes tangibles (mobiliario, productos, etc.) e intangibles del consultorio (cartera de clientes, marca, etc.) a cambio de un precio determinado.

 

En una franquicia, existe el franquiciador, quien aporta la experiencia de un negocio desarrollado con éxito, los sistemas, procesos y tecnología utilizados y cede la explotación comercial de su licencia de marca al franquiciado, apoyándole con formación y asistencia continuada, a cambio de determinadas contraprestaciones.

 

Considero que debemos tener en cuenta los siguientes aspectos en cualquier caso para hacer unas proyecciones financieras más reales y definir el valor de tu consultorio o clínica.

 

Los 5 aspectos más importantes a tener en cuenta son:

  1. Los elementos operativos:

    Infraestructura, muebles, equipos e instrumental y los materiales que tengamos en inventario.
  • En cuanto a equipos y tecnología, debemos tener en cuenta las licencias y permisos de funcionamiento
  • En cuanto al local, si lo estamos comprando o arrendando, tener en cuenta los contratos de arrendamiento, los permisos de funcionamiento, los impuestos prediales, los seguros tanto del inmueble como de responsabilidad civil, los contratos de recolección de residuos, entre otros.
  • En cuanto al inventario, ten en cuenta las cantidades y fechas de vencimiento de los mismos para evitar por algo que perderá vigencia antes de poder usarlo.
  • En cuanto a muebles, enseres, instrumental y equipos, debemos considerar también la depreciación, que no es otra cosa qué definir el valor que pierden estos con el paso de los años; en general, para muebles y enseres la depreciación se calcula en 10 años, es decir, que pasado 10 años ya no valen nada, porque se supone que han cumplido su vida útil y es momento de reemplazarlo o renovarlo.

Cuando se trata de equipos tecnológicos o instrumentos de uso permanente, se calcula alrededor de los 5 años, eso quiere decir, que algún equipo de alta tecnología que tengas allí es muy probable que después de 5 años ya no tenga más que un valor simbólico aun cuando funcione perfecto.

Podrías establecer entonces un valor de todo el conjunto de instrumental, muebles, enseres prácticamente simbólicos, como por dar un número, pero su valor será realmente irrelevante en cuanto al valor total de la negociación.

Muchos profesionales de la salud creemos que aquí está el mayor valor de nuestro consultorio y no es así.

  1. Los empleados:

    Es importante decidir qué pasará con ellos cuando ocurra la venta o traspaso. Si bien no es obligación del comprador o del que recibe el traspaso quedarse con ellos al menos en las mismas condiciones, es importante revisar contratos, aportes a la seguridad social, seguros, afiliaciones a riesgos profesionales, pagos oportunos de nómina, eventuales préstamos.

En el caso de que el nuevo dueño no quiera quedarse con ellos, puede que tengamos que negociar cómo serán los despidos e indemnizaciones correspondientes, aunque dichos despidos corresponden al nuevo titular.

Lo más lógico es que se mantengan los empleados al menos por un tiempo con las mismas condiciones de los contratos vigentes, antigüedad y derechos adquiridos.

Recuerda que los pacientes tienen muy en cuenta el trato del personal así que puede suponer una ventaja mantener a los pacientes habituales.

  1. La base de datos:

    Esto habla de la cantidad de personas que han pasado por el consultorio de los cuales tienes datos de contacto y que se supone que son potenciales pacientes que ya acostumbran a venir al consultorio y que la persona que reciba el consultorio heredará para asegurar que no arranca de cero; ya hay un flujo activo de personas allí que supuestamente seguirán viniendo al consultorio.

Entre más pacientes activos demostrables tenga la clínica, más vale la base de datos. Por esto es importante cuidar a nuestros sientes que terminan el tratamiento porque lo que usualmente ocurre es que tenemos miles de pacientes que a lo largo de nuestro ejercicio han pasado por nuestro consultorio, pero de estos por ahí 100 o 200 en verdad, son los que asisten al consultorio en la actualidad.

Otro aspecto importante a tener en cuenta es que el nuevo dueño no necesariamente lo hará de entrada mejor que el anterior; además, los pacientes vienen acostumbrados a ciertos tratamientos con ciertos precios.

Aunque incluyan otras especialidades es muy posible que la base de datos no esté sensibilizada a los nuevos servicios.

Muchos están fidelizados con los profesionales y el personal que les atendía en el pasado.

Nada garantiza que vayas a lograr unos resultados como el que estaba antes por comprar su cartera de pacientes.

Aunque incluyas otras especialidades es muy posible que la cartera de pacientes no esté sensibilizada a ellos (implantes, ortodoncia invisible…)

Además de la base de datos inactiva, los pacientes se trasladan de domicilio, fallecen, se enfadan, les ponen una clínica más cerca, nos olvidan, etc.

La cuenta más realista en analizar cuántos pacientes asiste en la actualidad y cuánto se factura con ellos

Una alternativa saludable es acordar un periodo de transición para disminuir el riesgo de una desbandada de pacientes.

También es posible hacer una prueba a la base de datos para asignarle un valor lo más real posible. Consiste en hacer una ronda de llamadas con un protocolo predefinido te permitirá evaluar cuantos vienen, cuantos no, que importe podrás facturar con ellos. Con esos datos y una sencilla extrapolación tendrás una idea aproximada de lo que es previsible conseguir anualmente, tráelo a valor presente y tendrás una cifra lógica del valor de esa base de datos de pacientes.

Para minimizar la pérdida de clientes, puede resultar interesante que el futuro propietario trabaje unos meses previos al cambio de titularidad en la clínica, para que los pacientes tengan oportunidad de conocerlo.

  1. El knowHow o saber hacer:

    Eso se refiere a cuál es el método o el sistema que se utiliza en este consultorio para poder facturar la cantidad de dinero que se factura mensualmente en la clínica.

Debe estar sustentado con todo tipo de manuales de procedimientos clínicos, de gestión administrativa, políticas empresariales, normativa y sistemas definidos donde se aclare el paso a paso que se aplica para lograr resultados.

Si yo digo que mi clínica del mes produce $10,000 tengo que ser capaz de mostrar cuál es el sistema con el cual se produce ese ingreso y ese sistema por supuesto, debe prescindir del dueño, porque si el dueño es el que produce los $10,000 o al menos el 80% del ingreso, lo que se supone es que una vez el dueño se vaya, ya no se va a generar ese dinero.

Ese es uno de los aspectos importantes por los cuales antes de pensar en vender o franquiciar es importante que el negocio funcione sin ti.

Sería muy valioso tener, además, un análisis de la tipología de los pacientes, el mercado y la competencia que puede haber en la zona.

  1. EL ROI:

    Se trata del retorno de la inversión.

La persona que te compra quiere saber cuánto tiempo se va a tardar en recuperar la inversión que va a hacer en tu consultorio o clínica y esto lo va a poder evaluar de acuerdo a los informes financieros qué tú le presentes.

Requieres poder sustentar con declaraciones de impuestos, balances, estados de resultados de los últimos 3 a 5 años para mostrar la consistencia en los resultados que dices producir, la valoración de los activos y pasivos de la clínica, un estudio financiero del negocio, para evaluar perspectivas de evolución en los próximos años según la situación real del sector.

Por ejemplo, quieres vender tu consultorio en. $100.000 dólares y le aseguras a la persona que te compra o te va a franquiciar que produces mínimo $10,000 al mes garantizado, su cuenta será que se tardará 10 meses recuperando la inversión y solamente en el onceavo mes es que va empezar a tener utilidades.

Esa persona determinará si es mucho tiempo, poco tiempo si le sirve ese retorno de inversión o no.

Como ves, los negocios son un juego de números. Lo que importa es el número de pacientes, el paso a paso y los ingresos que puedan generar cada mes con ese paso a paso que utilizan en tu consultorio para que, de una manera consistente, se repitan los ingresos una y otra vez sin que el dueño se requiera.

La persona que compra o franquicia quiere garantizar que va a tener un retorno de la inversión en un tiempo definido y también para que calcule si está haciendo un buen negocio a un precio justo o no

Conclusiones

Vender, traspasar o franquiciar un consultorio puede ser una excelente negociación para ti si tienes en cuenta todos estos aspectos y te asesoras bien.

Definir el precio de tu consultorio o clínica tiene varios aspectos a considerar, fundamentales para lograr una negociación justa. No te apresures porque puedes estar regalando el fruto de tu trabaja de años.

Y no te dejes deslumbrar por consultorios hermosos que venden al lado tuyo. Como ves el precio no depende de que tan lindo sea sino cuanto produzca. Hay consultorios hermosos que están vacíos y otros no tan hermosos con una producción interesante y una rentabilidad excelente para el dueño.

Si quieres aprender más detalles sobre cómo construir una empresa rentable que funcione sin ti, que puedas vender o franquiciar o heredar con el tiempo, te dejo mi Masterclass “5 pasos para lograr una consulta rentable que funcione sin ti” de modo que puedas identificar en cuál de esos pasos estás y tomar las acciones pertinentes para avanzar.

Te invito además a que me sigas en mis redes sociales Facebook, Instagram, LinkedIn y en mi canal de YouTube, donde te dejo información complementaria a lo que te estoy compartiendo aquí.

No dudes en escribirme a mi email erika@erikaherrera.net, a mi WhatsApp o a través de cualquiera de mis redes sociales u otros canales digitales.

Estoy aquí para ayudarte a lograr una consulta sólida y rentable.

El contrato de traspaso de clínica dental

El contrato de traspaso de la clínica dental no es muy diferente al de cualquier otro tipo de traspaso de negocio, ya que no hay un modelo específico para una profesión médica en concreto, de hecho, recurriremos al contrato mercantil para ello (se trata de un documento judicial en el que se define la relación bilateral entre dos personas físicas o jurídicas, en el que ambas acceden a intercambiar unos servicios determinados durante un tiempo concreto). Lo que sí que es conveniente es incluir en el contrato todo lo que tiene la clínica y que de hecho se va a traspasar al adquiriente, incluyendo la cartera de pacientes si así lo deseamos y posibles cláusulas que tengan que ver con la situación de los empleados que podamos tener en la clínica (si seguirán trabajando en ella y en qué condiciones).

Si el local donde tenemos la clínica nos pertenece, haremos otro contrato de alquiler del mismo, ya que nos asegura una renta recurrente (aunque también podemos venderlo). Si no, tendremos que informar a nuestro arrendatario del acuerdo de traspaso.

¿Cómo presentar adecuadamente un plan de tratamiento odontológico?

¿Cómo presentar adecuadamente un plan de tratamiento odontológico?

por | Sin categoría, Ventas

Introducción

Muchos odontólogos basan el cierre de sus planes de tratamiento en el precio. Y no quieres ser escogido por el precio.  Eso es un mal comienzo. Si quieres que los pacientes estén dispuestos a pagar el precio que cobras necesitas justificar ese precio con un valor percibido por ellos mayor. Y eso es en el momento en que presentas el plan de tratamiento.

Por eso es tan importante no caer en ser unos cotizadores de tratamientos simplemente. ¿A qué me refiero con esto?

A darles precios por teléfono o cuando vienen a cotizar sus tratamientos y ni siquiera les cobran la consulta, sino que les dicen de una vez su tratamiento es tanto y esto te ha tomado 30 segundos, grave error, ahí le estás abriendo la puerta al paciente para que te escoja por precio.

Para empezar necesitas cobrar la consulta. Debes hacer la presentación de un plan de tratamiento dentro del cual la cotización es solamente una parte. Hay una diferencia muy grande entre un plan de tratamiento y una cotización

La presentación del plan de tratamiento tiene un objetivo que es eliminar las objeciones. Se trata de justificar por qué vales lo que vales. Y eso es lo que hace que las personas te escojan.

Necesitas que los pacientes entiendan qué es lo que el precio representa o qué es lo que le vas a solucionar.

Este es un momento clave en el cierre de las ventas. No des papelitos improvisados, cotizaciones en hojas de recetarios y menos en hojas sin siquiera tu logo.

Deberás presentar un documento base que puede ser digital o físico, que se puede personalizar y se les entregará a todos los pacientes, a partir del cual presentas tu propuesta de tratamiento.

El objetivo es que el paciente dé el siguiente paso que no necesariamente significa que empieza el tratamiento, pero sí que inicia un proceso de seguimiento.

Sólo el 10% de las personas compran al primer intento, la mayoría de los pacientes requieren entre 5 y hasta 12 contactos para decidirse.

¿Cómo presentar adecuadamente un plan de tratamiento?

A continuación, te dejo los aspectos fundamentales que debe incluir tu propuesta de servicios (léase plan de tratamiento) para tus pacientes:

Empieza hablando de ellos, cuéntales cuál es el problema que tienen y cuál es la solución es la que necesitan. Muéstrale que estás calificado para solucionar su problema.

Necesitas contar tu propuesta de valor. Mostrarle cuál es esa diferencia que tienes y por qué es que eres la persona que él debe escoger.

Quieres mostrarle que contigo no va a haber sorpresas, que tienes las cosas claras, que eres muy profesional; todo de verdad entrégale todo por escrito.

Explícale quiénes son tus pacientes ideales, a los que mejor puedes atender; seguramente ese paciente está incluido en ese grupo. Cuéntale en qué eres experto.

Y experto no son años de graduado, experto hoy día se refiere al número de pacientes atendidos. Muéstrales por qué contigo y no con otro.

Es importante mencionar claramente en qué eres distinto, porque el paciente nos ve a todos iguales, todos le estamos diciendo que tenemos alta calidad, todos somos súper amables al momento de atenderlo, todos le estamos diciendo que tenemos facilidades de pago, todos tenemos servicio integral, todos los especialistas en el mismo sitio, horarios amplios, entonces a todos absolutamente a todos, nos ven iguales. Cuéntales ¿por qué eres la mejor opción?

 

¿Lo siguiente que vas a hacer es contarle cuál es tu catálogo de servicios o cuál es el servicio que le puede servir puntualmente a él para resolver su problema? Qué es cada uno de forma simple, los beneficios de cada uno de sus productos para que puedan tomar una decisión informada.

Es importante mencionar no solo lo que el paciente está demandando, sino en general todos los servicios que ofreces, porque a veces el paciente viene por un servicio, pero puede ser que en el futuro cercano necesite otro o también inmediatamente lo necesite, pero no lo está demandando porque no sabe que lo ofrecemos

 

Cuéntales los procesos, el detrás de cámaras de tu clínica; a veces los pacientes dan por sentado algunas cosas, piensan que son simples y que todo el mundo lo hace, así que es importante, si nosotros cuidamos especialmente algún proceso, contárselo a los pacientes.

Todo lo que hacemos, por ejemplo, para prepararnos para cuando ellos vienen por ej. antes de que usted venga, nosotros hemos hecho un estudio de su caso entre varios especialistas; nos hemos reunido para tomar una decisión acerca de qué es lo mejor para usted y por esa razón le podemos ofrecer un servicio en el cual, personas de distintas especialidades estamos listas para atenderle.

Es importante que no haya sorpresas, que todo sea claro. Porque para los pacientes esto de sorprenderse no es algo deseable en lo que al odontólogo se refiere; ni en el tema del dinero ni en el tema de las acciones que le vamos a hacer.  Ten en cuenta que las personas que vienen a consulta odontológica muchas veces tienen dolor, otras vienen con ansiedad, están un poco a la expectativa de lo que les vas a decir.

Otra cosa importante de incluir en nuestra propuesta de servicios son los casos de éxito. Personalízalos. ¿En qué sentido?

Problemas similares al que tiene para que el paciente vea que ya ha habido alguien con una situación como la de él y que lo pudimos resolver con éxito. Y que pueda ver el proceso que esa persona llevó explicado por nosotros.

Otro aspecto fundamental son los testimonios. Es un poquito diferente porque en el testimonio una tercera persona dice en sus propias palabras, cómo fue su experiencia contigo. Hoy día lo ideal es que los testimonios sean un video más que una foto con unas palabras escritas.

Es importante que los testimonios se enfoquen en mitigar objeciones, no tanto en hablar bien del odontólogo tratante.

Otra cosa muy importante de incluir dentro de las propuestas de planes de tratamiento es el equipo de trabajo. Así seas sólo la auxiliar y tú.

Que la persona sepa quién es quién. Muéstrale fotos de quién lo va a recibir, de quién lo va a saludar y de quién es el doctor.

Todos deben estar allí porque de alguna manera nuestro trabajo impacta la venta con el paciente. Entonces todos deben estar allí.

Que la persona sepa que somos un grupo trabajando detrás para que las cosas se den mejor.

Incluye también las preguntas frecuentes. Los pacientes terminan preguntando las mismas cosas siempre, entonces anticípate. esas preguntas las podemos responder de antemano, por si esas son las preguntas que la persona tiene, de una vez las encuentre resueltas allí y piense que has pensado en sus dudas y que las estás solucionando allí.

Cada pregunta que el paciente tiene es un NO en potencia. En la medida en que las soluciones, vas a lograr que la persona esté más cerca de sí y por tanto esté más cerca de venir a tu consulta como paciente.

 

Cuéntales tu historia, ¿cómo ha crecido tu clínica? Tu misión, visión, valores; la filosofía de la clínica, porque estás enfocado en ciertos pacientes y no en otros. Haz énfasis en todo lo que ha sido tu trabajo.

Este documento del cual les estoy hablando tiene que llevar la marca personal implícita, es decir, va de llevar el logo, los colores, las fuentes que utilizan, la marca personal debe verse reflejada en ese documento del que les estoy hablando para que la persona te vaya identificando.

Si tienes certificados o premios que hayas ganado o te has destacado como el mejor en una cosa o soy docente, cuéntalo; que somos miembros de la sociedad X, esto te da un respaldo. Si has hecho algún tipo de publicación de artículos, si tienes un blog, prensa, o si tienes libros, o una página web donde pones contenido sobre lo que él necesita.

Inclusive le puedes poner los enlaces a los artículos que tú crees que él puede consultar para ampliar la información sobre lo que se le va a hacer. Es súper importante eso, que tenga toda esa parte que pueda ver, que tú eres una persona inquieta, que eres un experto.

Es importante ir mostrándote como experto porque al paciente le da más confianza eso; recuerda que somos un desconocido para este paciente. Entonces en la medida en que vea este tipo de pruebas, le vamos siendo una persona más confiable.

Puedes mostrarle algo de tu compromiso e impacto social. Muchos de los colegas hacen cosas como ayudar a una fundación, asistir periódicamente a eventos benéficos, de vez en cuando participan en brigadas de salud en algún lugar, trabajan con un grupo de personas en especial dando un servicio muy económico o gratuito, o ayudando a que alguna cosa en beneficio de otros ocurra.

Esto hay que contarlo. Es más, hay que conectarlo con nuestro servicio, decirle, por ejemplo, por cada 10 $ que usted paga en mi consultorio uno lo destinamos a la Fundación X, con la cual ayudamos a que los niños con tal problema puedan resolver su situación odontológica. En la medida en que nosotros logramos conectar esta parte de impacto social con nuestros planes de tratamiento y eso le hace más sentido a los pacientes y en muchos casos te escogen por esa razón; ellos se sienten de alguna manera también o ayudando a esa causa con el simple hecho de comprar tus servicios.

Entonces si hay dos personas que está viendo de manera equilibrada, igual ambas personas le parecen súper interesantes. Pero tú además tienes este impacto social y esta ayuda es seguramente te van a escoger a ti por encima de la otra persona, porque van a ver en ti a alguien que tiene un poco de más vocación de servicio.

Recuerda que eres un profesional de la salud y todo el mundo espera que tengas una vocación de servicio muy grande.

Y por último, por supuesto, debes incluir la información de contacto. A veces parece tan obvio, pero al final muchas veces solamente pones el teléfono del consultorio y resulta que hoy día es más importante el celular, el e-mail, la página web, las redes sociales, todos esos son informaciones de contacto donde quieres que el paciente vaya, mire y te siga.

 Si tienes unas redes bien manejadas, una página web interactiva, actualizada, quieres que los pacientes vayan y te investiguen porque saben que muy poquitos lo tienen. Cuando hay una persona que tiene algo que mostrar en los canales digitales que otros no tienen, esta persona se va a ver con una fuerza mayor. Por eso es tan importante tener presencia digital hoy día, por eso es tan importante que tengamos canales digitales con presencia seria, es decir, publicando contenido.

No pretendas que tus pacientes te recuerden a diario si tu no públicas a diario. Imagínate este paciente que fue a mirar tus redes sociales porque quiere hacerse un tratamiento contigo y tu última publicación fue hace meses o años, lo primero que va a pensar es si todavía existes o si cerraste porque no pareces estar activo.

Recuerda además que nuestra principal población de pacientes son hoy día millenials y centennials y cada vez va siendo más grande.

Hoy podemos tener pacientes desconocidos y tener pacientes extranjeros, porque dependemos más de una reseña que de la voz a voz.

 

Ese desconocido le está hablando a otro desconocido de ti y puso lo que quiso porque quiso. Así como ponen reseñas buenas, también pone reseñas no tan buenas y al final este desconocido se hace una idea general. Y esas reseñas le dan confianza para ir a tu consultorio. 

Al mostrarle el precio del tratamiento a los pacientes podemos mostrar una, dos o hasta tres formas de pago. No le muestres más formas de pago porque los confundes.

El costo de no hacerse el tratamiento es algo que también debemos incluir dentro de los planes de tratamiento y así como muestras el caso de éxito, puede mostrar el caso del paciente que no se hizo nada que pueden ser sacados de libros o de casos clínicos, de personas que se descuidaron y después de un año 2 o 3 perdieron los dientes o pasó tal cosa.

Si el paciente no ve la urgencia, no ve la gravedad de no hacerse el tratamiento.  Probablemente nunca lo decida, porque siempre va a haber un último iPhone que comprar.

La odontología, no necesariamente es la prioridad de los pacientes, nadie quiere estar yendo al odontólogo. Entonces, si quieres que los pacientes vengan contigo, tienes que poder mostrarles la importancia de tu tratamiento por encima de cualquier otro tipo de compra que ellos quieran hacer.

Es importante también mostrarles a los pacientes el valor total del tratamiento dividido en fracciones diarias por ejemplo un tratamiento de $1.000 dólares equivalen a un café en Starbucks durante un mes.

Conclusiones

Como ves, está prohibido dar cotizaciones verbales o en cualquier papelito escrito de cualquier manera. Hoy día se presentan planes de tratamiento idealmente digitales.

Es importante mostrar lo que somos, porque nosotros y no el otro, pero contárselo de una forma muy profesional.

Después de esto, si el paciente ya no viene contigo, es porque tal vez no era tu paciente o no era su momento, pero cuando un paciente recibe un plan de tratamiento con todo este sustento lo menos que piensa es que eres un profesional idóneo y se sentirá muy confiado de venir a hacer un tratamiento cuando así lo considere.

Además, pueden tener una plantilla base que crean una vez y simplemente personalizan el plan de tratamiento según el caso.

Al final, los procesos que se van a destacar primordialmente son los mismos, los productos o servicios son los mismos, lo que tiene que ver con certificaciones de impacto social es lo mismo, pero cuando lo enfocas de acuerdo a la necesidad de los pacientes, les vuela la cabeza y tener unos resultados mucho mejores.

Si quieres saber más de todos estos temas empresariales te invito a que me sigas en Facebook, Instagram y Youtube y a que te registres en el cajón de contacto que esta al inicio de este artículo para que recibas información de todos los recursos que vamos preparando para ti cada semana.

He preparado para ti, la masterclass “Mi estrategia para aumentar los ingresos de tu consultorio odontológico sin esclavizarte” en la cual te doy pautas adicionales para que optimicen los procesos para aumentar tus ingresos. Tarda alrededor de 30 minutos, pero te aseguro que va a transformar tu consulta

¿Por qué fracasan los consultorios particulares?

¿Por qué fracasan los consultorios particulares?

por | Gestión empresarial

¿Por qué fracasan los consultorios particulares?

Introducción

Este 2020 se convirtió en oportunidad para unos y desastre para otros, dependiendo del manejo de las competencias empresariales que tenían los dueños o socios de los consultorios particulares para la gestión empresarial, el marketing y las ventas.

Haciendo una revisión de los artículos publicados sobre el tema, Forbes publicó un artículo en 2013 en el que asegura que 8 de cada 10 negocios nuevos no superan los 18 meses; eso significa una tasa de fracaso del 80%. Afortunadamente, varios analistas han refutado estos datos.

Por otro lado, el Bureau of Labor Statistics de los Estados Unidos afirma que en este país, el 20% de los pequeños negocios no supera el primer año, y 50% los 5 años; Un poco mejor, pero sigue siendo preocupante. Sin embargo, indican que las industrias con mejor tasa de supervivencia son las de cuidado de la salud y servicios sociales, con una tasa de supervivencia a los 5 años del 60%. Aquí estarían los consultorios y clínicas particulares.

La misma fuente asegura que para América Latina la situación se muestra aún mas grave. Allí se estima que sólo el 25% de los nuevos negocios sobrevive mas de 2 años1. Las razones principales de esta tasa de fracasos serían:

La falta de planificación para acceder al mercado, para evaluar la demanda de los productos que ofrecerán, la competencia y la viabilidad del negocio.

Tomar malas decisiones al quedarse sin fondos y ser incapaces de acceder a nuevas vías de financiación; debido a la falta de estrategia y poca preparación para anticiparse a la situación que se les avecinaba.

Según Investopedia, las 4 razones mas importantes por las que los negocios fracasen son:

Falta de capital

Mala gerencia

Falta de planificación, mercadeo improvisado y errático

Problemas de flujo de caja.

Por último, el análisis realizado por CBInsights de 101 Startups, las razones de fracaso más comunes fueron:

  • Propuesta de valor deficiente: 42% ofrecen productos o servicios que el mercado no necesita, el 19% fueron superados por la competencia y 17% por pobre oferta de producto.
  • Debilidades en la gerencia financiera: 29% se quedan sin caja para operar; mas aún, 82% presentan limitaciones de flujo de caja como factor contribuyente y el 18% fallan por no definir precios y costos adecuados.

Factores que favorecen el fracaso de un consultorio

Cualquiera que se haya dado una vuelta por su ciudad, se habrá dado cuenta de la cantidad de pequeños negocios con un aviso que dice “se vende” o “se permuta” y los consultorios o clínicas pequeñas no son la excepción.

Existen incluso esos locales con la fama de que nada les funciona. Ni hablar de las familias endeudadas que han invertido todos sus ahorros, incluso han adquirido préstamos bancarios o deudas con particulares para montar ese consultorio soñado.

Teniendo en cuenta los artículos anteriores y algunos estudios más, los principales factores que provocan esa elevada tasa de fracasos son:

No tener un plan de negocio previo.

Si antes de emprender con un consultorio particular hubiéramos analizado profundamente el mercado y la competencia habrían saltado las alarmas indicando fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas.

Necesitamos un plan de negocio que nos ponga en la peor situación, pues créeme que siempre los gastos serán mayores de los previstos mientras los ingresos serán por debajo de lo esperado. Incluso el tiempo que vamos a tardar en arrancar suele ser más alto del que pensamos, y por tanto, necesitamos conocer de antemano este panorama completamente adverso para preparar nuestra estrategia.

Exceso de deuda.

A veces intentamos crecer muy rápidamente y en el afán de resultados rápidos no hacemos un correcto plan e improvisamos en decisiones y por ende en resultados.

La mayoría de los consultorios comienzan con créditos de diferentes tipos y en un alto porcentaje, muchos cierran por no poder hacer frente a los pagos.

Hemos de ser muy cautelosos cuando de iniciar un nuevo negocio se trata por las implicaciones que tiene, midiendo bien los riesgos y beneficios y especialmente de dónde traeremos pacientes/clientes y ventas para garantizar su supervivencia,.

Decisiones impulsivas:

En ocasiones ofrecemos productos y servicios porque todo el mundo lo hace sin analizar si es una necesidad real del mercado o una moda pasajera y, si es real, que tan rápido y fácil pueden copiar e inclusive superar nuestras ventajas competitivas.

O decidimos comprar equipos o contratar personas que creemos indispensables y en realidad no lo son en el momento.

A veces intentamos crecer muy rápidamente y en el afán de resultados rápidos no hacemos un correcto plan e improvisamos en decisiones y por ende en resultados.

Ni hablar de la cantidad de inversión en más y más actualizaciones en nuevas competencias de la profesión con la ilusión de encontrar esa que nos llenará de pacientes o en tantos “objetos brillantes” que han aparecido hoy día prometiendo con algunas publicaciones y una muy baja inversión, crear un flujo de pacientes consistente gracias a su conocimiento en marketing digital, sin mencionar su desconocimiento en odontología u otras profesiones de la salud.

No quiere decir que un experto en marketing no pueda llevar adecuadamente una campaña para un consultorio o clínica, claro que sí! Pero antes deberá estudiar el nicho, ele mercado y el matiz de una consulta particular.

Finanzas básicas:

En muchos casos definimos los precios de nuestros servicios  basados en lo que cobra la competencia y no tenemos los conocimientos financieros básicos ni estamos bien asesorados sobre los costos fijos, variables, la rentabilidad, el punto de equilibrio y en general lo que tenemos que generar de ingresos para que tener tranquilidad financiera, poder funcionar bien, crecer. En muchos casos ni siquiera tenemos un objetivo financiero claro.

Un error  frecuente es mezclar las finanzas del negocio con las personales. Pagar las obligaciones  personales con los beneficios de la empresa es algo que nos impide saber si el negocio es rentable o no. Simplemente sacamos del mismo bolsillo para pagar la nómina de empleados y el mercado de la casa y no sabemos cómo se va el dinero.

Gestión de personas.

Uno de los aspectos importantes es el equipo de trabajo, quienes son, que funciones cumplirán y que perfil deben tener según el cargo;  las personas que van a trabajar para mí y que me van a ayudar a marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

La “experiencia de usuario” suele ser la que marca la diferencia entre el éxito y el fracaso y ahí mis empleados marcarán gran parte de esa diferencia.

Por ello será importante saber cómo reclutar, retribuir, mantener y motivar a los empleados, que son los que van a ayudarme a atraer y retener a mi clientela presente y futura.

Un empleado mediocre y/o poco comprometido, puede acabar con todos nuestros esfuerzos,  los clientes no te darán tregua ni entenderán que estás comenzando, ten en cuenta que si los empleados son mediocres tu consulta será mediocre y la experiencia de los pacientes también.

No crear un capital de reserva.

Los expertos aseguran que si no tienes un fondo de emergencia para tu consultorio que pudiera protegerte económicamente al menos durante 3 meses malos podrías estar ahogándote en un momento difícil temporal por falta de previsión.

Mala elección del local:

Es importante hacer un estudio de mercado antes de escoger el local donde vamos a funcionar.

Un local céntrico es más caro que un local en una calle más escondida, pero probablemente el local céntrico sea más rentable aunque paguemos el doble.

Ten en cuenta que cuando decidimos ubicarnos en zonas o centros médicos donde los pacientes encuentran mucha oferta, necesitaremos mucha mayor diferenciación.

Adaptación y flexibilidad.

70% de las empresas no sobreviven a los cambios. La capacidad de reconocer las oportunidades y ser lo suficientemente flexible como para adaptarse es imprescindible para sobrevivir y prosperar en el mundo de los negocios.

A veces nos enamoramos de nuestro modo, de la forma como imaginamos que debiera ser y funcionar todo pero ni los pacientes ni las circunstancias lo señalan así.

Escuchar el mercado, leer las señales y adaptarse a los cambios lo más rápido posible nos pone por encima de la competencia y entonces nos convertimos en líderes, en expertos en esta nueva situación.

Un alto porcentaje de empresas que fracasaron tenían dueños o socios que antes de la quiebra se sentían infalibles. “Tú de esto no sabes”, “yo de esto sé más que tú”, y evidentemente desperdiciaron la oportunidad de aprender de otras personas que podían aportar algo. 

Si las condiciones del mercado cambian, si la estrategia que tienes no te está funcionando, cambia, toma riesgos, quien no toma riesgos calculados no logrará resultados excepcionales, y puede fracasar pero de ahí aprenderá para volver a arriesgarse,  así es que crecen los negocios. Por supuesto los riesgos se analizan y en lo posible se calculan, no han de ser un salto al vacío sin haber siquiera visualizado a donde estamos apuntando.

Desconocimiento del marketing.

Suponiendo que eres un excelente profesional en tu sector que te rodeas de los mejores y tienes un excelente producto o servicio, lo cierto es que no tienes nada si la gente no sabe que estás ahí.

Eres simplemente el secreto mejor guardado. Los pacientes/clientes ya no van a entrar espontáneamente por la puerta, al menos con la frecuencia que queremos y es peligroso en este momento.

Muchos profesionales de la salud, dan por hecho que es el paciente/cliente el que debe entrar libremente por la puerta del negocio, y eso ha cambiado.

Ahora hay que ayudarle a entrar por la puerta, y eso se llama marketing, el cual por suerte, hoy día ofrece las mismas posibilidades a un negocio pequeño que una gran empresa.

Lo más grave del desconocimiento del marketing es el desconocimiento de nuestra propuesta de valor, esa razón fundamental por la cual nos deben preferir, por la cual somos la mejor elección. En muchos casos nosotros mismos no lo sabemos.

No saber vender nuestros servicios.

Las ventas son lo que indican el éxito o fracaso de un consultorio. Simplemente sin ventas, no hay negocio. Es por ello que debemos aprender a vender nuestro servicio, enseñar a nuestro equipo, practicar la venta y especialmente vendernos a nosotros mismos primero que todo.

Entender que la venta de tus servicios es lo mejor que puedes ofrecer a tus pacientes/clientes para solucionar sus problemas. Que debe ser a un precio justo para las dos partes.

De corazón te digo que debes amar las ventas si quieres tener un negocio rentable y exitoso, de otro modo mejor trabaja para otro que le gusten y no te desgastes montando un consultorio que va a fracasar tarde o temprano.

Conclusión

Los 10 factores anteriores son todos igualmente importantes, y es fundamental ir uno por uno recorriéndolos y analizando cuál podemos mejorar y cómo. La única forma de avanzar es reconocer que algo no funciona, detectar nuestros fracasos, ajustar la estrategia, implementar los cambios necesarios y seguir. De eso se tratan los negocios y la vida.

Nadie tiene una fórmula mágica del éxito. Es más, lo que funciona para uno no funciona para el otro, simplemente hay principios fundamentales que harán que el nuestro en particular funcione.

Este es un tema confrontador pero cruzarlos ayuda muchísimo y te acerca al logro de tus objetivos.

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No se cuando estás leyendo esto, lo estoy escribiendo a finales de 2020 en medio de la pandemia del Covid 19 y aún así te digo que lo que pasa afuera, alrededor del mundo no define lo que debe pasar en nuestros consultorios.

Vuelvo a decirte el primer párrafo de este artículo: este 2020 se convirtió en oportunidad para unos y desastre para otros, dependiendo del manejo de las competencias empresariales que tenían los dueños o socios de los consultorios particulares para la gestión empresarial, el marketing y las ventas.

Por ahora te invito a que me sigas en mis redes sociales, en mi canal de youtube y a que te suscribas a este blog para que recibas todas las semanas información sobre marketing, ventas, gestión, mentalidad y todo lo relacionado con convertir tu  consultorio en una empresa que un día funcione sin ti y para ti.

Todo sobre delegar en tu consultorio odontológico

Todo sobre delegar en tu consultorio odontológico

por | Gestión empresarial

Introducción

Delegar en otras personas es totalmente necesario para favorecer el crecimiento de la empresa, pues de lo contrario una empresa pierde eficacia a la hora de solucionar los problemas que puedan surgir y se demorará en crecer mucho más.

La única forma de liberar tiempo para dedicarte a las tareas que deseas y que son realmente rentables y valiosas para tu consultorio, es delegar.

¿Qué es delegar? 

Delegar es otorgar o ceder a otra persona la responsabilidad u obligación, para que desarrolle ciertas funciones temporal o definitivamente.

El dueño del negocio o quien delega debe tener claro que hay muchas maneras de hacer las cosas bien y especialmente confiar que ha elegido bien y que cada miembro de su equipo, tiene muchas capacidades en el ejercicio de sus funciones y un alto compromiso con la empresa.

Principales temores al delegar

Hay varias razones por las cuales no nos sentimos confiados al momento de delegar. La primera es cuestión de ego, creemos simplemente que nadie lo sabe hacer tan bien como nosotros así que preferimos asegurarnos y hacerlo por nuestra cuenta. La segunda es cuestión de confianza en las capacidades suficientes de alguno de los miembros de nuestro equipo para desarrollar la tarea y por último, no vemos realmente los beneficios de delegar. En ocasiones hasta pensamos que nos cuesta más, nos genera estrés, pérdida de tiempo, entre otros

Ventajas de delegar

Hay muchas pero las podría resumir en las siguentes 5:

  1. Disponer de más tiempo para ti y tu familia es diría yo una de las principales razones por las que un profesional de la salud decide delegar. Hay un momento en que el ejercicio profesional se nos vuelve más del 80% de nuestra vida y aún así, tenemos dificultades para concluir, de manera eficaz y dentro de los límites de la jornada laboral, el trabajo o los objetivos del día. Al delegar puedes hacerte cargo de las actividades más importantes para tu empresa, aquellas que generan pacientes e ingresos y delegar la parte operativa en la medida de tus necesidades y así. además de disponer de tiempo libre para disfrutar de la familia, los amigos y las actividades personales.

  1. Mejorar la productividad. Al delegar, el rendimiento y la eficiencia de los procesos mejora lo cual se traduce en mayores resultados con menor inversión de recursos de todo tipo. La clave está en detectar los recursos subutilizados, en detectar exactamente en quien delegar, cuales son las competencias, habilidades y gustos de los miembros del equipo y como engranar todo a favor del consultorio o clínica.

  1. Evitar enfermedades. Cuando existe una sobrecarga de trabajo que perdura en el tiempo y se observa que el trabajo no sale adelante tal y como estaba planificado, aparecen los primeros síntomas de estrés y con ellos los quebrantos de salud. Frecuente mente cuando estamos abusando de las jornadas laborales finalmente terminamos enfermos o fundidos. No hay que esperar a que llegue ese momento para tomar medidas.

  1. Mejora el clima laboral. Al transferir tus responsabilidades a otras personas, les estás ofreciendo la capacidad de aprender, de crecer profesionalmente y de desarrollar nuevas habilidades y destrezas que posiblemente no habían necesitado poner en práctica hasta el momento. Esto hace que se sientan valorados y su motivación y compromiso por el trabajo aumenta notoriamente. A todos nos gusta sentirnos importantes y valorados y saber que nuestro trabajo es importante para el logro de los resultados deseados por muy simple que sea.

  1. Mejorar el liderazgo. Un buen líder es aquel que es capaz de confiar en su equipo y asignarles tareas y responsabilidades con la seguridad de que son capaces, da ejemplo, enseña, corrige en privado y reconoce en público. Tus empleados verán en ti un profesional seguro, que sabe que para crecer no lo puede hacer solo y necesita de ellos y eso generará una gran admiración en tu gestión.

¿En quién delegar?

Antes de delegar, asegúrate que estás utilizando tecnologías para optimizar y facilitar los procesos; esto puede ahorrarte la contratación de otra persona en quien delegar.

En resumen, asegúrate que estás usando tus recursos actuales al máximo, es posible que no requieras contratar a un empleado adicional sino lograr que uno que ya tienes, realice las funciones que se requieren y para las cuales está capacitado. Muchas veces tenemos personal subutilizado, tecnología subutilizada, tiempo subutilizado. Revisa primero eso antes de contratar a alguien nuevo o adquirir nuevos recursos.

Puedes delegar en contratistas independientes, freelancers, colegas. Además, si tienes personas a tu alrededor que son inteligentes y talentosas, debes darles nuevas responsabilidades y hacer que ellos a su vez deleguen.

Ten en cuenta que puedes contratar, dependiendo de la actividad, a asistentes virtuales que pueden costarte mucho menos y ser igual de eficientes. Las contrataciones pueden ser por actividad, por horas, por prestación de servicios o por contratos laborales tradicionales.

Aspectos a tener en cuenta para decidir delegar

Cuando no dominas bien el proceso, será más fácil delegarlo, pero soltarle a otro la rienda de algo que haces bien puede ser algo doloroso.

Sin embargo, delegar es el primer paso hacia la automatización de tu negocio, que significará tu libertad de tiempo y dinero, así que mejor que lo aprendas y aceptes pronto.

Este proceso requiere tener en cuenta varios aspectos para que no se convierta en un problema:

  • Define las acciones que vas a delegar de acuerdo a las necesidades de tu consultorio y tus necesidades como profesional de la salud.

  • Define los objetivos que quieres alcanzar.

  • Analiza cómo estás perdiendo el tiempo tratando de hacer labores facturables y no facturables que se requieren, pero para las cuales no tienes la preparación suficiente

  • Analiza cuáles labores resultan más costosas que tú las hagas a que las haga otra persona.

  • Define si haces labores innecesarias o que pueden eliminarse.

  • Documenta cualquier proceso que vayas a delegar, de modo que quien tome el cargo conozca los detalles del trabajo, la manera como quieres que se haga. Esta información deberá estar disponible para todo el que la requiera.

El paso a paso para delegar con efectividad

Lo más importante es determinar dónde tú, como dueño del negocio, eres indispensable y dónde puedes delegar.

  1. Define que vas a delegar y documéntalo para asegurarte que la persona que lo haga esté correctamente informada de su nueva función

  2. Busca en quien delegar, primero idealmente dentro de las personas del equipo que ya te acompaña. Es mejor transmitir la idea que pueden crecer en tu consultorio o clínica y no que trajiste a alguien por encima de ellos para hacer algo que quizá alguno estaba en capacidad de ejecutar

  3. Comunica la tarea a la persona, explícale el paso a paso, pídele que te lo repita con sus palabras y pregúntale si le gusta ese encargo que le estás haciendo. Si a la persona no le gusta, mejor buscar otra

  4. Explícale el contexto, responsabilidades, autonomía, respaldo también debe quedarle claro que no se trata de que haga el trabajo de dos personas, usualmente al delegar, así como aumenta la responsabilidad aumenta la remuneración, la autoridad, usualmente va ligado a un ascenso o esa persona tendrá a su cargo un grupo con el cual podrá ejecutar sus nuevas tareas y las que hacía hasta el momento.

  5. Establece las responsabilidades, lo que se espera, las metas,

  6. Define los recursos con que cuenta y las prioridades de la compañía para que pueda tomar acciones y decisiones en consecuencia.

  7. Mantén la comunicación abierta; si bien la persona tiene total autonomía en las decisiones, la idea es que siempre pueda preguntarte, comunicarse.

  8. Logra el compromiso, empodera a la persona en sus labores, pregúntales si tiene todo lo que necesita para lograr los resultados que esperas o de lo contrario, indaga que más le falta, resalta siempre sus capacidades y tu confianza en que puede lograr los resultados sin problema.

  9. Monitorea el trabajo, establece reuniones periódicas de seguimiento de resultados para tranquilidad de todos especialmente al principio. Corrige en privado y siempre asertivamente.

  10. Reconocimiento: Asegúrate de reconocer en público el buen trabajo realizado y la forma como ha impactado los resultados del consultorio. Otorga beneficios en público para estimular a todos.

Conclusión

Si quieres automatizar tu negocio y que funcione sin ti, tienes que delegar. No hay otra manera. Lo importante es sistematizar el proceso, documentar el paso a paso para que quien vaya a reemplazarte en la actividad, sepa exactamente la manera en que tu quieres que ocurra.

A veces entre profesionales de la salud es difícil delegar, porque el otro es tan especialista como tu. En estos casos, tu no vas a decirle cómo tiene que hacer la parte operativa, para la cual estará tan preparado como tu o más, pero si le vas a indicar la filosofía y los valores de tu marca personal, de tu consultorio o clínica. Porque recuerda que los pacientes te han escogido es por tu sello personal y eso tiene que sentirlo en cada persona que lo atiende en tu negocio.

Si quieres saber más de todos estos temas empresariales te invito a que me sigas también en Facebook, Instagram, Youtube para que recibas información de todos los recursos que vamos preparando para ti todos los días.

Quiero invitarte además a que descargues  la masterclass “5 pasos para lograr una consulta rentable que funcione sin ti” en la cual te explico las diferentes fases que va recorriendo un odontólogo a lo largo de su ejercicio profesional hasta convertirse en un empresario con libertad de tiempo dinero y ubicación. Tarda alrededor de 30 minutos pero te aseguro que va a transformar tu manera de ver tu ejercicio profesional.  

Te invito también a que recorras esta web, donde encuentras información de valor que no publico en ningún otro lado y que preparamos especialmente para el crecimiento de tu consulta particular. 

Soy Erika Herrera especialista en ortodoncia y master en marketing estratégico y ventas y estoy encantada de que estés aquí.

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Un abrazo virtual

Guía básica para automatizar tu consultorio odontológico

Guía básica para automatizar tu consultorio odontológico

por | Gestión empresarial

Guía básica para automatizar tu consultorio odontológico

Definición

Automatizar un consultorio es un concepto que suena un poco extraño para muchos de los profesionales de la salud. Automatizar no es otra cosa crear mecanismos para que la conversión de potenciales pacientes en pacientes reales ocurra sin la intervención humana, en la medida de lo posible. Para esto hay que planificar e implementar todas acciones de forma sistemática, duplicable y medible, de modo que logres tus objetivos, optimizando tu tiempo al máximo. Por supuesto que esto trae unos beneficios increíbles en los resultados de tu negocio, en todo sentido.

La automatización no necesariamente se refiere a tecnología y sistemas, sino especialmente a crear sistemas repetitivos gracias a la documentación de los procesos en el consultorio, para que cualquier persona que los ejecute y los haga de la manera como tu lo has determinado.

La única forma de delegar correctamente y que un día te puedas ir tranquilamente de vacaciones porque la clínica funciona perfectamente sin ti, es que hayas documentado cada uno de los procesos de gestión y servicio,  tal como has documentado los procesos clínicos.

No importa el tamaño que tenga tu consultorio o clínica,  necesitas empezar a automatizarla desde ya para que puedas gestionarla adecuadamente en el menor tiempo posible; esto te hará la vida más fácil y verás mejores resultados.

Ventajas de Automatizar tu Consultorio

 

  1. Multiplicas tu productividad, es decir, ahorras tiempo, trabajas menos produciendo más, en otras palabras, tu consultorio o clínica trabajará para ti y no tu para él.

En todas las empresas sin importar la industria, la automatización es parte del éxito ya que mejora el rendimiento, la productividad y los resultados con menos estrés. Las posibilidades de crecimiento son definitivamente mayores.

  1. Haces un marketing más personalizado lo que significa con mayores resultados. Podrás clasificar a tus pacientes por intereses, edades, género, antigüedad y así mismo enviarles las comunicaciones de acuerdo al interés de cada grupo.

Existen las etiquetas en el marketing digital que nos permiten ver el comportamiento de nuestros pacientes en todos los canales de internet y de ese modo ir conduciéndolos por el proceso de venta.

  1. Ahorras costos de marketing y publicidad porque enfocas tus recursos en una sola plataforma, con pasos claros y definidos.
  1. Automatizar la clínica o consultorio permite que funcione estemos o no estemos presentes, es la situación ideal de la mayoría de los profesionales de la salud empresarios. Esa fue una de las grandes motivaciones que tuvimos para optar salir de la zona de confort y montar nuestro propio negocio.

Además, una de las principales razones por las que los profesionales de la salud no se le miden a gestionar sus clínicas adecuadamente con procesos definidos de marketing y ventas, es porque no tienen tiempo, ya están abrumados sólo con el ejercicio profesional y pensar en gestión, marketing, ventas, sencillamente, no les provoca por muchos beneficios potenciales que pueda traer.

  1. Esto además hará la vida más fácil a todos, mejorará el clima laboral y evitará las improvisaciones o suposiciones, que son la principal causa de problemas.

Sí prefieres escucharme, te dejo aquí el episodio del podcast de esta semana:

 

¿Qué puedes automatizar? 

 

La automatización puede impactar varias áreas de tu negocio como son las comunicaciones con los pacientes y proveedores, las ventas, el servicio al cliente, las campañas de referidos, fidelización, toda la gestión administrativa incluyendo la contabilidad, la cartera, las contrataciones, los eventos, entre otros.

A continuación, voy a contarte algunas de las principales actividades que se pueden automatizar en tu consultorio o clínica para que funcione sin ti:

  1. La comunicación con los pacientes y proveedores: podemos hacer muchas cosas para automatizar nuestras comunicaciones con pacientes potenciales y proveedores o aliados, por ejemplo, responder inmediatamente a una solicitud de contacto a través de un e-mail con una frase común como

“Hola (nombre), gracias por comunicarte con la clínica X en el momento no podemos atender tu llamada, pero en breve una persona del equipo se pondrá en contacto para solucionar tu requerimiento”

Cuando esto ocurre el software no sólo le está respondiendo a esa persona,

haciéndole saber que su mensaje no se va perder, sino que ya ha sido recibido; además le comunica a un miembro del equipo que se ha recibido este mensaje de modo que la persona pueda hacer el seguimiento con una llamada telefónica. Eso se podría ser también con un chat telefónico tipo WhatsApp Business

Hay algunas plataformas como Messenger, donde funcionan los recientemente famosos chatbots, donde podrías incluir cosas como formularios, calendarios de citas, información de servicios, vídeos, fotos, las campañas de la clínica, con un altísimo porcentaje de apertura. A medida que el paciente interactúa la plataforma le va respondiendo según se programe.  En fin, existen plataformas completamente robotizadas para mejorar la experiencia del paciente potencial o proveedor.

  1. Otra cosa que puedes hacer de manera automática es capturar pacientes potenciales a través de Internet ofreciendo contenido gratuito. Si la persona se interesa, dejará su e-mail o su teléfono, para que le sea enviado el contenido gratuito y de ese modo quedará suscrito a tus correos electrónicos (newsletter) o a tus contactos telefónicos.  Tanto la suscripción para recibir ese recurso gratuito como los correos electrónicos posteriores pueden ocurrir de manera automática, es más, puedes identificar cuáles pacientes potenciales fueron generados con ese contenido y te ayudará a medir la efectividad de atracción, cuando lo compares con los clientes que efectivamente compraron
  1. Puedes automatizar la publicación del contenido que se va a subir en tu redes sociales, tu blog, emails, para que salga en la fecha y hora que deseas.

La automatización también nos ayuda a tener una buena primera impresión con los clientes enviándoles una serie de correos con información de bienvenida para poder confirmar o cancelar su cita y luego hacer el seguimiento correspondiente.

  1. Algo que ayuda a mejorar las expectativas del servicio al cliente, es responder a todas las consultas de ayuda; es posible facilitarle al cliente la comunicación con un solo clic de modo que el proceso sea más rápido más personalizado. Darle trámite rápido y automatizado a las llamadas de los pacientes después de un procedimiento o ante dudas de un presupuesto puede hacer la diferencia.
  1. Por supuesto la automatización también nos permite enviar recordatorios de citas, desarrollar programas de fidelización, pedir referidos, medir la satisfacción del cliente a través de encuestas
  1. Los clientes podrán por ejemplo, tener acceso a sus exámenes complementarios en sus historia clínica a través una contraseña.

 

  1. También es posible que reciban felicitaciones por cumpleaños, aniversarios de fechas especiales de manera automática y personalizada.
  1. En cuanto a las ventas, algunas personas que hacen ventas de productos recurrentes, se ven completamente beneficiadas, porque la automatización les permite repetir de manera cíclica y ordenada, los pedidos de cada paciente recordándoles además que su suministro se está agotando y preguntándoles si les gustaría comprar más o enviándoles directamente el pedido en la fecha correcta si ya se ha acordado que así será. Esto genera un beneficio mutuo que es la conveniencia del paciente y las ventas para ti.
  1. La automatización también te permite tener una cartera saneada, enterarte rápidamente cuando falla un cargo de facturación o quien tiene pagos retrasados, te permite además hacer cobro de tarifas de forma recurrente, te avisa en caso de tarjetas próximas a caducar, puede recordar los pagos y sus montos a los pacientes también.
  1. Otra cosa que se puede automatizar es todo el proceso de registro de un evento, la lista de tareas, la promoción de dichos eventos, los pagos, suscripciones, en fin, casi todo.
  1. Ni qué decir de la gestión de tu consultorio o clínica donde hay mucho trabajo repetitivo y si bien automatización no puede reemplazar cada tarea realizada por personas, pueden mejorar los procesos repetitivos que requieren de personas, ayudándoles a ahorrar tiempo y a mantenerse organizados.
  1. Todo lo que tiene que ver con contratos, pago de impuestos o documentos importantes en las empresas toda la contabilidad son procesos que se pueden automatizar; inclusive los procesos de contratación se hacen hoy en día a través de portales de trabajo en línea o simples recopilaciones de hojas de vida por correo electrónico.
  1. Por último, hay un mundo que apenas comienza a explorarse en el campo de la salud que son las aplicaciones que pueden crearse para dar soluciones específicas y fáciles a necesidades específicas de nuestros potenciales pacientes. Podrías crear la tuya. Solo busca algo que todos los pacientes quisieran solucionar y que aún no tiene solución. Cuantas veces no has dicho si hubiera…. O si existiera…, cuéntale a un programador y tal vez esa persona pueda cristalizar tu idea.

Estas son tan solo algunas de las principales acciones que se pueden automatizar en un consultorio o clínica, pero si ves pueden ser ilimitadas.

Comienza por las más simples y piensa como cada nueva acción que implementes en tu clínica la puedes automatizar para que de una vez esté automatizada y documentada cuando la empieces a realizar.

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Ejemplo de automatización

 

Iván es un doctor que deseaba fidelizar a los pacientes que llegaban a su clínica para garantizar que una vez terminaran el tratamiento, volvieran a escogerlo a el cuando necesitaran un nuevo servicio.

Para esto decidimos que lo mejor era garantizar la constante comunicación con el paciente para mantenernos en su recordación para lo cual implementamos las siguientes acciones automáticas:

  • Lo incluimos en nuestro Ciclo eterno de valor del Blog, mediante el cual le enviamos artículos mensuales acerca de temas de salud que pudieran interesarle. Esto a través del email que gracias al CRM que se manejó se puede saber si el paciente abre o no el correo.
  • Creamos un boletín trimestral que también enviamos a todos los pacientes estén o no estén en tratamiento activo, informando acerca de las noticias y novedades en el consultorio de forma automática.
  • Decidimos automatizar las felicitaciones por cumpleaños agregándoles un bono de regalo a todos los pacientes activos o no.
  • Decidimos automatizar la celebración de la navidad enviando un pequeño detalle personalizado a los pacientes activos o no.

Están fueron tan solo algunas de las acciones que automatizamos en su clínica. Lo importante es que para cada momento del servicio que prestamos se puede crear un esquema de automatizaciones que garanticen que todos los procesos ocurran.

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6 Herramientas de automatización básicas para un consultorio o clínica

 

Muchos procesos se pueden automatizar en nuestro consultorio para que todo empiece a funcionar adecuadamente y sin improvisaciones. Sin embargo necesitamos herramientas para ello. Algunas de las más usadas son

  1. Un Software para historias clínicas que nos permita tener muy organizada la información personal de nuestra base de datos pues a partir de allí tomaremos las acciones que se requieran
  1. Un CRM o Costumer Relationship Management, un software para gestionar el servicio al cliente, según el comportamiento de los mismos.
  1. Una plataforma de email marketing, que usualmente puede ser la misma del CRM, como es el caso de active campaign, y que permite enviar correos masivos a nuestros pacientes de forma automática
  1. Las campañas de publicidad online se pueden automatizar, seleccionando a segmentos específicos de clientes con duración, valor, ubicación del público e intereses específicos, entre muchas otras cosas. Inclusive puedes utilizar bots de messenger que te permiten mantener una comunicación
  1. Las publicaciones en las redes sociales pueden programarse con anticipación y automatizarse gracias a plataformas como postcron, socialgest, hootsuite, entre otras de modo que te mantengas omnipresente pero no dediques todo el día a publicar sino que lo pueda hacer una vez a la semana o al mes, por ejemplo.
  1. Un software contable que te permita gestionar cobros, pagos, mantener la cartera saneada, obtener informes diarios de tus finanzas que soporte la gestión contable y te ayude a evitar robos o malos entendidos.

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Si te interesa que te ayudemos a automatizar los servicios de tu consultorio o clínica para que funcione sin que estés presente, te invitamos a diligenciar el  Formulario para sesión estratégica en donde te contactaremos para definir tus metas y obstáculos y si podemos ayudarte en este momento a optimizar tu negocio.

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