COMO ABRIR UN CONSULTORIO ODONTOLOGICO PARTICULAR CON ÉXITO

COMO ABRIR UN CONSULTORIO ODONTOLOGICO PARTICULAR CON ÉXITO

Introducción

Sea que estamos recién graduados planeando montar nuestro consultorio odontológico particular o que llevemos  muchos años de ejercicio profesional y finalmente nos animamos a arrancar con nuestra propia consulta,  es una experiencia completamente diferente tener un consultorio propio que trabajar para una persona que genera los pacientes.

Hay muchas cosas que considerar al abrir un consultorio; sin embargo hay unas bases fundamentales a considerar que voy a compartirte a continuación:

La infraestructura

Lo primero es definir qué necesitamos y con que contamos. La mayoría de los odontólogos partimos desde cero. Tendremos que hacer un listado de nuestras necesidades en términos de materiales, instrumental  e infraestructura, dependiendo del servicio que quieras prestar. Y por otro lado, tendremos que hacer una lista de con que contamos,  probablemente a lo sumo tendremos algo de instrumental que compramos cuando cursamos la carrera.

Si vamos a arrancar por primera vez con un consultorio, la idea es salir con el mínimo viable e irlo haciendo crecer a medida que el consultorio produzca. Montar el súper consultorio puede ser arriesgado a menos que tengas garantizado un flujo de pacientes que te asegure que vas a poder cubrir los costos y generar una rentabilidad adecuada que te permita crecer.  Si no es esa la circunstancia, quizás es mejor empezar rentando un consultorio de alguien por horas o estos sitios de coworking odontológico que hay donde les rentan las unidades con sillas y auxiliares, inclusive materiales.

Es mejor inclusive, empezar a buscar un sitio rentado en la zona que nos gusta y tratar de experimentar primero qué significa trabajar en esa zona, porque muchas veces nos enamoramos de un lugar y creemos que ese es el sitio soñado, pero cuando ya vamos a trabajar allí, nos damos cuenta que no hemos tenido en cuenta que el lugar puede ser un poco inseguro, que tal vez allí no hay muchos pacientes de los que nosotros necesitamos o que la zona no se presta por la razón que sea. Cosas tan básicas como que no hay un parqueadero o transporte público cercano.

Averigua cómo funciona la zona, si es una zona donde la gente usualmente va por cosas de salud o más bien tú eres el único que anda por ahí, si eso es bueno o malo. Todas esas cosas hay que mirarlas primero.

Es mejor experimentar primero con un lugar arrendado, donde en algún momento puedas dar un paso atrás y salir antes de tomar un lugar definitivo. Hacer la súper inversión sin haber probado si ese sí es el lugar, cómo te va con la competencia, cómo es el acceso de los pacientes allí, la seguridad, la iluminación, la ventilación, la vigilancia, el vecindario, como es todo, puede significarte un alto riesgo.

Es súper importante probar si estamos en el lugar correcto. Esto en cuanto a las necesidades operativas. Necesitamos también tener en cuenta aspectos administrativos como los permisos de operación

El marketing

Diría que lo más importante al montar un consultorio es tener un plan para conseguir pacientes y luego venderles nuestros servicios.

Esto significa la supervivencia del negocio.

Para ello es importante crear una marca personal, una imagen, algo que nos empiece a diferenciar y efectivamente empezar a aparecer en los canales digitales. Eso, si bien puede ser gratuito, requiere un tiempo de dedicación, pero es fundamental empezar a aparecer, porque hay que contarle al mundo que estamos abriendo un lugar, dónde está ubicado, los servicios que prestamos, a quién atendemos y en qué horario; a quién ayudamos y que podemos hacer por ellos.

Nadie sabe lo buenos que somos hasta que nosotros se los contamos.

Lo siguiente que vamos a ver es cómo vamos a crear una base de datos, cómo vamos a atraer a la gente. ¿Vas a abrir unas redes sociales?, ¿vas a empezar a poner en Google anuncios o crear un  Google mi negocio para que la gente sepa que existes?, ¿Vas a crear una página web y tal vez empezar a hacer un blog?, ¿Cómo vas a hacer para que la gente se entere? ¿Vas a hacer alianzas con otros colegas o vecinos?, ¿Vas a ir donde todos tus amigos y familiares a decirles que ya te graduaste?

Hay que contarle al mundo y hay que empezar a buscar las fuentes de pacientes en las comunidades a las que asistes, iglesias, colegios, clubes deportivos, empresas del sector, etc. Tenemos que buscar los pacientes de forma proactiva, empezar a buscar qué profesionales atienden a esos pacientes que nosotros queremos atender y de esa manera convenir con ellos a contactarlos, a ver si podemos buscar una forma de trabajar juntos.

Cuanto antes debes formarte en marketing, ventas. Eso acelerará tus resultados, disminuirá el despilfarro y las improvisaciones.

Hacer ese camino solos es complicado porque es un mundo desconocido lleno de improvisaciones lo cual significa que es mucho más costoso en tiempo, en dinero y en esfuerzo.

También tienes que mirar cuales son los servicios que vas a ofrecer con lo que tienen que te puedes generar una buena rentabilidad para hacer campañas publicitarias especialmente a esos.

De todo lo que se te ocurre, no todo funciona y lo que funciona para otros no necesariamente te va a funcionar a ti; hay muchos factores que influyen en el resultado de cada estrategia. No copies. Modela mejorando, toma la idea y ponle tu toque. Genera un efecto wow.

En resumen, necesitas definir la situación actual, definir los objetivos, definir la estrategia que vamos a hacer, el plan con el cual vamos a ir de acá y en ese plan la marca personal. Cómo vamos a captar los pacientes, cómo va a ser su recorrido a lo largo de su contacto contigo, cómo harás para que el paciente llegue, te conozca, te pida la cita, te compre y te recomiende?

Cómo vas a aparecer ante la gente, que mensajes les vas a decir. Necesitas un plan de contenidos. Si quieres que la gente te vea, te siga, deberás ser consistente, tener publicaciones a la misma hora, los mismos días, determina cuáles son las horas que te sirven más y háganlo.

Es importante tener definido un cliente ideal y el mensaje con el cual los vas a atraer, de otro modo las personas que te van a llegar no son los pacientes que están dispuestos a pagar, ni los que necesitan tus servicios, ni  tienen muy claro qué es lo que yo ofrezco?

Igual pasa con el servicio al cliente; que la gente diga  yo voy donde ese doctor porque la experiencia que tengo con él es inigualable y no lo cambio por nadie. Eso pasa cuando nosotros le podemos transmitir al paciente claramente que viene al consultorio y puede estar confiado que lo vas a atender a tiempo, que todo va a estar pulcro, que el tratamiento que le vamos a hacer es el que en verdad necesita y el que mejor le conviene y que lo vamos a hacer de la mejor forma.

Cuando el paciente tiene esa idea de que tu filosofía es de servicio y que para ti lo más importante es ayudarle a solucionar su problema de salud oral de forma genuina, te va a escoger y se va a quedar.

Primero tienes que atraer los pacientes, crear el plan, la estrategia y las tácticas para lograrlo y cuando ya tengas pacientes y sepas cerrar con confianza los planes de tratamiento entonces tendrás pacientes demandando tus servicios y será el momento de súper especializarte si lo deseas, en todas esas áreas de la profesión que te permitirán ofrecer un mejor servicio. Antes será acumular y acumular conocimientos que no va ha haber a quien vender porque estaremos haciendo marketing de la esperanza, esto es, esperando que los pacientes nos lleguen de forma espontánea. 

Aprende a conseguir pacientes y a venderles. Esto es lo que va a hacer que tengan unos ingresos abundantes. Cuando uno sabe cómo conseguir pacientes, tiene buena parte de los problemas resueltos.

Y si te están llegando tantos pacientes, empieza a contratar colegas porque puedes traer trabajo para ti y para otros. Esa es la manera como vas creciendo. Pero eso pasa cuando tienes un plan de marketing, cuando yo tengo establecido¿ hacia dónde voy? ¿Cuánto me tengo que ganar en este consultorio? Al mes, al día, al año para que funcione, para que sea rentable, para que te puedas pagar el salario con el cual puedes pagar tus gastos cómodamente, para que puedas tener la vida que quieres.

Después de atraer los pacientes, aprende que quieren esos pacientes, porque a veces quieres venderles lo que ellos no quieren ni necesitan.

Las Finanzas

Debes saber si tienes apoyo económico de tus padres, o un ahorro del trabajo anterior o si estás recién graduado y no tienes nada ni nadie te va a apoyar. Si vas a requerir un crédito de un banco o de algún otro tipo de entidad financiera. Averigua siempre las tasas de interés y los beneficios en varias de ellas.

En cualquier situación, ten en cuenta que una vez  has hecho la inversión, ya tienes una deuda que pagar o has gastado una importante suma de tus ahorros.

Si estás trabajando para terceros te invito a revisar lo que  yo llamo los espejismos financieros, que es cuando uno trabaja para otros y cree que gana muy bien y cuando haces las cuentas resulta que en ese lugar gana muy poco y que probablemente con pocas horas en el consultorio logra ganar lo mismo o más pero no se dedica al consultorio porque cree que el volumen de pacientes es proporcional al ingreso.  Lo malo de esto es que muchas veces uno se queda en trabajos que parecen muy seguros y rentables y no logra sacar el tiempo para desarrollar tu propio negocio.


Por otro lado, es muy importante evaluar todas las cosas que te ocupan tiempo en el consultorio y que no son productivas, que otros las podrían hacer más barato. Se trata de identificar cuales son las acciones para las cuales eres indispensable en el consultorio y para las cuales no lo eres. Cuando uno está iniciando es importante aprender de eso.

Necesitas saber desde cuánto te cuesta cada cosa, hasta qué cosa está siendo eficiente y qué cosa no está siendo eficiente. Por ejemplo, te quieres ahorrar la auxiliar porque estás empezando y piensas que no tienes recursos para pagar una, entonces llegas al consultorio dos horas más temprano porque tienes que esterilizarlo todo, lavar aquí, pasar y poner acá, limpiar, secar, arreglar el consultorio, tener todo listo, esperar a que llegue el paciente y luego al final del día también cuadrar cuentas, o en los intermedios confirmar citas, hacer pedidos, etc.

Creo que porque yo hago todo, yo cobro, limpio, yo doy la cita, yo atiendo el paciente, eso aparentemente es una economía. Me estoy ahorrando la auxiliar, pero la realidad es que si tu hora consultorio vale $100 dólares y que una auxiliar te cuesta $25 dólares/ hora, lo que estás haciendo por ahorrarte a esa auxiliar es perder dinero.

¿Por qué?

Porque esa persona a la que le pagas, te permite liberar el tiempo que puedes dedicar a la generación de nuevas estrategias de marketing, a aprender como vender los servicios y de dónde sacar los pacientes, a  crear  alianzas estratégicas, a formarte en marketing. en gestión, en liderazgo, marca personal, servicio al cliente y tantas cosas que necesitas para hacer crecer este negocio.

Cuanto antes aprendas a delegar, más pronto comenzarás a comprar el tiempo de los demás, a crear un equipo que te ayude a convertirte en una empresa sólida. El dinero que puedes perder pensando que estás haciendo una gran economía ahorrando en un empleado, es muchísimo.

Muchas veces no contratas a la auxiliar, porque crees que estará desocupada buena parte del día mientras no tienes pacientes, pero esa persona puede estar atendiendo una agenda, puede estar haciendo esas tareas que tú le delegues para que se convierta en tu asistente, en tu complemento. Al principio harán las dos tareas de muchos y poco a poco podrás traer a nuevos miembros al equipo.

Una cosa muy importante para una persona que va a iniciar es poder definir el gasto potencial que va a tener. Los costos fijos, los costos variables, la rentabilidad, el punto de equilibrio, las proyecciones financieras, entre otros.

Conociendo tus gastos y la rentabilidad que quieres, podrás establecer desde el principio, los precios de tus servicios que no son los precios del vecino, sino los tuyos, unos precios que en verdad te permitan vivir el estilo de vida que deseas. Definido esto, lo siguiente es definir ¿¿Cómo lo vas a hacer?. ¿Cómo vas a producir ese dinero por hora? ¿Cuántos procedimientos de que tipo necesitas hacer para lograrlo y de donde vas a sacar esos pacientes. Esto quiere decir que necesitas un objetivo financiero.

No nos sentamos en el consultorio a ver cómo nos va hoy, es al revés. Nos va de acuerdo a las metas que nos proponemos. Hoy día dices ¿Cuánto quieres y cómo lo vas a lograr? Si no tienes idea qué es lo que te tienes que ganar al día, todo te va a parecer bien. Necesitas proveer un flujo de caja cuanto antes para poder garantizar la supervivencia del negocio.

Si no te está dando el consultorio para pagar la auxiliar es porque no has hecho los números correctos y estás cobrando precios por debajo de lo que debes cobrar. Dentro de los costos fijos hay que incluir el salario de una auxiliar que esté allí, igual que deben pagar la luz o el arriendo. Es muy importante que tú, como dueño del negocio, no estés haciendo tareas que puedes delegar a un tercero sino que te enfoques en las que eres indispensable que usualmente tienen que ver con la estrategia y el presupuesto.

Esas se llaman actividades de alto rendimiento y cuando ustedes empiezan a implementar eso, el consultorio evoluciona porque tu mentalidad cambia el chip.

Puede ser que implementar algo similar al colega vecino en tu consultorio esté bien, pero pretender montarle la competencia al vecino al lado a $10 dólares menos, no va a hacer que sus pacientes te prefieran sólo porque estás trabajando más barato.

No te empieces a vender como el más barato si quieres que un día los pacientes valoren tu trabajo y te paguen precios justos, si estás recién arrancando define un diferencial y construye con paciencia tu clientela, pero no regales tu trabajo, haz un estudio de costos, explica el la razón por la cual cobras eso

y cobra con seguridad, el paciente lo paga sin problema si ve en ti la mejor solución a su problema.

El más urgente objetivo ene finanzas es lograr un flujo de caja constante; cuando lo logras, estás listo para mudarte a un local más grande o mejorar las instalaciones, los productos, los equipos, a pensar en otras inversiones, nuevos colaboradores y todo lo que vayas determinando que te permitirá cumplir con tus objetivos a largo plazo.

La mentalidad empresarial

Entre más pronto te des cuenta de que tienes una empresa con gran potencial y no un pequeño consultorio, más pronto tendrás resultados increíbles.

No se trata de que llenes el consultorio de pacientes, sino que lo llenes de los pacientes adecuados, quieres que te sigan las personas con las que quieres trabajar, a las que les puedes solucionar sus problemas. En otras palabras, no quieres que todo el mundo te siga, quieres que te sigan las personas a quienes  puedes servir, ayudar y les puedes solucionar sus problemas.

Para ello hay que definir cosas que parecen tan aburridas como la misión, la visión, los valores, el propósito y es posible que estés pensando, Erika, eso quién lo va a leer? Pues nadie más que tú mismo. Tú tienes que saber todo esto si quieres tener un equipo comprometido, un consultorio con un propósito que te ayude a levantarte con pasión aún en los días difíciles.

Es más fácil quedarte con un trabajo donde un tercero busca los pacientes, y a ti te pagan pase lo que pase y no importa cómo va el negocio.

La seguridad de un empleo vs la libertad de un consultorio propio? Ese es el dilema.

Y la decisión está en la capacidad de levantarte todos los días a sacar adelante un consultorio sin importar las circunstancias. Puedes crecer de forma ilimitada y por eso es que es tan importante formarse en competencias empresariales pero te aseguro que aún así habrá días difíciles por múltiples razones. Va a haber inconvenientes como en cualquier negocio.

Tienes que tener muy claro que cualquier negocio que está empezando y que está en la infancia, digamos que está arrancando, es como un bebé, da un paso, se cae, se levanta, vuelve a dar otro paso, se cae hasta que aprende a caminar. Y si nosotros no tenemos esa conciencia de ¿Cuál es esa visión que queremos tener? ¿Cuál es el propósito de tener el consultorio?¿ Cuáles son los valores del consultorio? Estas cosas tan simples, harán que escojas al equipo adecuado, alineado con tus valores, comprometido, apasionado por lo que hacen;  harán que tengas los pacientes adecuados porque van a sintonizarse con tu mensaje, van a entender de que se trata tu servicio y podrán percibir una gran vocación en todo tu equipo.

Estás comenzando un negocio y hay que sembrar y hay que regar para cosechar.

Es normal que tengas miedo al fracaso, todos lo tenemos y te doy una mala noticia…vas a fracasar. Quiero que sepas que el fracaso es parte del camino. Y cuando yo hablo de fracaso no es que vas a cerrar el local y adiós. No, me refiero a que uno empieza a hacer planes de que va a tomar unas acciones y en consecuencia van a ocurrir unos resultados y ocurren pero no es necesariamente de forma inmediata.

Al principio, mientras generas las estrategias, mientras construyes el negocio, mientras gestionas todo, mientras consigues las personas correctas, mientras optimizas los productos y haces las cosas como deben ser y ajustas aquí y allá,  no se van a dar las cosas, no se van a dar en línea recta. Te estabilizas después de que has hecho cierta cantidad de acciones.

Recién empezó la pandemia vi colegas abriendo una y dos sucursales más, mientras los demás cerraban sus consultorios, ellos abrían sucursales para atender a toda esa gente que quedó desatendida, lo que para unos fue una oportunidad, para otros fue una tragedia. ¿Por qué? Porque había personas que dijeron  “que hay que hacer aquí para conseguir sus pacientes”. O “yo estoy encerrado, no estoy teniendo posibilidad de atender o solamente se pueden hacer ciertas actividades, ¿Qué hago?”.

Desde que tengo memoria hemos estado en crisis. No te creas el cuento de la crisis, no te creas en el cuento de que porque estamos en pandemia no hay pacientes. No señores, la odontología se sigue necesitando, como siempre. Es más, ciertas patologías se han exacerbado. En esta época conocí gente con una salud oral divina. Pongo el ejemplo de mi hermano. Nunca ha tenido una caries. Tenía todos los dientes perfectos, ni siquiera tenía ortodoncia. Con una sonrisa que parecía de libro y en medio de su oral divina, estaba muy estresado en la pandemia, fracturó el molar y tuvo una urgencia odontológica. Terminó en un implante; alguien que nunca hubiera imaginado que iba a tener que hacerse ese tipo de procedimiento.

Muchos pacientes quedaron con tratamiento de ortodoncia, abandonados porque no podían volver, porque no tenían para pagar el control, porque el doctor cerró, porque sencillamente no podía atender pacientes. Quedaron muchos pacientes desatendidos.

Lo que pasa es que hay que saber dónde conseguirlos y para ello debes capacitarte en marketing y ventas que son las disciplinas que te ayudan a conseguir pacientes potenciales y convertirlos en pacientes reales.

Es por eso que te sugiero que si decides montar un consultorio particular antes de hacer el curso de la súper especialización, o de salir a comprar el súper equipo, estudies marketing y ventas. De esos cursos no salen los pacientes, eso viene después.

Primero tienes que atraer los pacientes, crear el plan, la estrategia y las tácticas para lograrlo y cuando ya tengas pacientes y sepas cerrar con confianza los planes de tratamiento entonces tendrás pacientes demandando tus servicios y será el momento de súper especializarte si lo deseas, en todas esas áreas de la profesión que te permitirán ofrecer un mejor servicio. Antes será acumular y acumular conocimientos que no va ha haber a quien vender porque estaremos haciendo marketing de la esperanza, esto es, esperando que los pacientes nos lleguen de forma espontánea.

Conclusiones

Estos 4 pilares fundamentales harán que tu consultorio se mantenga en el tiempo como una empresa sólida.

Si aún no has montado un consultorio, no hagas lo que la mayoría hace, que es primero hacer la inversión, en muchos casos con deuda y después ver dónde van a salir los pacientes. Esta búsqueda toma un tiempo y mientras tanto las obligaciones se van comiendo no solo tus ahorros sino la confianza en que tener un consultorio es la mejor opción para ejercer la profesión si lo que quieres es libertad de tiempo, dinero y ubicación. Mejor busca un consultorio divino que ya esté montado y mira como lo pueden rentar por ratos, por horas hoy día o negocios de coworking odontológico. Muchísima gente que tiene montadas 10 15 unidades y tiene la auxiliar, tiene hasta los materiales se los venden allí y les contestan las llamadas y tienen estos servicios muy bien montados o si no traten de hacerlo lo más austero posible mientras logra generar esos ingresos de otra manera.

Puedes complicarte muy fácilmente la vida con gastos que no puedes cubrir si no tienes todavía los pacientes. Mientras construyas la base de datos, y logras que sea suficientemente consistente, no vas a poder cubrir los gastos. Entonces es súper importante poder cubrir nuestros gastos, pero para poder saber si los vamos a cubrir o no, tenemos que conocerlos bien.

Por último, si quieres aprender más acerca del recorrido de un consultorio odontológico para convertirse en empresa puedes ver mi masterclass gratuita “5 pasos para lograr una consulta odontológica rentable que funcione sin ti” donde podrás saber cómo avanzar poco a poco para crear una empresa.

Puedes además seguirme en mis redes sociales Instagram, Facebook, linkedin y youtube, donde encontrarás información adicional que con seguridad te va a servir

Guía definitiva para atraer más pacientes y llenar tu consulta particular

Guía definitiva para atraer más pacientes y llenar tu consulta particular

Introducción

He preparado para tí esta guía con mucho esmero y te aseguro que si pones en práctica los pasos que acá te voy a describir será de gran ayuda para que consigas pacientes y llenes tu consulta particular.

Todo el contenido lo puedes leer en menos de 2 horas pero los resultados vendrán gracias a la implementación que te tomará un poco más de tiempo. No hay resultados mágicos, todo viene gracias a la constancia y la convicción que necesitamos buscar proactivamente a los pacientes. Ya no llegan tan fácil y el voz a voz es cada vez más escaso.

Esta guía reúne los pasos fundamentales para que tengas pacientes sin problema. Por favor no te los saltes, tienen un orden lógico probado con cientos de alumnos.

Las 3 principales razones para no tener suficientes pacientes

No tener presencia digital constante.

Requieres estar en buscadores (Google especialmente), en las redes sociales, tener una página web activa, email marketing y chats. Al principio no estarás en todos pero el objetivo es hacerlo en algún momento para ser omnipresentes, relevantes y cercanos

No buscar activamente los pacientes

El voz a voz ya no es la mejor fuente para generar pacientes porque es 1 a 1 o 1 a pocos; además, los pacientes no llegan porque somos buenos profesionales, eso no es suficiente, necesitamos poderlo comunicar, hacernos visibles para dejar de ser el secreto mejor guardado

No implementar el marketing y las ventas

Las dos disciplinas que no nos enseñan en la universidad y que son determinantes para convertir desconocidos en pacientes potenciales que luego compren tus servicios y. se conviertan en pacientes reales que vienen una y otra vez y nos recomiendan a familiares y amigos

Conociendo sobre marketing podrás identificar quién es tu cliente ideal, cuáles son sus dolores y necesidades, cómo te diferencias de tu competencia y cuales son tus fortalezas y. debilidades respecto a estos, cuáles servicios o productos que debo crear de acuerdo a las necesidades de mis pacientes potenciales, cómo definir los precios, cómo haré para que las personas se enteren que existo, las fortalezas y debilidades de mi consultorio.

Alrededor de esto hay conceptos importantes como marca personal, finanzas, servicio al cliente, clima laboral, productividad, entre otros.

Las ventas te permitirán hacer la entrega efectiva de las soluciones que logres definir con el marketing, no hacen parte de este, son un proceso posterior que sólo ocurrirá si el paciente ha pasado previamente por un proceso de atracción, conexión, conversión, fidelización y seguimiento.

Los 5 tipos de pacientes que tenemos

1. Pacientes activos:

Aquellos que estás atendiendo en la actualidad y que están generando tus ingresos en este momento. Los tienes en tu base de datos y es importante que tengas la mayor cantidad de información de ellos para que mantengas una comunicación constante.

  • Garantiza su satisfacción total superando sus expectativas para que garantices que quieran referirte a familiares y amigos
  • Infórmales de todos los servicios que ofreces no sólo aquel por el cual consultó
  • Pídeles reseñas y testimonios para que puedan transferir su confianza a los pacientes potenciales.
  • Fidelízalos y asegúrate que no se vayan una vez terminen el tratamiento activo

2. Pacientes referidos:

  • Provienen de pacientes activos o que has atendido en el pasado y quedaron satisfechos con tu trabajo
  • Tienen grandes posibilidades de ser tus pacientes porque ya alguien les ha hecho confiar en ti. No los defraudes.
  • Siempre averigua quien los refirió y habla acerca de esa persona para establecer un punto de conexión
  • Cuéntale al referidor la evolución de su referido y asegúrate de compensarle de alguna manera por su confianza
  • Informa a tu referido que también él podrá referirte pacientes y recibir beneficios (inclúyelo en una campaña de referidos formal)

3. Pacientes en seguimiento:

Todo paciente que termina un tratamiento debe empezar un ciclo continuo e interminable de seguimiento. No quieres que un paciente que has atendido, vaya a otro lugar para su próximo tratamiento. OJO! Aquí están el 80% de los pacientes de los consultorios exitosos.

  • Envía comunicaciones periódicas informando lo que pasa en tu clínica y edúcalo
  • para que aprenda la necesidad que tiene de los distintos servicios que ofreces.
  • Agradécele la confianza al haberte escogido. Hazle una encuesta de satisfacción para que te ayude a mejorar el servicio al cliente y además puedas evaluar puntos de mejora.
  • Mantenlo fidelizado aunque ya no asista tan frecuentemente hazle saber que lo recuerdan.
  • Crea un club de pacientes en seguimiento y ofréceles beneficios especiales por pertenecer.
  • Pídele reseñas o testimonios.

4. Pacientes perdidos que no volvieron

Son los pacientes que terminaron un tratamiento activo y ya no volvieron más. Perdimos comunicación con ellos.

  • Es urgente reactivarlos a través de una llamada directa preferiblemente. Estos pacientes ya te conocen y si quedaron satisfechos con el tratamiento es fácil que regresen, por lo cual es nuestra obligación no dejarlos desatendidos. Según los estudios de Rockefeller Corporation, el 68% de los pacientes se va porque no lo volvieron a llamar y sólo el 11% se va por precio.
  • Reconecta con ellos e invítalos a una cita de mantenimiento. Reactiva la comunicación cuanto antes
  • Una vez regrese, asegúrate que no lo dejas ir nuevamente. Recuerda que ese paciente necesitará odontología toda su vida y que tiene familiares y amigos que referirte.

5. Pacientes perdidos que nunca empezaron

Estos pacientes que recibieron una valoración y no empezaron necesitan seguimiento.

  • Es probable que aún no te conozcan bien, no vean la urgencia del tratamiento o no te hayas ganado su confianza. Necesitas más contactos (al menos entre 5 y 12 dicen los expertos en PNL) para lograr que se decidan a iniciar un tratamiento contigo.
  • No te quedes con el no o simplemente sin respuesta, vuelve a comunicarte con ellos y dales nuevas alternativas de pago, o de tratamiento. Descubre qué objeción tienen para empezar y soluciónalo. Una objeción es sólo una pregunta sin responder.
  • Revisa el recorrido del paciente en tu consulta, desde que te conoce, evalúa qué puedes mejorar y hazlo
  • No desistas, tal vez esta vez no se decide pero la próxima si.

Las 3 fuentes principales de pacientes

1. Bases de datos: Incluyen pacientes activos e inactivos

  • En muchos casos los pacientes inactivos, quienes ya te conocen, corresponden al 80% o más del total de pacientes que tienes en la base de datos. Lo ideal es que NO existan pacientes inactivos.
  • Crea programas para que todo aquel que se haya atendido contigo siga asistiendo de alguna manera y se mantenga en contacto.
  • Extender el LTV (lifetime value) de un paciente significa más ingresos y más rentabilidad. Al que ya te conoce no tienes que invertirle en publicidad y puede ser fuente de nuevos pacientes.
  • La única forma de garantizar un flujo continuo de pacientes en tu consultorio es que cada paciente nuevo que tienes se quede contigo la mayor cantidad de tiempo. Que el que llegue se quede, porque si se va será muy difícil y costoso llenar la agenda.
  • Revisa los pacientes inactivos de tu base de datos, clasifícalos según el tiempo que hace que no vuelven y comienza a llamarlos. Entre más tiempo haga que no han venido menores son las probabilidades que regrese o que no se haya ido a otro consultorio. ¡Llámalos ya!

2. Campañas publicitarias: Incluyen anuncios orgánicos (sin pago) y pagados.

  • La única forma de llenar un consultorio de pacientes es contarles que existimos y eso es a través de las campañas publicitarias en los canales offline y online.
  • Es importante combinar los 2 tipos de anuncios tanto on line como off line, para lograr un equilibrio en costo/beneficio, para conectar con los pacientes y para identificar el contenido que más necesitan para saber de ti y conectar contigo
  • El contenido usualmente puede ser educativo, de entretenimiento o de venta y puedes mezclar los 3 tipos a la vez para relacionarte con los pacientes. Los de venta directa no deben superar el 10% del total.
  • Los anuncios orgánicos online, se muestran de forma gratuita aproximadamente al 3% de personas de tu comunidad durante la primera hora de publicación y si estas personas interactúan de alguna manera, entonces se le mostrará a más de tus seguidores. Si no interactúan, allí muere tu publicación. Es muy difícil crecer tu audiencia en estas condiciones, por lo cual, es necesario invertir en publicidad pagada para que tus anuncios se muestren a desconocidos y a buena parte de tu comunidad.
  • Aprender a hacer estas campañas no es tan simple y además, el marketing digital cambia constantemente y requiere mantenerse actualizado día tras día. Por esta razón, mi sugerencia es que aprendas los básicos de la creación de una campaña para conocer el potencial que tienen y especialmente para interpretar las métricas y los resultados, para que sepas dónde ajustar, no para que tú lo hagas. Lo del empresario es saber si funciona o no y crear las estrategias y contratar a los expertos que las puedan implementar.

3. Aliados estratégicos: Incluyen alianzas entre profesionales de la salud y con otras industrias

  • Las alianzas con otros profesionales de la salud se hacen con colegas que se dirigen a los mismos pacientes pero ofrecen otro servicio. Se trata de unirnos para ofrecer un servicio más potente donde cada uno haga su parte, donde podamos compartir algunos recursos para publicidad, locales, empleados, por ejemplo.
  • Las alianzas con negocios en otras industrias también serán con empresas cuyos clientes también sean los tuyos y a los cuales ambas partes hagan su parte y ofrezcan un beneficio a los pacientes que vienen con los 2.
  • Lo más importante para que una alianza funcione es tener misión, visión y valores similares para asegurarnos que el paciente recibirá con nuestro aliado un servicio que estamos orgullosos de ofrecer. Quieres que se lleven una grata sorpresa y no una decepción.
  • Al aliarte, primordialmente se suman las bases de datos de las dos partes, por lo que es ideal que el aliado esté al mismo nivel o más arriba que tú
  • Una vez escojas los aliados ,haz una propuesta formal, por escrito con las condiciones de la alianza que tu propones sujeta a los comentarios de la otra parte y firmen los acuerdos, todo por escrito es mejor.
  • Por último, reúnanse periódicamente para evaluar cómo va el proceso.

Conclusiones y recomendaciones

Se acabó el tiempo en que te sentabas a esperar que los pacientes lleguen a ti.

Necesitas buscarlos proactivamente y para ello es fundamental aprender estrategias de marketing y ventas

Esta guía básica es un primer paso para conseguir pacientes de forma continua y llenar tu consulta particular. Si quieres saber más, te invito a que te quedes en esta comunidad donde frecuentemente organizo eventos gratuitos y de pago para enseñarte con más detalle cada uno de estos aspectos.

Nuestra promesa es ayudar a los odontólogos y otros profesionales de la salud a lograr una consulta rentable que funcione sin que estén presentes y para ello lo primero es garantizar un flujo consistente de pacientes e ingresos. Si permaneces en esta comunidad encontrarás poco a poco la información necesaria para pasar de tener un simple consultorio convertirte en una empresa de salud

Te invito a visitar con detenimiento mi página web www.erikaherrera.net mi blog y los recursos gratuitos y de pago que tengo allí y a que me sigas en mis redes sociales Facebook e Instagram como @erikaherreramarketing, LinkedIn como @erikaherrerapuello, en el canal de YouTube Academia de Odontólogos de Erika Herrera.

Si tienes dudas o quieres comunicarte conmigo sólo envíame un mensaje a erika@erikaherrera.net o a mi WhatsApp +1 818 9342458

Un abrazo virtual

TURISMO DENTAL: UNA GRAN FUENTE DE INGRESOS PARA TU CONSULTORIO

TURISMO DENTAL: UNA GRAN FUENTE DE INGRESOS PARA TU CONSULTORIO

Introducción

Se acerca la temporada de vacaciones y mientras muchos se preparan para salir a descansar, algunos odontólogos aprovechan la época para aumentar las ventas de sus servicios de salud, gracias al turismo dental. 

El turismo dental es un término que se refiere a que los pacientes viajan de su lugar de residencia al extranjero, con el propósito de obtener atención odontológica de alta calidad, combinada con turismo en la región.

Esta es una especialidad de la odontología cuya demanda se ha disparado de manera importante en el último tiempo, gracias a la globalización y a la virtualidad.

Dedicarse a atender pacientes extranjeros, provenientes de Estados Unidos, Canadá y España especialmente, se ha convertido en la solución para conseguir pacientes ideales para muchas clínicas odontológicas en todo Latinoamérica y de esa manera incrementar los ingresos.

Gracias a la globalización, los tratados de libre comercio y al mayor acceso a escuelas internacionales por parte de los odontólogos hispanos, no existe ningún procedimiento de alta tecnología que no se haga en Latam y los costos resultan muy competitivos entre otras razones, por la devaluación de las respectivas monedas frente al dólar y al euro.

Un extranjero puede viajar, pasear, hacerse el tratamiento odontológico y aún no se gasta lo que le vale el mismo procedimiento en su país. Ellos buscan atención odontológica del primer mundo a precio del tercer mundo.

Por otro lado, el crecimiento de la industria turística en Latinoamérica se ha convertido en un generador de divisas importantes.

10 Consideraciones importantes para hacer turismo dental

Dentro de los servicios más solicitados están los implantes, los tratamientos de odontología estética tales como carillas, coronas, blanqueamientos y prótesis fijas y en menor grado tratamientos de ortodoncia.

Algunas consideraciones a tener en cuenta si deseas desarrollar turismo dental efectivo en tu clínica o consultorio son:

  1. El odontólogo en Latam, puede ejecutar todos los procedimientos que el paciente requiera; sin embargo, es preferible que el paciente utilice todo lo que incluya su seguro en su país de origen, no solo para disminuir costos, sino previendo que pueda requerirse cualquier atención adicional posterior al viaje y si se trata de algo simple, será mejor que lo pueda hacer en su país de origen.
  2. Ocasionalmente el seguro dental que tienen los pacientes en Estados Unidos y otros países extranjeros, incluye servicios “fuera de la red de proveedores” lo cual en algunos casos puede cubrir una parte de la atención dada por parte de un odontólogo en Colombia y facilitar el pago de los tratamientos.
  3. Ten en cuenta los riesgos relacionados con complicaciones o demandas. ¿Tiene el paciente la posibilidad de recibir atención correctiva o a presentar alguna demanda legal o reclamación si el tratamiento que recibe no es aceptable o si hay complicaciones después del tratamiento?, ¿existe un proceso para expresar quejas o un método para obtener un reembolso si no está satisfecho con su tratamiento?
  4. Aclara de antemano las normas de salud y de seguridad que cumple la clínica dental, define cual es la acreditación profesional del odontólogo que le va a atender, si es miembro de alguna organización profesional, si hay citas de seguimiento y cómo se harán (algunos odontólogos en Colombia tienen oficinas o asociaciones con odontólogos internacionales), si tienen seguro de responsabilidad civil. Ofrece algunos testimonios y/o muestra casos de éxito, cuenta un poco tu historia, tu experiencia, cuántos años has ejercido.
  5. La mayoría de las clínicas que ofrecen este servicio, hacen un diagnóstico preliminar basado en exámenes como fotos, RX y datos clínicos previos que piden a los pacientes, para así mismo darles un presupuesto tentativo. Hoy día, a través de las Teleconsultas se hacen las citas de primera vez, segundas opiniones, citas de seguimiento e inclusive de urgencias, logrando tratamientos con alto nivel de acompañamiento y satisfacción de los pacientes.
  6. Es importante averiguar también las expectativas de los pacientes en términos de turismo para suplir todos sus deseos gastronómicos, culturales, rumba, comodidad, alojamiento, desplazamientos y eventualmente otros tratamientos en áreas médicas que también requiera.
  7. Explícale al paciente exactamente cómo será el itinerario del viaje, incluido los procedimientos odontológicos y cuánto tiempo después del tratamiento podrá viajar de regreso a su país. Define si tú orientas o facilitas la parte turística, si te encargas de todo o si los pacientes deben contratar cada cosa por aparte.
  8. Averigua si el paciente viene acompañado y ocúpate que dicho acompañante también tenga una excelente experiencia, que sea tenido en cuenta por la agencia de turismo y por ti. Su impresión e influencia es tan importante como la del mismo paciente.
  9. Un buen grupo de pacientes para turismo dental son los latinos en el exterior que vuelven a su país de vacaciones y saben que pueden conseguir tratamientos mucho más económicos y simultáneamente visitar a sus familiares y amigos.
  10. Las mejores opciones para turismo dental, la ofrecen las clínicas que logran alianzas con empresas de turismo y de todas las otras áreas que se requieran, para que complementen el paquete de servicios, garantizando una experiencia inolvidable a los clientes en todos los aspectos, logrando engranar un servicio de alta calidad que haga que al paciente le guste todo.

Busca una alianza que se encargue del paquete turístico, para que así tú te dediques a lo tuyo y estés seguro que eres parte de todo un paquete de excelentes servicios, experiencias, beneficios y transformaciones para el paciente en cuestión.

Un servicio excelente te garantizará no solo la fidelidad de ese paciente a futuro, pues volverá una y otra vez, sino que será un evangelizador de tu marca y te recomendará una y otra vez, gracias a una experiencia inolvidable. Finalmente, si algo falla, aunque hayas prestado un servicio odontológico impecable, el paciente no querrá volver y hablará mal de su viaje, de su experiencia en general e inclusive del país.

¡Todo debe sincronizarse perfecto! Es una de las premisas fundamentales para el éxito de estos tratamientos.

¿Cómo lograr que te escojan?

Hay muchos aspectos importantes para que un extranjero se decida a escogerte:

  1.  Aspectos externos:

    La seguridad y la política de cada país, el peso de la moneda e inclusive el clima son aspectos que no dependen de ti pero que son importantes para los potenciales pacientes. Es importante conocer las fortalezas y debilidades de estos para que los utilices a tu favor. Muestra las fortalezas del país donde vives, la oferta turística, gastronómica y cultural, uniendo ocio y salud a precios realmente competitivos y seguramente serás una alternativa a considerar.
    Cada país de Latinoamérica tiene un sinnúmero de sitios turísticos y muchas fiestas, ferias y eventos de toda índole, que son un atractivo adicional y una excusa perfecta en cualquier época del año para estimular el turismo dental.

  2. Tecnología:

    Estos pacientes esperan encontrar en tu clínica grandes profesionales que dispongan de las mejores y más innovadoras técnicas del mercado. Vienen de países donde ya existen tecnologías muy avanzadas y son capaces de identificar si estás a la vanguardia con ello, que es lo deseable.
    Tomografía Axial Computarizada, radiografías digitales, escáneres intraorales, microscopía, láser para odontología, estudios de fotografía y de vídeo, digitalización de modelos, planificación digital para la colocación de implantes en posición óptima, técnicas de ortodoncia invisible con planificación digital por computador y estética dental digital, restauraciones y rehabilitaciones duraderas, naturales y de calidad, incluso en el mismo día del tratamiento, son solo algunas de las técnicas que ayudan a tratar áreas con la máxima precisión y seguridad en muy corto tiempo.

  3. Las consultas híbridas:

    Son el secreto del éxito con estos pacientes, hoy día es posible realizar tratamientos en largas jornadas y el menor número de citas posibles, combinando las citas presenciales y virtuales, lo cual nos permite optimizar los tiempos del paciente y dar mayor acompañamiento a los pacientes

  4. Tu equipo de trabajo: 

    Puedes prestar el servicio de turismo dental con el personal que tienes? ¿Requieres por ejemplo alguien bilingüe, alguien con competencias en CRM, servicio al cliente, etc?
  5. La presencia digital: 

    Uno de los aspectos más importantes para que te escojan es tu presencia en los diferentes canales digitales, redes sociales, buscadores y por supuesto, página web, que en el caso particular del turismo dental se convierte en tu consultorio virtual, la primera impresión que tendrá el paciente de tu consultorio y de ti.
    Deben tener la posibilidad de comunicarse muy fácilmente contigo, de ser posible a un click, deben tener la posibilidad de una agenda virtual para hacer teleconsultas, plataformas de pago que permitan que te paguen cualquier tipo de servicio o producto, inclusive una guía de los exámenes que necesitan tomarse para hacerles la valoración. Debes tener un modo de estimular que te dejen sus datos personales para que después puedas iniciar una comunicación más personalizada, deben encontrar testimonios de pacientes satisfechos, por supuesto los servicios que les puedes ofrecer e información de la oferta turística.
    Idealmente ponles un video de todo para que se hagan una idea de la experiencia que van a vivir y puedan tener claras las opciones.
    Y depende del público que quieras traer es posible que la requieras en español e inglés.

  6. Recuperación:

    Depende la actividad clínica que vayas a realizar, es posible que se requiera algún tiempo de recuperación. Es importante que ustedes consideren que el lugar de alojamiento permita ciertas comodidades como enfermería, terapias, acceso a medicamentos e inclusive a servicios de urgencias si fuera necesario.

  7. Tratamientos complementarios:

    Es muy posible que el paciente tenga tan sólo una idea básica del tratamiento que se quiere realizar, pero si ve que al venir contigo tiene la posibilidad de hacerse otro tipo de tratamientos odontológicos o médicos que no había considerado inicialmente ni para él, ni para su acompañante, pero una vez tu los mencionas, y le muestras lo sencillo que puede ser, se convierten en una alternativa a considerar que aumentaría el volumen de la compra.
    No dudes en incluir alternativas de servicios o tratamientos complementarios, tuyos o de algún aliado, que mejore los resultados finales y la experiencia del paciente y su acompañante.

  8. Plan estratégico:

    El mejor consejo que te puedo dar es NO IMPROVISES, crea un plan de marketing y un modelo de negocio para este servicio, haz una proyección de ventas, calcula la inversión no sólo en infraestructura y equipos sino en recurso humano, campañas publicitarias, marketing y ventas. Aprender de todos estos conceptos te permitirá exigir a tus colaboradores, cumplir las metas propuestas y hacer de esta, una importante fuente de ingresos.
    Tanto tú como tu equipo requieren entrenamiento para atender a tus clientes

Conclusiones y recomendaciones

Si estás pensando hacer turismo dental en tu clínica, o hacer parte de un grupo interdisciplinario que lo haga, es necesario tener en cuenta varias consideraciones que te ayudarán a lograrlo con éxito.

Pensar en las necesidades del paciente y su acompañante, no sólo en la parte turística.

En resumen, hacer turismo dental es prácticamente una especialidad de la odontología. Debes tener claro

¿Dónde están los extranjeros que en realidad están dispuestos a venir a tu país y a tu consultorio a hacerse su tratamiento?

¿Cuáles son los servicios que puedes ofrecer de forma rápida o híbrida a través de turismo dental?

¿Cómo puedes diferenciarte de tu competencia y llamar la atención de los extranjeros?

¿Qué oferta de turismo puede complementar tu servicio odontológico?

¿Qué puedes hacer por el acompañante?

¿Cómo lograr visibilidad y posicionamiento como experto a nivel global?

¿Cómo puedo crear una experiencia inolvidable para el paciente y su acompañante?

¿Cómo comprometer a todo mi equipo a prestar un servicio Premium?

¿Cómo definir cuánto vale mi servicio para extranjeros?

¿Quién puede ser mi aliado estratégico para cada requerimiento y en qué condiciones?

Estas son las principales preguntas que te debes responder si te interesa iniciarte u optimizar tu servicio de turismo dental. Espero haberte abierto inquietudes acerca de esta fuente de ingresos para tu consultorio.

Recuerda que si necesitas ayuda o asesoría especializada en este tema, puedes escribirme a erika@erikaherrera.net o por whatsapp al +1 818 9342458.

También puedes seguirme en Instagram, facebook, linkedin y youtube y suscribirte a este blog para que recibas nuestra información gratuita sobre marketing dental, ventas en salud y mentalidad empresarial.

Marketing dental: Guía Definitiva

Marketing dental: Guía Definitiva

Introducción

Entre los odontólogos es frecuente encontrar cierto rechazo al uso del marketing, el cual consideran como una actividad empírica que aporta poco al ejercicio profesional y que en muchos casos colegas poco éticos la usan para engañar a los pacientes. Claro que con el marketing es posible construir una imagen y un concepto que será el que vamos a transmitir a los posibles pacientes a través de la publicidad, pero no es lo único, y el engaño definitivamente no va ligado al marketing sino a la ética del profesional.  

Con el marketing odontológico podemos lograr que las personas perciban la utilidad y el provecho de tus tratamientos, la visión, la misión y los valores, la administración y organización del consultorio.

Se trata de planificar y ejecutar los procesos para la prestación del servicio odontológico, la definición de precios, la comunicación asertiva, con el fin de satisfacer las necesidades, expectativas y deseos de los pacientes, del equipo de trabajo y por supuesto del dueño del consultorio.

Con la evolución de las nuevas generaciones de Millennials y Centennials inmersos desde muy jóvenes en la cultura digital, la manera de ofrecer los servicios odontológicos cambió dramáticamente; si a eso le sumamos el impulso que dio la pandemia en 2020 y 2021, podríamos decir que hoy día quien no está en Internet no existe y si no está buscando activamente pacientes, desaparecerá en corto tiempo.

Por esta razón he querido dejar esta guía para ayudarte a dar los primeros pasos en el marketing dental.

Como te decía la viabilidad de un consultorio dental en este tiempo depende en gran medida de la visibilidad que tenga, de qué los pacientes se enteren que existes y que tienen un problema para el cual tú tienes una excelente solución.  ¡Pero además es urgente!

Si no nos hacemos visibles, difícilmente una persona que no nos conoce se enterará que le podemos ayudar o si lo hace le puede tomar mucho tiempo y eso va en contravía del crecimiento de cualquier negocio.

En eso consiste el marketing dental, en convertir desconocidos en pacientes potenciales a los cuales después les venderemos nuestros servicios una y otra vez y que inclusive se convertirán en nuestros promotores. 

Sin embargo, esto es un proceso activo que tiene un paso a paso que ya está inventado y que a continuación voy a contarte de una forma simple para que empieces a implementarlo en tu consulta particular. 

Tengo certeza que el dueño de un consultorio requiere del marketing y ventas como los dos pilares fundamentales para perdurar en el tiempo; necesita por supuesto otras cosas, pero dos inevitables son conseguir pacientes y poderles venderles.

¿Qué es el marketing dental?

Podríamos definir el marketing como el proceso a través del cual convertimos desconocidos en pacientes potenciales a través de varias acciones y aspectos, todos con igual importancia, las famosas 7 Ps del marketing que hoy ya son 8.

Tipos de Marketing

Existen muchos tipos de marketing, pero el más usado en odontología es el marketing de respuesta directa, qué hace parte de lo que llamamos inbound marketing y que no es otra cosa que enviar un mensaje específico a tus potenciales clientes, para invitarlos a que tomen una acción concreta como puede ser descargar un regalo, pedir una cita, suscribirte a un blog, comunicarse contigo, etc.

Estos mensajes que enviamos buscan establecer una fuerte relación con los pacientes a través de la educación principalmente. Se trata de un marketing amigable, poco invasivo que soluciona dudas y problemas y utiliza la información para posicionarte como experto, hacerte omnipresente y así atraer inevitablemente a los pacientes.

El marketing de respuesta directa tiene unas características especiales para que sea efectivo:

  1. Debe ser segmentado es decir los anuncios se harán clasificando al público potencial de acuerdo a sus características demográficas y psicográficas.
  2. Debe mostrar un sentido de urgencia para que se activen las conversiones y se obtengan resultados de forma inmediata
  3. Debe ofrecer algo irresistible una oferta inigualable
  4. Debe tener un llamado a la acción absolutamente claro como descarga el recurso, pide una cita, inicia el curso, inscríbete hoy mismo, etc.
  5. Debe estar lleno de creatividad, entre más disruptivo sea el anuncio, más posibilidades hay de qué llame la atención en el mar de anuncios y que tengas mejores resultados.

Existe también el Outbound marketing, cuyo objetivo principal es atraer el consumidor con presión. Entre ellos está el telemarketing, spam a través de email, correo directo, vallas, pop ups, remarketing y todo tipo de acción intrusiva.

Este marketing tiene el objetivo de mostrar tu marca y servicios o productos antes que todo. A pesar de ser efectiva, este tipo de abordaje cansa al consumidor porque los anuncios pueden aparecer en momentos inoportunos.

Diferencia entre el marketing y la publicidad de un consultorio odontológico.

Usualmente toda interacción entre tú y tu paciente en el consultorio hace parte del marketing, desde la forma como contestas el teléfono hasta la definición del tipo de paciente que atiendes. 

La publicidad de hecho es tan sólo una parte del marketing, a través de la cual comunicamos al público qué podemos hacer por ellos. 

Sin embargo, como la publicidad generalmente va a través de medios de comunicación suele ser breve y superficial, lo que puede traducirse en que con publicidad atraemos nuevos clientes, pero difícilmente sólo con publicidad lograremos que regrese. 

La publicidad en general es poco específica por lo cual la conexión con los pacientes no se dará a través de la publicidad.

En otras palabras, si sólo haces publicidad como estrategia de marketing, estás dejando en la mesa muchísimas herramientas que son las que a la postre van a transformar realmente los resultados de tu consultorio, porque van a ser las que generen el verdadero vínculo con ellos. 

No es tan fácil como poner anuncios y esperar a que suene el teléfono y se agenden citas.

Objetivos del Marketing dental

Tiene muchos objetivos, pero voy a mencionarte a continuación algunos: 

  • Dar a conocer la marca para que los desconocidos sepan que somos una de las soluciones del mercado
  • Incrementar la cuota del mercado que no quiere decir que tengas que ser el mejor, pero si posicionarte en el mercado como un referente dentro de un micro segmento.
  • Mejorar el ROI que indica simplemente que la inversión que hemos hecho está generando un beneficio económico 
  • Mejorar las conversiones lo cual quiere decir optimizar los procesos para evitar que un desconocido abandone en el camino y no compré. Captar nuevos prospectos para garantizar un flujo continuo de pacientes 
  • Optimizar el clima laboral para tener un equipo comprometido con los resultados y satisfecho y feliz de trabajar con nosotros
  • Visibilidad para que los pacientes demanden tu servicio, de otra manera por muy bueno que sean los vamos a vender porque nadie sabe que existes.
  • Definir unos procesos claros y repetibles para automatizar el negocio y optimizar los recursos. 
  • Asegurarnos de tener unos precios competitivos y que cubran nuestros costos fijos variables y rentabilidad de forma adecuada. 
  • Generar las estrategias empresariales para atraer y finalizar pacientes Fomentar la innovación 
  • Gestionar el servicio al cliente 
  • Aprovechar las nuevas tecnologías 
  • Posicionarte como un experto
  • Convertirte en un negocio eficiente y productivo

Como ves, hay muchísimas cosas importantes dentro del marketing que no podemos ignorar. El marketing garantiza la salud empresarial del consultorio.

Fundamentos del marketing dental

Hay al menos 6 pilares fundamentales que garantizan un marketing dental adecuado. Es necesario definirlos claramente antes de crear cualquier estrategia efectiva

  1. Los clientes: Es necesario definir a quienes vamos a dirigir nuestro esfuerzo publicitario, quien es el paciente que queremos atender, del cual queremos llenar el consultorio, al que mejor podemos servir. Seguro tienes muchos, escoge uno y descríbelo en detalle.

Todo el mundo puede ser tu potencial paciente, pero tú no quieres atender a todo el mundo, escoge al paciente que prefieres atender porque ese será el que buscaremos. Nosotros escogemos a los pacientes no los pacientes a nosotros.

  1. Los servicios o productos que ofreces: También es importante hacer las campañas de marketing para el servicio estrella, el más rentable, el que deseamos potenciar, el que nos encanta ofrecer. Al hacer un esfuerzo publicitario, vale lo mismo buscar pacientes para nuestro producto más rentable que para uno que no lo es.  Identifícalo y promuévelo.
  1. El efecto WOW: ¿Cómo te vas a hacer inolvidable? ¿Cómo vas a enamorar al paciente para que quiera volver una y otra vez? ¿Para que resista la lluvia de ofertas que recibe allá afuera y aún te siga escogiendo?  Necesitas detalles que lo enamoren, tener un servicio al cliente inigualable y ser tan especial que seas inolvidable
  1. La comunicación: Esto se refiere a varios aspectos:
  • Necesitas un mensaje diferente, una propuesta de valor diferente, Tu mensaje debe ser claro con tu por qué, tu cómo y tú qué, lo que Simon Sinek llamó el círculo dorado de valor 
  • Necesitas comunicar a todo tu equipo tu misión, tu visión y tus valores. Todos necesitan saber tu propósito, hacia dónde van, a quien ayudan y cómo lo van a hacer con mucho detalle. Escribe todo. Lo que no está escrito no existe.
  1. El presupuesto: Es fundamental saber cuánto dinero requerimos para cubrir nuestros gastos personales,

El plan de acción: Sin plan simplemente vamos a ciegas. Tener claro hacia dónde vamos, con que contamos, a quien nos dirigimos, con qué servicio los ayudamos mejor, cual es nuestro mensaje, las fortalezas, debilidades, lo que nos diferencia de la competencia, los objetivos, entre muchas otras cosas, nos permitirá lograr lo que nos propongamos.

Marketing dental híbrido

El marketing dental efectivo será una combinación del marketing online y offline bajo el concepto del inbound marketing. A continuación, desarrollaremos los 8 pasos de un embudo de marketing híbrido en el cual combinando procesos offline y online logramos consultas rentables que funcionen sin ti.

Usualmente para hacer un marketing adecuado requerimos tomar acciones en todos los frentes y volvernos omnipresentes para así posicionarnos con los pacientes.

Antes te hago un pequeño recuento acerca de aspectos importantes del marketing offline y online. 

  1. Marketing offline

Se trata de todas las acciones que desarrollamos para darnos a conocer por fuera de internet. 

Tiene varias desventajas, una de las más importantes es que es inespecífico y además costoso si lo comparamos con el marketing digital, va dirigido a las masas, sin tener en cuenta sus intereses, características demográficas y psicográficas. 

Se entrega de forma indiscriminada e intrusiva. Estudios recientes muestran que el 44% del correo directo nunca se abre y el 86% de las personas se saltan los anuncios de televisión. 

Sin embargo, por años fue lo único que existía y en algunos casos aún es efectivo. Así que, si haces alguna acción de marketing offline que te genere pacientes, no la suspendas. 

En un consultorio odontológico se pueden hacer muchas acciones de marketing offline utilizando campañas publicitarias y haciendo alianzas estratégicas. 

  1. Marketing Online o digital

Hace referencia a los procesos que hacemos utilizando todos los   canales virtuales en Internet y en eso incluimos redes sociales, buscadores, página web, e-mail marketing, chats y un montón de aplicaciones y herramientas que han venido creándose para apoyar y hacer más eficiente lo que hagamos en estos canales. 

El marketing digital es el marketing de hoy día, tiene muchas ventajas para nuestro consultorio, entre otras: 

  • Permite hacer procesos más efectivos y más económicos en donde nos podemos dirigir exactamente al cliente que queremos captar. Podemos ofrecerle el servicio que deseamos 24/7 
  • Podemos llegar a pacientes de forma global; primordialmente puedes ofrecer tus servicios a todas las personas que desees con un solo anuncio. 
  • Permite captar desconocidos y llevarlos en un proceso automatizado hasta convertirlos en pacientes.
  • Permite mantenernos en contacto con aquellos que ya hacen parte de nuestra comunidad.
  • Permite captar la información de potenciales pacientes de forma automatizada. 
  • Permite establecer relaciones muy cercanas resistentes a cualquier competencia.  

A través del marketing digital lograremos que el paciente entre en lo que llamamos un embudo de ventas, que es el proceso donde no sólo captamos desconocidos, sino que nos mantenemos en contacto permanente con los que ya son parte de nuestra para fidelizarlos y convertirlos en embajadores de la marca.

Dicho esto, voy a describirte a continuación una estrategia paso a paso para que desarrolles un proceso efectivo y simple de marketing dental.

Para empezar, es fundamental que tengas un concepto claro que te explico con la siguiente imagen

El marketing es un proceso para convertir desconocidos a través de estrategias online y offline en pacientes potenciales que llegan a tu consultorio a una cita de valoración; una vez el paciente se decide a la cita, comienza la venta de los servicios de salud. La venta se da gracias a la confianza y esa se gana con el marketing, por eso es muy poco probable que alguien que no te conozca te compre. 

Esta es la principal razón por la cual una publicidad dirigida a hacer una venta, por muy atractiva que sea la oferta, difícilmente ocurre. Simplemente no te conocen y no confían en ti.

Embudos de ventas/Pasos para una estrategia efectiva para el consultorio

En marketing, la metodología que usamos para definir y planificar los pasos que tiene que dar un paciente para cumplir uno o más objetivos (pedir cita, suscribirse a nuestro canal, descargar un recurso, etc.), le llamamos embudo de ventas. 

Todos los pasos pueden desarrollarse de forma presencial o digital.

Te explico a continuación los pasos de un embudo de marketing híbrido, es decir, que incluye procesos presenciales y virtuales

  1. Atracción: Es el momento en que llamamos la atención a los desconocidos, con anuncios orgánicos o de pago para que vean lo que les estamos mostrando.

Debes saber que los pacientes puedes encontrarlos en distintas partes: 

  • En tus bases de datos de pacientes actuales, en mantenimiento, e inclusive entre los pacientes perdidos, que no volvieron o que no iniciaron.
  • A través de anuncios publicitarios gratuitos o de pago en los canales digitales o con métodos tradicionales como radio, TV o revistas.

Gracias a aliados estratégicos que pueden ser otros profesionales de la salud o de otras industrias

  1. Conexión: Es el momento en que logramos que los pacientes nos den sus datos de contacto a cambio de un regalo o incentivo, que sugiero no sea ninguna actividad clínica sino más bien un Imán de prospección digital. Esto se trata de entregar un contenido relevante que se hace una vez y se entrega cuantas veces quieras, a diferencia de las actividades clínicas que requieren inversión de costos fijos y variables y por supuesto sacrificar tu rentabilidad

Esto no sólo nos deja los datos, sino que permite educar a los pacientes acerca de sus necesidades y cómo solucionarlas y nos posiciona como expertos.

Algunos tipos de Imanes de prospección o Lead Magnets son:

Insisto que al momento de escoger un imán de prospección prefieras aquellos donde no regales actividades clínicas o procedimientos que impliquen la dedicación de tu tiempo con cada prospecto porque no es escalable y especialmente, envías a los pacientes el mensaje que tu trabajo no vale y entras en la pelea del precio bajo.

  1. Maduración: Es el momento en que te dedicas a educar. Al paciente para que tome conciencia que tiene un problema, que el problema tiene solución, que tú eres la mejor opción para su tratamiento y que es urgente.

Para ello usarás los canales digitales y presenciales para educar

  1. Conversión: Es el momento en que el paciente potencial agenda la cita o descarga un recurso o compra nuestros servicios y se convierte en un paciente en verdad.

Estimular la venta es un objetivo primordial. De ese tema puedo hablarte más detalladamente en Cómo vender más tratamientos sin usar internet o en 7 oportunidades para aumentar las ventas en la consulta particular.

  1. Fidelización: Es el momento en que nos encargamos de que el paciente que ha comprado nuestros servicios se enamore de la experiencia con nosotros y vuelva una y otra vez a solicitar nuestros servicios 

Es fundamental que cada persona que venga al consultorio no se vaya del todo aun cuando haya terminado su tratamiento activo. Para ello haremos campañas de fidelización al menos 4 al año, que nos permitan mostrar a los pacientes que son la razón de ser de nuestras consultas y que son una parte importante de nuestra comunidad.

Podremos crear programas recurrentes para que los pacientes vengan una y otra vez por ejemplo clubes de pacientes sanos o programas de mantenimiento.

En 30 Formas de fidelizar pacientes con internet puedes llenarte de ideas que te ayudarán a hacerlo mejor.

  1. Optimización: Es el momento de crecer y escalar el negocio y aumentar las ventas, hacernos más rentables y productivos. Para ello trabajaremos en los números: finanzas, presupuestos, indicadores de gestión y de desempeño y especialmente en ventas.

Queremos que los pacientes sean capaces de comprarnos mucho más en cada ocasión y que asistan con mayor frecuencia a nuestra consulta. 

La mejor forma que conozco para que te compren más es a través de paquetes de servicios. Se trata de agrupar los servicios que ofreces de acuerdo a la lógica y a lo que la experiencia nos muestre que son los hábitos de consumo más frecuentes de los pacientes.

Por ejemplo, quien te compra un tratamiento de ortodoncia también te comprará los retenedores tarde o temprano, algunas limpiezas, y eventualmente blanqueamientos u otros servicios complementarios. Si ofreces desde el principio los servicios en “combo” o paquetes, lograrás una venta por mayor valor dando desde el principio un precio especial por volumen de compra. Esto es lo que conocemos como cross-sell, venta de productos relacionados con el producto principal

Tal vez puedes también ofrecer alternativas de tratamiento que sean de un mayor valor, pero una mejor opción para el paciente. Esto es lo que conocemos como up-sell, venta de productos de mayor valor al producto principal, que ofrece una ventaja atractiva para el paciente y que hará que lo elija.

  1. Evangelización: Este es el momento en el cual los pacientes satisfechos nos recomiendan a familiares y amigos. 

Podemos establecer una campaña formal de referidos con los pacientes satisfechos. Para ello, debemos hacer encuestas de satisfacción permanentes que nos permitan estar en mejora continua, lograr cada vez más pacientes satisfechos y establecer quienes estarían dispuestos a remitirnos a familiares y amigos. 

El secreto para tener evangelizadores es primero asegurarte que todos los pacientes vivan una experiencia inigualable en tu consultorio, segundo, mantener una comunicación activa y permanente con ellos para mantenerte en su recordación.

Puedes multiplicar hasta por 5 tu volumen de pacientes si promueves activamente la voz a voz 

Si quieres aprender más detalles sobre el marketing y las ventas para un consultorio odontológico te invito a que conozcas MIS LIBROS  y si no eres muy amigo de la lectura, te puedes dar una buena idea de este maravilloso mundo en el ABC del Marketing de Salud.

Te invito a que me sigas en mis redes sociales Facebook, Instagram, Linkedin, y en mi canal de youtube donde te comparto información de valor sobre marketing, ventas y mentalidad empresarial para odontólogos.

Conclusiones y Recomendaciones

Cada vez más odontólogos son conscientes de la necesidad de implementar estos procesos de marketing y ventas al ofrecer sus servicios, porque entienden perfectamente que como profesionales independientes que actúan por cuenta propia, son empresarios. Como tales tienen que estudiar, entender y practicar no solo la odontología, sino también otras habilidades empresariales.

Entre más pronto te adaptes al cambio y conviertas tu consultorio en una empresa que trabaje para ti, más pronto empezarás a disfrutar no sólo de los resultados económicos, sino especialmente la libertad que da un consultorio particular manejado adecuadamente. 

Espero esta guía sea de gran utilidad para ti. Si tienes dudas escríbeme a erika@erikaherrera.net y con gusto responderé tus inquietudes. O por cualquiera de mis redes sociales.

7 Trucos para atraer más pacientes a tu consulta fácilmente

7 Trucos para atraer más pacientes a tu consulta fácilmente

7 Trucos para atraer más pacientes a tu consulta fácilmente

Introducción

Atraer más pacientes al consultorio es la obsesión número uno de los profesionales de la salud dueños de un consultorio particular. No se necesita ser experto en marketing y ventas para saber que si no tenemos pacientes no tendremos ventas y sin ventas no hay negocio.

Sin embargo, la mayoría desconoce de dónde pueden salir los pacientes; tan sólo el 4% de los profesionales de la salud hacer alguna actividad de forma proactiva para generar pacientes en sus consultas particulares. En el resto de los casos los nuevos pacientes en general dependerá del voz a voz en un alto porcentaje; es así, que hoy quiero contarles en este artículo, cuáles son las fuentes de pacientes que tenemos a nuestra disposición y que en muchos casos no aprovechamos y cuál es el recorrido que han de tener estos pacientes potenciales una vez llegan con nosotros,  para garantizar que se conviertan en pacientes reales, que soliciten nuestros servicios una y otra vez y nos recomienden con familiares y amigos.

En resumen, hay que tener una estrategia de generación, conversión y fidelización de pacientes.

Algo de suma importancia que quiero destacar aquí es que en los consultorios llenos de pacientes, el 80% de los ingresos provienen de pacientes actuales o que ya hemos atendido en el pasado (en mantenimiento) y tan sólo el 20% provienen de pacientes nuevos.

Pacientes Vs. Clientes

Antes de empezar quiero hacer un pequeño paréntesis para contarte que en realidad lo que haces es atraer más clientes, hasta que estas personas se convierten en pacientes reales serán prospectos o clientes potenciales. Por otro lado, en esta nueva normalidad, podemos ofrecer servicios no sólo a pacientes sino también a colegas, proveedores y público en general.

Te digo esto porque en adelante hablaré de clientes. Nuestro universo se amplió gracias a la virtualidad a la que hemos sido empujados durante esta pandemia.

 7 Trucos para atraer más pacientes

Truco 1. Definir la fuente de los pacientes:

¿Dónde están los pacientes?

Existen tres grandes fuentes de pacientes:

La primera, es nuestra base de datos, que de paso te digo es tu activo más grande.  Dentro de esta, tendremos a los pacientes actuales, que son los que estamos atendiendo y a los pacientes de mantenimiento, que son los que terminaron el tratamiento y que los seguimos revisando para garantizar que sus tratamientos se mantengan en forma adecuada y a los pacientes perdidos, que son aquellos que a los dejamos de atender,  pero conservamos sus datos o aquellos que nunca iniciaron tratamiento con nosotros pero que en algún momento los valoramos en una consulta.

Lo ideal sería que la base de datos total fuera igual a la base de datos de pacientes actuales. Infortunadamente, el seguimiento de los pacientes en la mayoría de los casos es por tiempo limitado, olvidando que el paciente que terminó un tratamiento, es un paciente potencial para siempre, necesitará mantenerse saludable siempre y además tiene familiares y amigos que también lo necesitan.

Ese paciente que un día llega a nuestra consulta deberá quedarse con nosotros para siempre; ello dependerá de nuestra comunicación efectiva y constante con ellos, de que les demos contenido de valor y que desarrollemos relaciones empáticas para que nos prefieran por encima de la competencia.

La segunda fuente de pacientes son las campañas publicitarias que también son de dos tipos: las campañas orgánicas en las cuales hacemos publicaciones de alto valor para nuestros pacientes, contándoles que hacemos y cómo los podemos ayudar, que llamen su atención y que hagan que se interesen en nuestro contenido y nos sigan de forma espontánea, sin invertir dinero en publicidad.

Por otro lado, están las campañas publicitarias de pago, que serán tanto en redes sociales como en buscadores, con el objetivo de generar pacientes potenciales. Simplemente, debemos escoger a quien le vamos a dirigir estos anuncios, describir exactamente las características demográficas, psicológicas e intereses y establecer un presupuesto para invertir. Éstas campañas a su vez tendrán distintos objetivos desde darnos a conocer, atraer a los pacientes, conectar con ellos hasta convertirlos en clientes y fidelizarlos.

Y la última fuente de pacientes son las alianzas estratégicas, que pueden ser con otros profesionales de la salud, de cualquier área o especialidad y también puede ser con personas de otras industrias que atiendan al mismo nicho al cual nosotros estamos atendiendo, pero que no sean nuestra competencia directa.

Puedes descargar mi guía “Multiplica tus pacientes en 8 días” donde te explico en detalle ¿Cómo motivar a las personas para que tomen tus servicios?, ¿Cómo definir al cliente ideal que quieres atraer?, ¿Cómo construir una propuesta para que te escojan?, ¿Cómo generar pacientes con alianzas estratégicas?, ¿Cómo hacer campañas de reactivación de clientes?, ¿Cómo hacer campañas de referidos? y ¿Cómo hacer campañas de fidelización de clientes?, que te va a ayudar con seguridad a atraer pacientes más fácilmente.

Y aquí viene el siguiente truco

Truco 2:  Conversión de pacientes.

No sirve de nada atraer personas si no los convertimos en pacientes reales.  Para que nuestro consultorio sea viable tenemos que venderles. Y aún más, tendremos que lograr que estos pacientes vengan una y otra vez y nos recomienden a familiares y amigos.

El primer paso para atraer a estos pacientes es llamar su atención y hacernos visibles por encima de los demás utilizando una estrategia, que los lleve por un camino que nos permita convertirlos en pacientes reales. Este camino es el famoso embudo de ventas.

Después de definir la fuente, necesitamos encontrar una manera de conectar con ellos, de modo que nos dejen algún dato de contacto. Para ello usamos los Imanes de prospección o lead magnets que no son otra cosa que un regalo que les daremos, algo valioso que sea tan atractivo que se animen a dejarte sus datos para recibirlo.

Algunos ejemplos de imanes de prospección que se usan frecuentemente son:

  • Guías
  • Masterclases
  • Mini cursos
  • Cupón de descuento
  • Cuestionarios
  • Ebook
  • Plantillas
  • Membresías
  • Listas de chequeo
  • Eventos
  • Rifas o concursos
  • Kits de Higiene
  • Muestras gratuitas de algún tratamiento
  • Predicciones de resultados
  • Exámenes complementarios

La idea es que a cambio de sus datos les envíes el regalo y luego hagas un seguimiento sobre como le pareció, que dudas tiene y le vayas introduciendo cada vez mas en el embudo gracias a que le das mucho valor y te conviertes en alguien que realmente le ayuda a solucionar sus problemas de salud y le aconseja de forma genuina lo que puede ser más conveniente según el caso.

A continuación, te dejo un esquema del camino que comúnmente recorre un desconocido para convertirse en un paciente real en nuestra clínica.

Truco 3: Maduración/ educación. 

Una vez tienes algún dato de contacto, que generalmente es el email o el teléfono, debes encontrar la forma de madurar esa relación y la mejor forma de hacerlo es agregando valor a través de información que resuelva las dudas que tenga respecto a cualquier problema de salud que tu le puedas solucionar.

Es así como comenzarás a solucionar dudas con diferentes tipos de información a través de los canales más comunes que tenemos, que son los siguientes:

Online:

Redes sociales

Buscadores

Página web
Email marketing

Chat bots

Offline:

Radio – TV

Vallas
Periódicos – Revistas

Papelería personalizada

Correo directo

Llamadas Teléfono

Las ventajas de usar el canal virtual u online son entre otros que es más económico, funciona a nivel global, es usado por nuevas generaciones lo que significa que va en crecimiento, es medible y escalable, está disponible 24/7 y puede segmentar el público lo que significa que podemos dirigir nuestros esfuerzos a un grupo en específico optimizando la publicidad, los costos y el resultado.

Algunas desventajas de lo virtual es que requiere de una innovación constante y de un manejo básico de tecnología que además avanza muy rápidamente y a grandes pasos.

Una vez estableces con ellos un contacto frecuente y una relación de confianza, que les has contado que tienen un problema que tiene solución y que tu eres la mejor solución, entonces aallí les muestras la oportunidad de optar por tus servicios.

Aquí viene el próximo truco.

Truco 4: La conversión de pacientes / venta de servicios

 Que no es otra cosa que vender.

Sobre ventas he escrito el libro “El arte de vender salud” y muchos artículos de mi blog, entre ellos,  20 claves para vender tus servicios de salud fácilmente y Aumenta tus ingresos con los recursos que tienes que tal vez te interesen leer.

Sin embargo, quiero darte unas premisas valiosas que te sugiero tengas en cuenta al momento de vender:

  • A todos nos gusta comprar pero no nos gusta que nos vendan
  • La gente compra lo quiere no lo que necesita
  • Las personas están dispuestas a pagar el precio que crean acorde con el valor que perciben.
  • Dos productos iguales pueden variar en precio sólo por. La experiencia que recibe tu paciente cuando los compra.
  • Los intangibles son la principal causa de elección de los pacientes. Me refiero al trato, el lenguaje corporal, el tono de la voz y las palabras, la escucha activa y otros como la puntualidad, la pulcritud, la prontitud en responder, la actitud, entre otros.

La venta empieza desde cuando el cliente te descubre, cuando aún no le has entregado siquiera un imán de prospección o no le has dado una cita.

Una vez le asignan una cita deben pasar por varios pasos:

  1. Trabajo previo. Que consiste en prepararte tu, venderte a ti mismo, saber que ofreces lo mejor y que quienes lo valoren lo tomarán. Además en indagar un poco quien es ese nuevo paciente que viene.
  2. Apertura. Que es el saludo, el recibimiento, la bienvenida, la primera impresión y todo lo que pasa antes de la atención, la llamada telefónica, la experiencia en la web, en nuestras redes. Romper el hielo.
  3. Desarrollo. Que es el momento de la verdad, la cita de valoración, de control o ejecución del tratamiento. Cada vez que el paciente vuelve te estás vendiendo, porque sí, el epaciente te compra a ti, lo que tu eres, tu esencia y no necesariamente un tratamiento.
  4. Cierre. Ese momento en que alguien cobra, alguien pide el dinero y hasta que no hay cierre en verdad no hay venta porque no te han dado el dinero.
  5. Seguimiento. Recuerda que un no te compro ahora,  no es para siempre pero un si tampoco, hay que cuidar y fidelizar a nuestros pacientes. Mantenernos en constante comunicación para estar en su recordación

Truco 5: La fidelización de pacientes

Es tan importante que merece ser mencionada aparte.

Es enamorar a nuestros pacientes para que vengan una y otra vez y nos recomienden con familiares y amigos. En verdad, si no fidelizamos a los pacientes nunca tendremos una consulta llena. Usualmente el paciente que ya nos compró y está contento nos comprará más fácilmente que alguien completamente nuevo que no sabe como le irá con nosotros.

Los estudios muestran que una consulta particular depende en un 80% de los pacientes que ya están viniendo a nuestro consultorio y tan sólo el 20% de pacientes nuevos. Así que hay que darle gran valor al que ya es nuestro paciente.

Siempre necesitará salud y además tiene familia y amigos que nos puede referir. Además nos conoce y confía en nosotros así que nos volverrá a comprar si tenemos algo bueno que ofrecerle.

Encuentra más detalles en mi guía “Multiplica tus pacientes en 8 días”.

Aquel que nos ha comprado una vez con toda seguridad lo podrá hacer nuevamente.

Para fidelizar a los pacientes puedes hacer muchas cosas, por ejemplo:

  • Encuestas de satisfacción
  • Mensajes directos
  • Paquetes de Bienvenida y finalización
  • Reportes de evolución del caso
  • Boletines de noticias del consultorio exclusivo para pacientes
  • Detalles en ocasiones especiales
  • Llamadas. Telefónicas ocasionales
  • Servicios o precios preferenciales

Truco 6: La optimización de los pacientes

Se refiere a lograr que este paciente que ya este fidelizado te compre una y otra vez, en él desarrollamos:

Up-selling que consiste en venderle servicios que generen beneficios adicionales similares al que ya ha comprado o quiere comprar y que usualmente tiene mayor valor.

Crosselling que consiste en la venta de servicios complementarios al tratamiento inicial que el paciente solicitó

El objetivo de estas dos acciones es mejorar el valor del tiempo de vida del cliente (lifetime value), que es un principio del marketing que considera el valor de compra de un cliente a lo largo de la relación con la empresa. Por supuesto, lo ideal es llevarlo al máximo.

Truco 7: La evangelización de pacientes

No es otra cosa que los pacientes se conviertan en nuestros mejores embajadores y nos refieran a familiares y amigos a través del voz a voz. Esa recomendación se convierte en una transferencia de confianza y en un alto porcentaje esos referidos serán nuestros pacientes.

Así que agradece con detalles a aquellos que te han remitido a alguien o que están dispuestos a hacerlo porque sólo fomentando todas  estas campañas que te he mencionado podrás no sólo atraer pacientes consistentemente y además retenerlos y fomentar que sean tus embajadores

Antes en este mismo artículo te había mencionado mi guía “Multiplica tus pacientes en 8 días”, en ella también encuentras una forma detallada de hacer campañas de referidos.

Conclusión

Como hemos visto, no basta con atraer pacientes, es fundamental tener una estrategia para que se conviertan en pacientes reales y retenerlos con nosotros por el mayor tiempo posible de modo que nuestros esfuerzos de marketing sean lo más efectivos posibles y el valor por tiempo de vida de los pacientes (Lifetime value) sean maximizados.

Si te ha gustado esta información te invito a que la compartas con otros colegas a quienes pueda interesarles y que me dejes un comentario para darte acceso a la clase. Puedes también enviarme un mensaje a erika@erikaherrera.net o a través de cualquiera de mis redes sociales donde me encuentras como @erikaherreramarketing.

Aumenta los ingresos en tu consultorio con lo que tienes

Aumenta los ingresos en tu consultorio con lo que tienes

 

Introducción

Una de las mayores necesidades de los odontólogos es tener una clínica rentable, al fin de cuentas, una clínica dental es un negocio del cual necesitamos vivir como cualquier profesional con su negocio. Sin embargo, por múltiples razones, buena parte de los odontólogos dejan su ingresos al azar lo cual resulta en el fracaso y el cierre del negocio antes de cinco años y con eso, el fin de todas las metas se derrumban también.

A veces creemos que necesitamos hacer quien sabe que cosa extraordinaria para lograr resultados extraordinarios y no, simplemente necesitamos usar las herramientas que ya tenemos de mejor manera. Ser creativos. Un pequeño cambio puede significar la diferencia.

La historia clínica: la base para aumentar tus ingresos

La historia clínica es la más importante herramienta con la que contamos para obtener información de los pacientes. Y en la información están las ventas.

Sin embargo, en muchos casos, la información se limita a la parte clínica de los pacientes, lo relacionado con la especialidad a la cual te dedicas. Inclusive a veces “Revisión” es la respuesta que tienes cuando preguntas por el motivo de consulta. Y te conformas con eso. NO preguntas más y ahí empiezaas a perder esa venta.

Es fundamental ir mucho más allá en términos de marketing y ventas.

Es frecuente inclusive, dar a los pacientes un formato de la parte de los datos personales para que ellos mismos lo diligencien, perdiendo así la posibilidad de indagar más acerca de sus necesidades y generar empatía. Justamente allí, es cuando puedes determinar cómo crear una relación duradera con el paciente, que tipo de relación podrías tener con esa persona que llega por primera vez al consultorio y especialmente, cuales son sus verdaderas necesidades para garantizar la venta de tu servicio sin problema, gracias a que le puedes dar una solución acorde a esas necesidades de él y no a lo que tu crees que necesita.

Las competencias blandas son más importantes que las académicas o profesionales para la fidelización de clientes. Puedes saber mucho, pero si no logras empatía con tus pacientes, no se quedaran contigo, así que desde el primer momento debes cultivarlas.

Entre más conozcas a tu paciente mejor podrás atenderlo y relacionarte con él, generarás más confianza y más ventas.

Aprovecha la historia clínica e indaga a fondo el motivo de consulta. Pregúntale al paciente:
1. Cómo puedes ayudarle?
2. Si conoce alguna solución a su problema y en ese caso
3. Que solución le gustaría recibir,
4. Si ha ido a otros lugares a solicitar el servicio y en ese caso
5.Por qué no se quedó?

Si quieres que se queden contigo necesitas darles lo que ellos quieren y para ello lo mejor es preguntarles a los mismos pacientes y luego buscar como puedes acomodar tu servicio a sus necesidades. Si esto no es posible, deberás tener la integridad para reconocerlo y recomendarle a alguien que si lo pueda hacer.

Antes que vendedor, eres un asesor de cada paciente que llega a tu consulta.

Esa valiosa información que puedes obtener en la historia clínica es la que te permitirá comunicarte permanentemente con él, fidelizarlo y mostrarle las soluciones y beneficios que le puedes ofrecer, interactuar con encuestas, invitaciones, ofertas de servicios etc., y hacerle seguimiento al proceso de ventas.

Algunas preguntas que no te pueden faltar son:

  • Fecha de cumpleaños  
  • Email
  • URL de sus Redes sociales
  • Dónde trabaja y qué hace allí (todos son potenciales alianzas) 
  • ¿Que redes sociales visita? 
  • ¿Que lee? – ¿Qué le gusta?
  • ¿Cuáles son sus hobbies?
  • ¿Cómo está conformada su familia?

Si alguien lo recomendó, pregúntale a esa persona sobre este nuevo paciente y así mismo, habla con este paciente de la persona que te lo recomendó, para aumentar la transferencia de confianza. Es alguien en común que tienen y que debes aprovechar.

Imagina de qué manera esa persona podría generar unos prospectos nuevos para tu clínica: de pronto es el gerente alguna empresa o un empleado de cierto nivel, el jefe de personal o simplemente la persona que gestiona ciertos pagos o tal vez hace algo que pueda ser complementario al servicio que tú prestas,  por ejemplo, tiene un spa o una peluquería o un gimnasio o es familiar de alguien que lo tiene.

Te aseguro que si revisas a quien tienes en tu base de  datos, puedes encontrar una mina de oro.

Hoy día, debes tener un software para el manejo de tus historias clínicas que guarde la información en la nube idealmente.

Cualquier cosa puede pasar y sería terrible perder toda la información de los pacientes y de la clínica.

También asegúrate que tu software te permita clasificar los pacientes de acuerdo a tus necesidades por ejemplo por edad,  por sexo, por fecha de cumpleaños, por ocupación, por última vez que asistieron a una cita.

Y muy importante que te dé estadísticas e indicadores de gestión.

Eso te permitirá fidelizarlos y hacerles seguimiento y a futuro automatizar procesos. En otras palabras, que tenga modo de supervisar el servicio al cliente. Esto es lo que se conoce como CRM (Costumer Relationship Management)

Asegúrate además que puedas custodiar la información, que tenga acceso restringido, debido a la confidencialidad que tienes como profesional de la salud con tus pacientes.

Sistematizar cuanto antes la parte contable es fundamental. La mayoría de los softwares de gestión clínica traen hoy día una parte contable.

Esto no sólo te hará más fácil el control de ingresos y gastos, sino te ayudará a evitar robos y desorden contable. No basta con vender sino después garantizar y controlar los pagos.

El software contable te mostrará cómo está tu cartera, tus cuentas con proveedores, el pago de honorarios y todo lo relacionado con el presupuesto.

Una base de datos correctamente llevada es el activo más preciado de un negocio. El dinero está en la base de datos que está activa.

Asegúrate que la información que recopilas sea lo más completa posible y define unos periodos fijos para actualización de datos, de modo que la mantengas al día. Es muy doloroso ver consultas que han atendido miles de pacientes y al momento actual no llegan ni siquiera a 100 por falta de cuidar la base de datos.

Y cuando desean reactivarla o actualizarla, la mayoría de las personas han cambiado el único dato de contacto que tenían con lo cual es como si volvieran a empezar.

Es de suma importancia mantener las historias clínicas  actualizadas y diligenciadas pensando en que los pacientes vendrán una y otra vez y que pueden ser potenciales referidores o aliados.

Como profesional de la salud tienes la ventaja que la gente que llega a la consulta está dispuesta a dar sin problema toda la información que se le pida por muy confidencial que sea.

Aprovecha eso para indagar más sobre tus pacientes y trata de que alguien lo haga personalmente, al menos de forma parcial, para que la persona se sienta más importante, mejor acogida y se lleve una mejor impresión de tu consulta.

¿Cómo utilizar esas herramientas para aumentar los ingresos?

Además de la información que obtengamos en la ahistoria clínica, debemos saber que los ingresos no ocurren por generación espontánea. Aquellos que hoy día  basan el origen de sus ingresos tan sólo  en el famoso voz a voz o boca oreja están corriendo el riesgo de desaparecer.

En estos tiempos es fundamental ser proactivo en la consecución de pacientes. Y justamente este es el tema central de este artículo: Las únicas 5 formas de aumentar los ingresos en tu consultorio utilizando lo que ya tienes:

  1. Aumentar el número de prospectos: Esto se puede hacer a través de procesos como recuperar los clientes perdidos, conseguir referidos y contactar a personas desconocidas. Se trata de que más personas vean que existimos y de la oportunidad que ofrecemos.
  2. Aumentar el porcentaje de conversión, es decir, de esos prospectos cuales finalmente se convierten en clientes.
  3. Aumentar la frecuencia de las ventas, es decir, conseguir que te compren más seguido, que vengan más veces a solicitar nuevos tratamientos, productos o servicios.
  4. Aumentar el tamaño de las ventas, quiere decir que la compra promedio sea por un mayor valor, que te compren más cantidad.
  5. Aumentar el margen de utilidad de la venta, esto puede ser controlando tus gastos o aumentando el costo de la venta.

Fíjate que de los 5 aspectos, puedes aumentar los ingresos en el 40% de los casos aumentando los pacientes, en el 40% aumentando las ventas y en el 20% el margen de utilidad.  

Esto quiere decir que puedes aumentar los ingresos sin aumentar los pacientes. Hago énfasis en esto porque a veces estamos concentrados en conseguir pacientes nuevos a toda costa, sin darnos cuenta que al menos el 60% de los ingresos del consultorio los podemos generar con los pacientes que ya tenemos y tomando acciones específicas.

¿Qué es la Estrategia 5X?

A partir del concepto anterior voy a mostrarte con números, cómo puedes triplicar las ventas inclusive sin necesariamente conseguir más clientes.  

Esto que te voy a contar a continuación es un resumen de la Estrategia 5X, una de mis estrategias más poderosas que te pueden ayudar a generar más ingresos, tomando acciones simultáneas en 5 aspectos distintos, es decir, implementando 5 tácticas a la vez. Te lo explico con un ejemplo para que sea más fácil.

Ejemplos de la estrategia 5X

Supongamos que realizamos las siguientes acciones:

  • Aumento de prospectos o potenciales clientes con campaña de reactivación de pacientes perdidos.
  • Aumento del porcentaje de conversiones con más facilidades de pago
  • Aumento en la la frecuencia de las ventas gracias a la mejora en la comunicación y seguimiento de pacientes.
  • Aumento en el tamaño de las ventas gracias a la creación de paquetes de productos y servicios que se ofrecen en combo lo cual  nos permite hacer  descuentos que resultan en un beneficio para los pacientes.
  • Control compras y convenios con proveedores para aumentar el margen de utilidad.

A continuación te muestro dos ejemplos de cómo aumentarían tus ingresos, implementando algunas de las acciones de marketing que te acabo de mencionar:

En el siguiente cuadro lo puedes ver de manera resumida.

Sin estrategia                                    Con estrategia conservadora

200 prospectos 250 prospectos
25% de conversion 30%
50 PACIENTES 75PACIENTES
1 consulta al año 1.5 consulta al año
USD 1.000 promedio compra USD 1.200 promedio compra
USD 50.000 ventas anuales USD 135.000
30% margen 35% margen
USD 15.000 utilidad USD 47.250 utilidad

En el primer caso,  vamos a suponer que a tu clínica llegan 200 prospectos al año sin hacer ningún tipo de estrategia en especial; de esos pacientes que llegan finalmente solo se convierten en clientes el 25% quiere decir 50 pacientes, los cuales asisten solamente una vez al año a la clínica a un tratamiento que en promedio cuesta $1.000USD.

Esto quiere decir que tus ventas anuales para el ejemplo, son de $50.000USD.  50 pacientes pagando $1.000USD. Si calculamos que nuestro margen de utilidad es en promedio del 30% quiere decir que la utilidad que nos dejó el ejercicio fue de $15.000USD

Ahora supongamos que hacemos unas campaña de reactivación de clientes antiguos y logramos que 50 personas más regresen a nuestra clínica, con lo cual tendríamos además de las 200 que vinieron sin estrategia, 50 adicionales  por la campaña, lo cual nos da en total 250 prospectos; pero además a estas 250 personas, les damos mayores facilidades de pago porque hemos logrado algún convenio con algunas entidades bancarias, con lo cual las conversiones aumentan de un 25% a un 30% y nos resultan 75 pacientes que efectivamente aceptan el presupuesto.

Fíjate que aumentando los pacientes en 25% y las conversiones en un 5% el total de prospectos que se convierten en clientes aumenta en un 50% pasando de 50 a 75 personas.

Sigamos con el ejemplo; gracias a una comunicación constante, mejoramos la asistencia y el regreso de los pacientes a nuestra clínica durante el año, de modo que logramos que vengan no una vez, sino 1.5 veces y además, logramos vender más porque decidimos empaquetar todos nuestros productos y empezamos a vender todo un paquete de experiencias en vez de servicios individuales, logrando que la venta promedio pasara de $1.000USD a $1.200USD

Esto quiere decir que nuestras ventas anuales pueden pasar con estas acciones simples de $50.000USD  a $135.000USD.

Finalmente, si hacemos convenios con nuestros proveedores para lograr mejores precios y descuentos por volumen, convertimos nuestro margen de utilidad del 30 al 35%, logrando una utilidad al final del ejercicio de $47.250USD.

Fíjate que el aumento de los ingresos se logró aumentando los pacientes en los dos primeros puntos que te mencioné. El resto del aumento de los ingresos provino de clientes que ya teníamos a los cuales logramos venderles más, con mayor frecuencia y mejor margen.

Vamos ahora con un ejemplo, en el cual, mediante una campaña agresiva incluyendo redes sociales, buscadores, página web, publicidad offline y online, alianzas estratégicas, campañas de reactivación de clientes, de referidos, de fidelización, entre otros, aumentemos los clientes en un 80%,  y en vez de tener 50 pacientes, tenemos 90 a los cuales les vendimos aun más, con más frecuencia que en el primer ejemplo y mejor margen de utilidad. Quiero que notes como se multiplican exponencialmente los resultados

Sin estrategia                                    Con estrategia agresiva

200 prospectos 300 prospectos
25% de conversion 30%
50 PACIENTES 90 PACIENTES
1 consulta al año 2 consulta al año
USD 1.000 promedio compra USD 1.500 promedio compra
USD 50.000 ventas anuales USD 270.000
30% margen 35% margen
USD 15.000 utilidad USD 94.500 utilidad

Conclusión

La buena noticia es que la mayoría de los pacientes ya los tienes, y los ingresos y las ganancias extras, las podemos generar a partir de nuestros pacientes actuales, de pacientes referidos por los que ya tenemos y de pacientes perdidos que volvemos a traer a nuestra consulta con las campañas de reactivación.

Es hasta 12 veces más económico atender a alguien que ya ha pasado por tu clínica o consultorio que conseguir un cliente nuevo.

De esta manera he querido llamar tu atención sobre la importancia de conocer nuestros números y de hacer proyecciones económicas para poder lograr resultados contundentes en nuestra clínica dental. Lo importante es que puedas visualizar como los números cambian exponencialmente según la cantidad de acciones de marketing que implementes.

Este ejercicio es parte de lo que llamo la Estrategia 5X, una de las estrategias de mi sistema Doctor Pro System con el cual ayudo a mis colegas odontólogos a atraer y retener pacientes y multiplicar los ingresos de sus clínicas dentales de manera consistente mediante la implementación de estrategias de marketing.

Te invito a continuación a que descargues el eBook gratuito “La Estrategia 5X” donde te explico este ejercicio con más detalle.

Es posible que también te interese leer  dos de los artículos más recientes https://erikaherrera.net/como-competir-con-las-grandes-clinicas-y-los-precios-bajos/ o https://erikaherrera.net/como-desarrollar-un-calendario-de-marketing-poderoso/

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