COMO ABRIR UN CONSULTORIO ODONTOLOGICO PARTICULAR CON ÉXITO
Introducción
Sea que estamos recién graduados planeando montar nuestro consultorio odontológico particular o que llevemos muchos años de ejercicio profesional y finalmente nos animamos a arrancar con nuestra propia consulta, es una experiencia completamente diferente tener un consultorio propio que trabajar para una persona que genera los pacientes.
Hay muchas cosas que considerar al abrir un consultorio; sin embargo hay unas bases fundamentales a considerar que voy a compartirte a continuación:
La infraestructura
Lo primero es definir qué necesitamos y con que contamos. La mayoría de los odontólogos partimos desde cero. Tendremos que hacer un listado de nuestras necesidades en términos de materiales, instrumental e infraestructura, dependiendo del servicio que quieras prestar. Y por otro lado, tendremos que hacer una lista de con que contamos, probablemente a lo sumo tendremos algo de instrumental que compramos cuando cursamos la carrera.
Si vamos a arrancar por primera vez con un consultorio, la idea es salir con el mínimo viable e irlo haciendo crecer a medida que el consultorio produzca. Montar el súper consultorio puede ser arriesgado a menos que tengas garantizado un flujo de pacientes que te asegure que vas a poder cubrir los costos y generar una rentabilidad adecuada que te permita crecer. Si no es esa la circunstancia, quizás es mejor empezar rentando un consultorio de alguien por horas o estos sitios de coworking odontológico que hay donde les rentan las unidades con sillas y auxiliares, inclusive materiales.
Es mejor inclusive, empezar a buscar un sitio rentado en la zona que nos gusta y tratar de experimentar primero qué significa trabajar en esa zona, porque muchas veces nos enamoramos de un lugar y creemos que ese es el sitio soñado, pero cuando ya vamos a trabajar allí, nos damos cuenta que no hemos tenido en cuenta que el lugar puede ser un poco inseguro, que tal vez allí no hay muchos pacientes de los que nosotros necesitamos o que la zona no se presta por la razón que sea. Cosas tan básicas como que no hay un parqueadero o transporte público cercano.
Averigua cómo funciona la zona, si es una zona donde la gente usualmente va por cosas de salud o más bien tú eres el único que anda por ahí, si eso es bueno o malo. Todas esas cosas hay que mirarlas primero.
Es mejor experimentar primero con un lugar arrendado, donde en algún momento puedas dar un paso atrás y salir antes de tomar un lugar definitivo. Hacer la súper inversión sin haber probado si ese sí es el lugar, cómo te va con la competencia, cómo es el acceso de los pacientes allí, la seguridad, la iluminación, la ventilación, la vigilancia, el vecindario, como es todo, puede significarte un alto riesgo.
Es súper importante probar si estamos en el lugar correcto. Esto en cuanto a las necesidades operativas. Necesitamos también tener en cuenta aspectos administrativos como los permisos de operación
El marketing
Diría que lo más importante al montar un consultorio es tener un plan para conseguir pacientes y luego venderles nuestros servicios.
Esto significa la supervivencia del negocio.
Para ello es importante crear una marca personal, una imagen, algo que nos empiece a diferenciar y efectivamente empezar a aparecer en los canales digitales. Eso, si bien puede ser gratuito, requiere un tiempo de dedicación, pero es fundamental empezar a aparecer, porque hay que contarle al mundo que estamos abriendo un lugar, dónde está ubicado, los servicios que prestamos, a quién atendemos y en qué horario; a quién ayudamos y que podemos hacer por ellos.
Nadie sabe lo buenos que somos hasta que nosotros se los contamos.
Lo siguiente que vamos a ver es cómo vamos a crear una base de datos, cómo vamos a atraer a la gente. ¿Vas a abrir unas redes sociales?, ¿vas a empezar a poner en Google anuncios o crear un Google mi negocio para que la gente sepa que existes?, ¿Vas a crear una página web y tal vez empezar a hacer un blog?, ¿Cómo vas a hacer para que la gente se entere? ¿Vas a hacer alianzas con otros colegas o vecinos?, ¿Vas a ir donde todos tus amigos y familiares a decirles que ya te graduaste?
Hay que contarle al mundo y hay que empezar a buscar las fuentes de pacientes en las comunidades a las que asistes, iglesias, colegios, clubes deportivos, empresas del sector, etc. Tenemos que buscar los pacientes de forma proactiva, empezar a buscar qué profesionales atienden a esos pacientes que nosotros queremos atender y de esa manera convenir con ellos a contactarlos, a ver si podemos buscar una forma de trabajar juntos.
Cuanto antes debes formarte en marketing, ventas. Eso acelerará tus resultados, disminuirá el despilfarro y las improvisaciones.
Hacer ese camino solos es complicado porque es un mundo desconocido lleno de improvisaciones lo cual significa que es mucho más costoso en tiempo, en dinero y en esfuerzo.
También tienes que mirar cuales son los servicios que vas a ofrecer con lo que tienen que te puedes generar una buena rentabilidad para hacer campañas publicitarias especialmente a esos.
De todo lo que se te ocurre, no todo funciona y lo que funciona para otros no necesariamente te va a funcionar a ti; hay muchos factores que influyen en el resultado de cada estrategia. No copies. Modela mejorando, toma la idea y ponle tu toque. Genera un efecto wow.
En resumen, necesitas definir la situación actual, definir los objetivos, definir la estrategia que vamos a hacer, el plan con el cual vamos a ir de acá y en ese plan la marca personal. Cómo vamos a captar los pacientes, cómo va a ser su recorrido a lo largo de su contacto contigo, cómo harás para que el paciente llegue, te conozca, te pida la cita, te compre y te recomiende?
Cómo vas a aparecer ante la gente, que mensajes les vas a decir. Necesitas un plan de contenidos. Si quieres que la gente te vea, te siga, deberás ser consistente, tener publicaciones a la misma hora, los mismos días, determina cuáles son las horas que te sirven más y háganlo.
Es importante tener definido un cliente ideal y el mensaje con el cual los vas a atraer, de otro modo las personas que te van a llegar no son los pacientes que están dispuestos a pagar, ni los que necesitan tus servicios, ni tienen muy claro qué es lo que yo ofrezco?
Igual pasa con el servicio al cliente; que la gente diga yo voy donde ese doctor porque la experiencia que tengo con él es inigualable y no lo cambio por nadie. Eso pasa cuando nosotros le podemos transmitir al paciente claramente que viene al consultorio y puede estar confiado que lo vas a atender a tiempo, que todo va a estar pulcro, que el tratamiento que le vamos a hacer es el que en verdad necesita y el que mejor le conviene y que lo vamos a hacer de la mejor forma.
Cuando el paciente tiene esa idea de que tu filosofía es de servicio y que para ti lo más importante es ayudarle a solucionar su problema de salud oral de forma genuina, te va a escoger y se va a quedar.
Primero tienes que atraer los pacientes, crear el plan, la estrategia y las tácticas para lograrlo y cuando ya tengas pacientes y sepas cerrar con confianza los planes de tratamiento entonces tendrás pacientes demandando tus servicios y será el momento de súper especializarte si lo deseas, en todas esas áreas de la profesión que te permitirán ofrecer un mejor servicio. Antes será acumular y acumular conocimientos que no va ha haber a quien vender porque estaremos haciendo marketing de la esperanza, esto es, esperando que los pacientes nos lleguen de forma espontánea.
Aprende a conseguir pacientes y a venderles. Esto es lo que va a hacer que tengan unos ingresos abundantes. Cuando uno sabe cómo conseguir pacientes, tiene buena parte de los problemas resueltos.
Y si te están llegando tantos pacientes, empieza a contratar colegas porque puedes traer trabajo para ti y para otros. Esa es la manera como vas creciendo. Pero eso pasa cuando tienes un plan de marketing, cuando yo tengo establecido¿ hacia dónde voy? ¿Cuánto me tengo que ganar en este consultorio? Al mes, al día, al año para que funcione, para que sea rentable, para que te puedas pagar el salario con el cual puedes pagar tus gastos cómodamente, para que puedas tener la vida que quieres.
Después de atraer los pacientes, aprende que quieren esos pacientes, porque a veces quieres venderles lo que ellos no quieren ni necesitan.
Las Finanzas
Debes saber si tienes apoyo económico de tus padres, o un ahorro del trabajo anterior o si estás recién graduado y no tienes nada ni nadie te va a apoyar. Si vas a requerir un crédito de un banco o de algún otro tipo de entidad financiera. Averigua siempre las tasas de interés y los beneficios en varias de ellas.
En cualquier situación, ten en cuenta que una vez has hecho la inversión, ya tienes una deuda que pagar o has gastado una importante suma de tus ahorros.
Si estás trabajando para terceros te invito a revisar lo que yo llamo los espejismos financieros, que es cuando uno trabaja para otros y cree que gana muy bien y cuando haces las cuentas resulta que en ese lugar gana muy poco y que probablemente con pocas horas en el consultorio logra ganar lo mismo o más pero no se dedica al consultorio porque cree que el volumen de pacientes es proporcional al ingreso. Lo malo de esto es que muchas veces uno se queda en trabajos que parecen muy seguros y rentables y no logra sacar el tiempo para desarrollar tu propio negocio.
Por otro lado, es muy importante evaluar todas las cosas que te ocupan tiempo en el consultorio y que no son productivas, que otros las podrían hacer más barato. Se trata de identificar cuales son las acciones para las cuales eres indispensable en el consultorio y para las cuales no lo eres. Cuando uno está iniciando es importante aprender de eso.
Necesitas saber desde cuánto te cuesta cada cosa, hasta qué cosa está siendo eficiente y qué cosa no está siendo eficiente. Por ejemplo, te quieres ahorrar la auxiliar porque estás empezando y piensas que no tienes recursos para pagar una, entonces llegas al consultorio dos horas más temprano porque tienes que esterilizarlo todo, lavar aquí, pasar y poner acá, limpiar, secar, arreglar el consultorio, tener todo listo, esperar a que llegue el paciente y luego al final del día también cuadrar cuentas, o en los intermedios confirmar citas, hacer pedidos, etc.
Creo que porque yo hago todo, yo cobro, limpio, yo doy la cita, yo atiendo el paciente, eso aparentemente es una economía. Me estoy ahorrando la auxiliar, pero la realidad es que si tu hora consultorio vale $100 dólares y que una auxiliar te cuesta $25 dólares/ hora, lo que estás haciendo por ahorrarte a esa auxiliar es perder dinero.
¿Por qué?
Porque esa persona a la que le pagas, te permite liberar el tiempo que puedes dedicar a la generación de nuevas estrategias de marketing, a aprender como vender los servicios y de dónde sacar los pacientes, a crear alianzas estratégicas, a formarte en marketing. en gestión, en liderazgo, marca personal, servicio al cliente y tantas cosas que necesitas para hacer crecer este negocio.
Cuanto antes aprendas a delegar, más pronto comenzarás a comprar el tiempo de los demás, a crear un equipo que te ayude a convertirte en una empresa sólida. El dinero que puedes perder pensando que estás haciendo una gran economía ahorrando en un empleado, es muchísimo.
Muchas veces no contratas a la auxiliar, porque crees que estará desocupada buena parte del día mientras no tienes pacientes, pero esa persona puede estar atendiendo una agenda, puede estar haciendo esas tareas que tú le delegues para que se convierta en tu asistente, en tu complemento. Al principio harán las dos tareas de muchos y poco a poco podrás traer a nuevos miembros al equipo.
Una cosa muy importante para una persona que va a iniciar es poder definir el gasto potencial que va a tener. Los costos fijos, los costos variables, la rentabilidad, el punto de equilibrio, las proyecciones financieras, entre otros.
Conociendo tus gastos y la rentabilidad que quieres, podrás establecer desde el principio, los precios de tus servicios que no son los precios del vecino, sino los tuyos, unos precios que en verdad te permitan vivir el estilo de vida que deseas. Definido esto, lo siguiente es definir ¿¿Cómo lo vas a hacer?. ¿Cómo vas a producir ese dinero por hora? ¿Cuántos procedimientos de que tipo necesitas hacer para lograrlo y de donde vas a sacar esos pacientes. Esto quiere decir que necesitas un objetivo financiero.
No nos sentamos en el consultorio a ver cómo nos va hoy, es al revés. Nos va de acuerdo a las metas que nos proponemos. Hoy día dices ¿Cuánto quieres y cómo lo vas a lograr? Si no tienes idea qué es lo que te tienes que ganar al día, todo te va a parecer bien. Necesitas proveer un flujo de caja cuanto antes para poder garantizar la supervivencia del negocio.
Si no te está dando el consultorio para pagar la auxiliar es porque no has hecho los números correctos y estás cobrando precios por debajo de lo que debes cobrar. Dentro de los costos fijos hay que incluir el salario de una auxiliar que esté allí, igual que deben pagar la luz o el arriendo. Es muy importante que tú, como dueño del negocio, no estés haciendo tareas que puedes delegar a un tercero sino que te enfoques en las que eres indispensable que usualmente tienen que ver con la estrategia y el presupuesto.
Esas se llaman actividades de alto rendimiento y cuando ustedes empiezan a implementar eso, el consultorio evoluciona porque tu mentalidad cambia el chip.
Puede ser que implementar algo similar al colega vecino en tu consultorio esté bien, pero pretender montarle la competencia al vecino al lado a $10 dólares menos, no va a hacer que sus pacientes te prefieran sólo porque estás trabajando más barato.
No te empieces a vender como el más barato si quieres que un día los pacientes valoren tu trabajo y te paguen precios justos, si estás recién arrancando define un diferencial y construye con paciencia tu clientela, pero no regales tu trabajo, haz un estudio de costos, explica el la razón por la cual cobras eso
y cobra con seguridad, el paciente lo paga sin problema si ve en ti la mejor solución a su problema.
El más urgente objetivo ene finanzas es lograr un flujo de caja constante; cuando lo logras, estás listo para mudarte a un local más grande o mejorar las instalaciones, los productos, los equipos, a pensar en otras inversiones, nuevos colaboradores y todo lo que vayas determinando que te permitirá cumplir con tus objetivos a largo plazo.
La mentalidad empresarial
Entre más pronto te des cuenta de que tienes una empresa con gran potencial y no un pequeño consultorio, más pronto tendrás resultados increíbles.
No se trata de que llenes el consultorio de pacientes, sino que lo llenes de los pacientes adecuados, quieres que te sigan las personas con las que quieres trabajar, a las que les puedes solucionar sus problemas. En otras palabras, no quieres que todo el mundo te siga, quieres que te sigan las personas a quienes puedes servir, ayudar y les puedes solucionar sus problemas.
Para ello hay que definir cosas que parecen tan aburridas como la misión, la visión, los valores, el propósito y es posible que estés pensando, Erika, eso quién lo va a leer? Pues nadie más que tú mismo. Tú tienes que saber todo esto si quieres tener un equipo comprometido, un consultorio con un propósito que te ayude a levantarte con pasión aún en los días difíciles.
Es más fácil quedarte con un trabajo donde un tercero busca los pacientes, y a ti te pagan pase lo que pase y no importa cómo va el negocio.
La seguridad de un empleo vs la libertad de un consultorio propio? Ese es el dilema.
Y la decisión está en la capacidad de levantarte todos los días a sacar adelante un consultorio sin importar las circunstancias. Puedes crecer de forma ilimitada y por eso es que es tan importante formarse en competencias empresariales pero te aseguro que aún así habrá días difíciles por múltiples razones. Va a haber inconvenientes como en cualquier negocio.
Tienes que tener muy claro que cualquier negocio que está empezando y que está en la infancia, digamos que está arrancando, es como un bebé, da un paso, se cae, se levanta, vuelve a dar otro paso, se cae hasta que aprende a caminar. Y si nosotros no tenemos esa conciencia de ¿Cuál es esa visión que queremos tener? ¿Cuál es el propósito de tener el consultorio?¿ Cuáles son los valores del consultorio? Estas cosas tan simples, harán que escojas al equipo adecuado, alineado con tus valores, comprometido, apasionado por lo que hacen; harán que tengas los pacientes adecuados porque van a sintonizarse con tu mensaje, van a entender de que se trata tu servicio y podrán percibir una gran vocación en todo tu equipo.
Estás comenzando un negocio y hay que sembrar y hay que regar para cosechar.
Es normal que tengas miedo al fracaso, todos lo tenemos y te doy una mala noticia…vas a fracasar. Quiero que sepas que el fracaso es parte del camino. Y cuando yo hablo de fracaso no es que vas a cerrar el local y adiós. No, me refiero a que uno empieza a hacer planes de que va a tomar unas acciones y en consecuencia van a ocurrir unos resultados y ocurren pero no es necesariamente de forma inmediata.
Al principio, mientras generas las estrategias, mientras construyes el negocio, mientras gestionas todo, mientras consigues las personas correctas, mientras optimizas los productos y haces las cosas como deben ser y ajustas aquí y allá, no se van a dar las cosas, no se van a dar en línea recta. Te estabilizas después de que has hecho cierta cantidad de acciones.
Recién empezó la pandemia vi colegas abriendo una y dos sucursales más, mientras los demás cerraban sus consultorios, ellos abrían sucursales para atender a toda esa gente que quedó desatendida, lo que para unos fue una oportunidad, para otros fue una tragedia. ¿Por qué? Porque había personas que dijeron “que hay que hacer aquí para conseguir sus pacientes”. O “yo estoy encerrado, no estoy teniendo posibilidad de atender o solamente se pueden hacer ciertas actividades, ¿Qué hago?”.
Desde que tengo memoria hemos estado en crisis. No te creas el cuento de la crisis, no te creas en el cuento de que porque estamos en pandemia no hay pacientes. No señores, la odontología se sigue necesitando, como siempre. Es más, ciertas patologías se han exacerbado. En esta época conocí gente con una salud oral divina. Pongo el ejemplo de mi hermano. Nunca ha tenido una caries. Tenía todos los dientes perfectos, ni siquiera tenía ortodoncia. Con una sonrisa que parecía de libro y en medio de su oral divina, estaba muy estresado en la pandemia, fracturó el molar y tuvo una urgencia odontológica. Terminó en un implante; alguien que nunca hubiera imaginado que iba a tener que hacerse ese tipo de procedimiento.
Muchos pacientes quedaron con tratamiento de ortodoncia, abandonados porque no podían volver, porque no tenían para pagar el control, porque el doctor cerró, porque sencillamente no podía atender pacientes. Quedaron muchos pacientes desatendidos.
Lo que pasa es que hay que saber dónde conseguirlos y para ello debes capacitarte en marketing y ventas que son las disciplinas que te ayudan a conseguir pacientes potenciales y convertirlos en pacientes reales.
Es por eso que te sugiero que si decides montar un consultorio particular antes de hacer el curso de la súper especialización, o de salir a comprar el súper equipo, estudies marketing y ventas. De esos cursos no salen los pacientes, eso viene después.
Primero tienes que atraer los pacientes, crear el plan, la estrategia y las tácticas para lograrlo y cuando ya tengas pacientes y sepas cerrar con confianza los planes de tratamiento entonces tendrás pacientes demandando tus servicios y será el momento de súper especializarte si lo deseas, en todas esas áreas de la profesión que te permitirán ofrecer un mejor servicio. Antes será acumular y acumular conocimientos que no va ha haber a quien vender porque estaremos haciendo marketing de la esperanza, esto es, esperando que los pacientes nos lleguen de forma espontánea.
Conclusiones
Estos 4 pilares fundamentales harán que tu consultorio se mantenga en el tiempo como una empresa sólida.
Si aún no has montado un consultorio, no hagas lo que la mayoría hace, que es primero hacer la inversión, en muchos casos con deuda y después ver dónde van a salir los pacientes. Esta búsqueda toma un tiempo y mientras tanto las obligaciones se van comiendo no solo tus ahorros sino la confianza en que tener un consultorio es la mejor opción para ejercer la profesión si lo que quieres es libertad de tiempo, dinero y ubicación. Mejor busca un consultorio divino que ya esté montado y mira como lo pueden rentar por ratos, por horas hoy día o negocios de coworking odontológico. Muchísima gente que tiene montadas 10 15 unidades y tiene la auxiliar, tiene hasta los materiales se los venden allí y les contestan las llamadas y tienen estos servicios muy bien montados o si no traten de hacerlo lo más austero posible mientras logra generar esos ingresos de otra manera.
Puedes complicarte muy fácilmente la vida con gastos que no puedes cubrir si no tienes todavía los pacientes. Mientras construyas la base de datos, y logras que sea suficientemente consistente, no vas a poder cubrir los gastos. Entonces es súper importante poder cubrir nuestros gastos, pero para poder saber si los vamos a cubrir o no, tenemos que conocerlos bien.
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