10 Pasos para Delegar con Efectividad en tu Consultorio Odontológico

Pasos para delegar con efectividad
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¿Qué es delegar? 

Delegar es otorgar o ceder a otra persona la responsabilidad u obligación, para que desarrolle ciertas funciones temporal o definitivamente.

El dueño del negocio o quien delega debe tener claro que hay muchas maneras de hacer las cosas bien y especialmente confiar que ha elegido bien y que cada miembro de su equipo, tiene muchas capacidades en el ejercicio de sus funciones y un alto compromiso con la empresa.

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Delegar en otras personas es totalmente necesario para favorecer el crecimiento de la empresa, pues de lo contrario una empresa pierde eficacia a la hora de solucionar los problemas que puedan surgir y se demorará en crecer mucho más.

La única forma de liberar tiempo para dedicarte a las tareas que deseas y que son realmente rentables y valiosas para tu consultorio, es delegar.

Principales temores al delegar

Hay varias razones por las cuales no nos sentimos confiados al momento de delegar. La primera es cuestión de ego, creemos simplemente que nadie lo sabe hacer tan bien como nosotros así que preferimos asegurarnos y hacerlo por nuestra cuenta. La segunda es cuestión de confianza en las capacidades suficientes de alguno de los miembros de nuestro equipo para desarrollar la tarea y por último, no vemos realmente los beneficios de delegar. En ocasiones hasta pensamos que nos cuesta más, nos genera estrés, pérdida de tiempo, entre otros

Ventajas de delegar

Hay muchas pero las podría resumir en las siguentes 5:

  1. Disponer de más tiempo para ti y tu familia es diría yo una de las principales razones por las que un profesional de la salud decide delegar. Hay un momento en que el ejercicio profesional se nos vuelve más del 80% de nuestra vida y aún así, tenemos dificultades para concluir, de manera eficaz y dentro de los límites de la jornada laboral, el trabajo o los objetivos del día. Al delegar puedes hacerte cargo de las actividades más importantes para tu empresa, aquellas que generan pacientes e ingresos y delegar la parte operativa en la medida de tus necesidades y así. además de disponer de tiempo libre para disfrutar de la familia, los amigos y las actividades personales.

  1. Mejorar la productividad. Al delegar, el rendimiento y la eficiencia de los procesos mejora lo cual se traduce en mayores resultados con menor inversión de recursos de todo tipo. La clave está en detectar los recursos subutilizados, en detectar exactamente en quien delegar, cuales son las competencias, habilidades y gustos de los miembros del equipo y como engranar todo a favor del consultorio o clínica.

  1. Evitar enfermedades. Cuando existe una sobrecarga de trabajo que perdura en el tiempo y se observa que el trabajo no sale adelante tal y como estaba planificado, aparecen los primeros síntomas de estrés y con ellos los quebrantos de salud. Frecuente mente cuando estamos abusando de las jornadas laborales finalmente terminamos enfermos o fundidos. No hay que esperar a que llegue ese momento para tomar medidas.

  1. Mejora el clima laboral. Al transferir tus responsabilidades a otras personas, les estás ofreciendo la capacidad de aprender, de crecer profesionalmente y de desarrollar nuevas habilidades y destrezas que posiblemente no habían necesitado poner en práctica hasta el momento. Esto hace que se sientan valorados y su motivación y compromiso por el trabajo aumenta notoriamente. A todos nos gusta sentirnos importantes y valorados y saber que nuestro trabajo es importante para el logro de los resultados deseados por muy simple que sea.

  1. Mejorar el liderazgo. Un buen líder es aquel que es capaz de confiar en su equipo y asignarles tareas y responsabilidades con la seguridad de que son capaces, da ejemplo, enseña, corrige en privado y reconoce en público. Tus empleados verán en ti un profesional seguro, que sabe que para crecer no lo puede hacer solo y necesita de ellos y eso generará una gran admiración en tu gestión.

¿En quién delegar?

Antes de delegar, asegúrate que estás utilizando tecnologías para optimizar y facilitar los procesos; esto puede ahorrarte la contratación de otra persona en quien delegar.

En resumen, asegúrate que estás usando tus recursos actuales al máximo, es posible que no requieras contratar a un empleado adicional sino lograr que uno que ya tienes, realice las funciones que se requieren y para las cuales está capacitado. Muchas veces tenemos personal subutilizado, tecnología subutilizada, tiempo subutilizado. Revisa primero eso antes de contratar a alguien nuevo o adquirir nuevos recursos.

Puedes delegar en contratistas independientes, freelancers, colegas. Además, si tienes personas a tu alrededor que son inteligentes y talentosas, debes darles nuevas responsabilidades y hacer que ellos a su vez deleguen.

Ten en cuenta que puedes contratar, dependiendo de la actividad, a asistentes virtuales que pueden costarte mucho menos y ser igual de eficientes. Las contrataciones pueden ser por actividad, por horas, por prestación de servicios o por contratos laborales tradicionales.

Aspectos a tener en cuenta para decidir delegar

Cuando no dominas bien el proceso, será más fácil delegarlo, pero soltarle a otro la rienda de algo que haces bien puede ser algo doloroso.

Sin embargo, delegar es el primer paso hacia la automatización de tu negocio, que significará tu libertad de tiempo y dinero, así que mejor que lo aprendas y aceptes pronto.

Este proceso requiere tener en cuenta varios aspectos para que no se convierta en un problema:

  • Define las acciones que vas a delegar de acuerdo a las necesidades de tu consultorio y tus necesidades como profesional de la salud.

  • Define los objetivos que quieres alcanzar.

  • Analiza cómo estás perdiendo el tiempo tratando de hacer labores facturables y no facturables que se requieren, pero para las cuales no tienes la preparación suficiente

  • Analiza cuáles labores resultan más costosas que tú las hagas a que las haga otra persona.

  • Define si haces labores innecesarias o que pueden eliminarse.

  • Documenta cualquier proceso que vayas a delegar, de modo que quien tome el cargo conozca los detalles del trabajo, la manera como quieres que se haga. Esta información deberá estar disponible para todo el que la requiera.

El paso a paso para delegar con efectividad

Lo más importante es determinar dónde tú, como dueño del negocio, eres indispensable y dónde puedes delegar.

  1. Define que vas a delegar y documéntalo para asegurarte que la persona que lo haga esté correctamente informada de su nueva función

  2. Busca en quien delegar, primero idealmente dentro de las personas del equipo que ya te acompaña. Es mejor transmitir la idea que pueden crecer en tu consultorio o clínica y no que trajiste a alguien por encima de ellos para hacer algo que quizá alguno estaba en capacidad de ejecutar

  3. Comunica la tarea a la persona, explícale el paso a paso, pídele que te lo repita con sus palabras y pregúntale si le gusta ese encargo que le estás haciendo. Si a la persona no le gusta, mejor buscar otra

  4. Explícale el contexto, responsabilidades, autonomía, respaldo también debe quedarle claro que no se trata de que haga el trabajo de dos personas, usualmente al delegar, así como aumenta la responsabilidad aumenta la remuneración, la autoridad, usualmente va ligado a un ascenso o esa persona tendrá a su cargo un grupo con el cual podrá ejecutar sus nuevas tareas y las que hacía hasta el momento.

  5. Establece las responsabilidades, lo que se espera, las metas,

  6. Define los recursos con que cuenta y las prioridades de la compañía para que pueda tomar acciones y decisiones en consecuencia.

  7. Mantén la comunicación abierta; si bien la persona tiene total autonomía en las decisiones, la idea es que siempre pueda preguntarte, comunicarse.

  8. Logra el compromiso, empodera a la persona en sus labores, pregúntales si tiene todo lo que necesita para lograr los resultados que esperas o de lo contrario, indaga que más le falta, resalta siempre sus capacidades y tu confianza en que puede lograr los resultados sin problema.

  9. Monitorea el trabajo, establece reuniones periódicas de seguimiento de resultados para tranquilidad de todos especialmente al principio. Corrige en privado y siempre asertivamente.

  10. Reconocimiento: Asegúrate de reconocer en público el buen trabajo realizado y la forma como ha impactado los resultados del consultorio. Otorga beneficios en público para estimular a todos.

Si necesitas empezar a automatizar tu negocio para que funcione sin ti y justamente o no tienes tiempo por tu alto volumen de pacientes y trabajo o no sabes exactamente los pasos a seguir, te invito a veas la Masterclass “¿Cómo lograr una consulta rentable que funcione sin ti?, en la cual en 26 minutos te cuento los principales problemas que enfrentamos los profesionales de la salud para lograr que los pacientes e ingresos del consultorio no dependan en el mayor porcentaje de nosotros y lograr liberar tiempo para nuestras actividades personales y familiares.

Conclusión

Si quieres automatizar tu negocio y que funcione sin ti, tienes que delegar. No hay otra manera. Lo importante es sistematizar el proceso, documentar el paso a paso para que quien vaya a reemplazarte en la actividad, sepa exactamente la manera en que tu quieres que ocurra.

A veces entre profesionales de la salud es difícil delegar, porque el otro es tan especialista como tu. En estos casos, tu no vas a decirle cómo tiene que hacer la parte operativa, para la cual estará tan preparado como tu o más, pero si le vas a indicar la filosofía y los valores de tu marca personal, de tu consultorio o clínica. Porque recuerda que los pacientes te han escogido es por tu sello personal y eso tiene que sentirlo en cada persona que lo atiende en tu negocio.

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